Facturatie voorbereidingen


Stap 1 - Instellingen

Allereerst moeten de instellingen goed staan om juist te kunnen factureren. Controleer dit altijd de eerste keer!


Algemene instellingen:

U komt bij de algemene instellingen door linksboven in het scherm op 'Home' te klikken.

Home.png

Vervolgens klikt rechts op 'Instellingen'.

Nu bent u in de organisatie instellingen.

  • Basis: Vul zoveel mogelijk velden in.

  • Facturatie:

    • bij Vervaldagen legt u het aantal dagen vast waarna de factuur vervalt. Bijvoorbeeld u factureert op elke 1ste van de maand en de vervaldatum is altijd op de 11e van de maand. Dan legt u bij Vervaldagen ‘10’ vast.

    • Bij Factuur Standaard legt u de opbouw van het factuurnummer vast voor de ‘normale’ facturen. U klikt op hulp en krijgt dan verschillende opties. Meest gebruikt is een factuurnummer dat begint met het jaartal, bijvoorbeeld 2015 en dan een volgnummer. In dat geval klikt u op het 4 cijferig jaar en klikt u op het plusje en dan kiest u voor volgnummer.

    • Lay out: meest gebruikt en uitgebreid is Standaard 2. 

    • Teller: als u al facturen heeft verstuurd met factuurnummers en op een bepaald punt verder wil gaan, dan kunt u hier de teller instellen.
      Voorbeeld: het factuurnummer bestaat uit het jaar en daarna een volgnummer en de klant is gebleven bij 20140056 en wil verder gaan vanaf 20140057. Dan voert u bij teller 56 in en klikt u op reset counter, dan zal het volgende nummer automatisch 20140057 zijn.

    • Eventueel kunt u verschillende factuurnummeropbouw vastleggen voor de credit-, correctie- en reserveringsfacturen.

    • De andere zaken hoeft u standaard niet in te vullen.


Aan de linkerkant klikt u onder 'Bedrijven' op uw bedrijf. Vervolgens opent u het tabblad 'Financieel'.
  • Financieel: Hier vult u het IBAN nummer van het kinderdagverblijf in waarop u de vergoeding wilt ontvangen. Eventueel een Incassant ID als u met automatische incasso werkt.


Instellingen van de locatie

Als u vanuit het vorige scherm links op de pagina op de naam van de locatie klikt komt u bij de locatie instellingen.

 

 - Prijzen:

  • Prijs/uur: als er een standaard uurprijs is die voor alle kinderen op deze locatie geldt, voert u deze hier in.

  • Eenheid: Hier voert u de standaard factuureenheid in. Als het kinderdagverblijf een vast bedrag per maand factureert, zet u de eenheid op Maand. Als het kinderdagverblijf per gerealiseerde of geplande dag factureert, zet u de eenheid op Dag. Als het kinderdagverblijf factureert per gerealiseerd of gepland uur, zet u de eenheid op Uur, etc.

  • Uren/maand hoeft u niet in te vullen.

  • Extra aanwezigheid Prijs/uur: Als er een standaard uurprijs is voor extra opvang die geldt voor alle kinderen op deze locatie, voert u deze hier in.

  • Extra aanwezigheid Eenheid: Dag: u heeft een prijs voor extra dagen.
    Let op: Bitcare ondersteunt geen halve dagen. Als u ook met halve dagen werkt, kunt u het best de eenheid 'Uur' of 'Half uur' nemen. Uur: De extra dagen worden afgerekend op geplande hele uren. Bijvoorbeeld: een kind wordt ingepland voor 5 uur extra, dan wordt 5 uur maal de uurprijs in rekening gebracht. Let op: als u werkt met halve dagen en dit is bijvoorbeeld 5.5 uur, dan zal dit worden afgerond op 6 uur. In dat geval kunt u de eenheid 'Half uur' selecteren. Half uur: De extra dagen worden afgerekend op halve uren. 15 minuten: De extra dagen worden afgerekend op 15 minuten.

     


    Als u vervolgens nieuwe kinderen toevoegt gaat u als volgt te werk op het invul scherm "prijs voor presentie":


Stap 2 - Prijzen bij kinderen vastleggen

Als bovenstaande instellingen goed zijn vastgelegd, en u gaat daarna pas kinderen invoeren, dan is de basis goed.


Bij het invoeren van het kind, kiest u in het scherm Prijs voor presentie:

  • Omschrijving: hier kunnen ze zelf een omschrijving invoeren die op de factuur komt. Als dit niet is ingevuld staat er ‘Aanwezigheid’

  • Facturatie: U kiest Gepland als het kind op geplande uren wordt afgerekend. U kiest Gerealiseerd als de uren die op de iPad worden geregistreerd worden gefactureerd.

  • Prijs/uur: uurprijs.

  • Factuureenheid: Als het kinderdagverblijf een vast bedrag per maand factureert, zet u de eenheid op maand. Als het kinderdagverblijf per dag factureert, zet u de eenheid op Dag (let op, dan wordt alles als een hele dag gefactureerd, ook al is het kind maar 1 minuut gepland). Als het kinderdagverblijf factureert per uur, zet u de eenheid op Uur, etc.

  • Bij factuureenheid maand, voert u het aantal Uren per maand in.

  • Factuur versturen: als u E-mailadres kiest, worden de facturen automatisch gemaild. Bij Afdrukken, worden ze niet gemaild.

  • Factuur betaling: Overdracht zelf overmaken en Incasso is automatische incasso.

  • Creëer een factuur voor de borg: als er in de instellingen van de locatie in de basis, een borg vastligt en u klikt dit aan, wordt er automatisch een concept factuur aangemaakt voor dit kind met het bedrag van de borg.


In scherm Prijs extra aanwezigheid:

  • Als ‘Creëer prijs voor extra aanwezigheid’ aan blijft staan, wordt automatisch een prijs voor extra aanwezigheid gemaakt. Als er dan een extra dag wordt toegevoegd via app/webapp wordt dit automatisch in rekening gebracht. Dit is aan te bevelen. Voor uitleg van de de prijs/uur etc, zie hierboven.

  • Als er voor Incasso wordt gekozen, moet het IBAN nummer ingevuld worden, de juiste bank aangeklikt, evt Omschrijving (naam waarop de rekening staat), Tekendatum verplicht (datum waarop ouders contract hebben getekend), bankcode hoeft niet, Mandaat wordt automatisch ingevuld. LET OP: Heeft u een ander software pakket gebruikt voor bitcare, en/of maakt u al gebruikt van automatische incasso neem dan contact op met Bitcare.