Hoe voeg ik een nieuw kind toe?


Let op: om kinderen toe te voegen, heeft u de volgende informatie nodig.

  • Noodzakelijk: Naam, geslacht, geboortedatum, naam van de ouder die verantwoordelijk is voor het contract, startdatum contract, locatie en groep waar het kind aanwezig zal zijn, planning van het kind, eenheid voor de prijs (prijs per dag, halve dag, uur, half uur of kwartier), prijs.
  • Eventueel: BSN, adres, postcode, plaats, land, naam tweede ouder, BSN ouders, telefoonnummers ouders, emailadres ouders, naam huisarts, telefoonnummer huisarts, emailadres huisarts, verzekeringsmaatschappij en polisnummer, allergieën, einddatum contract, kindcode (voor Belgische klanten).

Stap 1

U logt in op app.bitcare.com of als u al ingelogd bent klikt u op 'Home'.


Stap 2
Op de homepagina klikt u op 'Kinderen'.


Stap 3
U ziet nu een lijst met alle actieve kinderen. U klikt rechtsboven op het '+'.

Er verschijnt nu een scherm waarmee u een contract kunt toevoegen.

Stap 4
U voert de gegevens van het kind in. Alle vakken met een uitroepteken, zoals de naam en geboortedatum, moeten nu worden ingevuld. Ook is het belangrijk om te kiezen of het kind een vaste of flexibele planning krijgt. De vakken zonder uitroepteken, zoals BSN en adres, kunnen ook op een later tijdstip nog worden ingevoerd. U kunt ook later alle gegevens aanpassen. Als u de gegevens van het kind heeft ingevoerd, klikt u op 'Volgende'.


1sCvu02QfMffKSyDWlYTcfjrB_soR9xMsg.png



Stap 5
U voert de gegevens van de ouders in. De ouder die u invoert als ouder 1 in het vak met het uitroepteken, is degene die verantwoordelijk is voor het contract en op de factuur zal de naam van deze persoon komen te staan. Als u de gegevens van de ouder heeft ingevoerd klikt u op 'Volgende'.


Stap 6
U voert eventueel de gegevens van de dokter, verzekering en allergieën in. U klikt wederom op 'Volgende'.


Stap 7
U voert de startdatum en eventueel einddatum in van het contract en u kiest een locatie en eventueel een groep. Het kiezen van een einddatum is niet verplicht. Het kind verdwijnt namelijk na de ingevoerde einddatum. Om dit te voorkomen is het beter om de einddatum leeg te laten.


Stap 8

Hier voert u het schema van het kind in. Door het verschuiven van de vierkantjes op de balk kunt u aangeven op welke dagen en tijden het kind zal komen volgens zijn of haar contract. Als een kind meerdere momenten op de dag komt (bijvoorbeeld VSO en NSO) klikt u op het '+'.

Hierdoor kunt u twee momenten op 1 dag plannen. Vervolgens klikt u op 'Volgende'.


WR89O2zRZUOlRKrGv8veMnBFzk4Sg3NJbA.png



Stap 9

U kunt nu prijsinformatie invoeren, maar ook later (gastouders hoeven geen prijsinformatie in te voeren). Als u de prijsinformatie nu invoert, kiest u of u factureert op geplande of gerealiseerde uren. Let op: gerealiseerde uren wil zeggen dat de uren die zijn ingevoerd op de iPad worden gefactureerd. Let er dus goed op dat u hier de juiste manier selecteert!

 

Vervolgens voert u de uurprijs in. Daarna selecteert u bij 'Eenheid' of u per maand (let op: dit betekent dat u elke maand hetzelfde bedrag factureert), dag, uur, half uur of 15 minuten factureert.

 

Bij 'Factuur versturen' kiest u voor 'Afdrukken' als u de factuur per post wil verzenden of meegeven en 'Emailadres' als u wilt dat de facturen automatisch gemaild worden naar de ouders. Bij 'Vergoeding' kiest u voor 'Overdracht' als de ouders het bedrag zelf overmaken of 'Incasso' als u met een SEPA bestand de bedragen incasseert.


Tot slot kunt u het vakje 'Creëer een factuur voor de borg' aanvinken. Dit is voor als u een borg in rekening wil brengen aan de ouders.

Deze borg kunt u instellen bij de instellingen van de locatie, zie de volgende link: "Hoe stel ik borg in op het web?"

Daarna klikt u weer op 'Volgende'.


Stap 10

In dit scherm kunt u een prijs voor Extra aanwezigheid vastleggen, zodat als u een extra dag plant deze dag automatisch in rekening wordt gebracht. Hiervoor legt u de volgende informatie vast:

  • Prijs/uur: hier voert u de uurprijs voor extra aanwezigheid in.
  • Eenheid: hier heeft u meerdere opties:
  • Let op: Er kan maar 1 extra prijs worden toegevoegd.

  1. Dag: U heeft een dagprijs voor extra dagen. Let op: Bitcare ondersteunt geen halve dagen. Als u ook met halve dagen werkt, kunt u het best de eenheid 'Uur' of 'Half uur' nemen.
  2. Uur: De extra dagen worden afgerekend op geplande hele uren. Bijvoorbeeld: een kind wordt ingepland voor 5 uur extra, dan wordt 5 uur maal de uurprijs in rekening gebracht. Let op: als u werkt met halve dagen en dit is bijvoorbeeld 5.5 uur, dan zal dit worden afgerond op 6 uur. In dat geval kunt u de eenheid 'Half uur' selecteren.
  3. Half uur: De extra aanwezigheid wordt afgerekend op halve uren.
  4. 15 minuten: De extra aanwezigheid wordt afgerekend op 15 minuten.

Afhankelijk van de eenheid die u selecteert, moet u soms aanvullende informatie registreren.

Als u geen extra dagen aanbiedt, vinkt u 'Creëer prijs voor extra aanwezigheid' uit.

U klikt wederom op 'Volgende'.


Stap 11

In dit scherm kunt u met de gegevens die u zojuist heeft ingevuld, automatisch een contract laten opmaken. Als u hier interesse in heeft, lees dan de volgende link: "Contract sjabloon"

Om alle gegevens van het kind op te slaan en het kind toe te voegen klikt u op 'Bewaar'.