Hoe maak ik Facturen aan?


Stap 1 - Rapporten controleren

Om bij rapporten te komen klikt op het web links bovenin op 'Home'.

Home.png


Vervolgens klikt u op 'Rapporten'.


Voordat u gaat factureren is het handig om een aantal rapporten te controleren. Als deze rapporten juist zijn, kloppen de facturen ook. Let op dat u de juiste maand instelt waarover u gaat factureren. De volgende rapporten kunt u nakijken.



  • Prijslijst: kijk of alle prijzen juist zijn

  • Klanten met incasso: controleren of alle informatie voor de incasso compleet/juist is.

  • Klant factuurinstellingen: controleren of verantwoordelijke ouder, manier van communicatie en incasso juist is.


Stap 2 - Conceptfacturen aanmaken

Nu kunnen de conceptfacturen aangemaakt worden.

Klik op het tabblad 'Financieel'.

  1. Klik rechtsboven het '+'.

  2. Controleer de gegevens van het bedrijf, selecteer de juiste bankrekening en klik op 'Volgende'

  3. Selecteer de juiste locatie/het juiste kind. Bij het factureren van een enkel kind moet u opletten dat u het juiste contract selecteert. 

  4. Selecteer de juiste maand/periode waarover u de planning (vaste bedrag) wilt factureren en de juiste maand/periode waarover u de extra’s (extra aanwezigheid en andere extra’s) wilt factureren. Vervolgens klikt u op 'Volgende'.

  5. Klik niet op ‘Verwerk onmiddelijk….’ want dan wordt het meteen een definitieve open factuur die de ouders direct ontvangen.

  6. Als u bij Factuurdatum ‘Op het moment van verwerking' laat staan, krijgen de facturen de factuurdatum waarop u op ‘Verwerk’ klikt. In het vak daaronder kunt u zelf al een factuurdatum instellen. Het is niet zo dat de facturen dan automatisch op die datum verstuurd worden, u moet altijd nog op ‘Verwerken’ klikken.

  7. Vervaldatum: De eerste datum komt uit de instellingen, in het vak daaronder kunt u zelf een datum kiezen. Als de vervaldatum is verstreken en de factuur staat nog steeds op ‘Open’, wordt de factuur automatisch ‘Achterstallig’ en komt bovenaan de lijst van facturen te staan. 

  8. Klik op 'Volgende'. Bitcare berekent hoeveel actieve contracten er zijn en geeft dit aan. Klik op Genereer.

De concept facturen worden nu aangemaakt. Zolang de gele balk getoond wordt, kunt u beter verder niets voor de zekerheid. Dit kan het proces verstoren.


Stap 3- Concept facturen controleren

U kunt alle conceptfacturen in 1 keer controleren door een document te maken met alle concepten. Klik op ‘Facturen afdrukken’ en maak een document met alle conceptfacturen. Kijk de facturen na.

Als u een fout ziet in een concept factuur, opent u deze in de lijst van facturen en kunt u deze aanpassen. Let er op dat u bij het Artikel 'Aanwezigheid' en 'Extra aanwezigheid' altijd de uren goed invult op de factuur voor de jaaropgave. Vul de juiste datum ook in.


Stap 4 - Facturen verwerken

Als alles nagekeken is, klikt u in de lijst met facturen op 'Toon meer' totdat alle conceptfacturen op uw scherm staan (hij neemt alleen de facturen mee die in uw scherm staan namelijk), klik linksboven op ‘Selecteer’ en kies voor Concept. Nu zijn alle concepten aangevinkt. Klik op ‘Verwerken facturen’. Nu krijgen alle facturen de status ‘Open’ en krijgen ze het factuurnummer. Nu zijn ze allemaal verzonden naar de klanten die op E-mailadres staan. Er worden 2 documenten gemaakt in de Documenten van de organisatie, 1 bestand met alle facturen die op E-mailadres staan en 1 bestand met alle facturen die op Afdrukken staan.


Stap 5 - Incassobestand maken

Voor klanten die met automatische incasso werken, moet er nu een incassobestand gemaakt worden. In het incassobestand worden alleen facturen van het type Factuur (dus geen credit,correctie facturen) meegenomen, met de status 'Open' en die op 'Incasso' staan.

Klik op 'Incasso' en klik rechtsboven op het '+'.



  1. Klik op het '+'.

  2. Selecteer het juiste Bedrijf, Bankrekening en Locatie(s). De ‘Datum’ slaat op de factuurdatum. Dus als u deze week de facturen hebt gemaakt laat u hem zo staan, anders verzet u hem. U kunt zelf data invoeren. U laat Nieuwe en Herhalende incasso’s aanstaan en Inclusief al geincasseerde facturen uit. Klik op volgende.

  3. Initiele incasso’s: Hier ziet u alle incasso’s die voor het eerst worden afgeschreven. Zie hieronder een uitleg hierover.

  4. Herhalende incasso’s: Hier ziet u alle incasso’s die al vaker zijn afgeschreven.

  5. Bij het scherm ‘Incassodatum’ stelt u in op welke datum de bedragen worden afgeschreven. Bij ‘tekst op de incasso’ voert u de titel in die u wilt dat het bestand krijgt. Dit mag max 30 tekens lang zijn van de banken. Klik op 'Genereer'.

  6. Ververs de pagina totdat het incassobestand zichtbaar is. Als er geen incassobestand zichtbaar is binnen 5 minuten dan kunt u het beste contact opnemen met Bitcare. Door het bestand te downloaden en te uploaden in internetbankieren, wordt de betaling uitgevoerd.