Jaaropgave (controleren en aanmaken) (Nederland)


In dit artikel wordt eerst een korte toelichting gegeven over de basis waarop de jaaropgave gemaakt wordt. Daarna worden alle stappen beschreven die noodzakelijk zijn om correcte jaaropgaven te maken.

 

Volgens de Belastingdienst moeten de volgende gegevens op de jaaropgave staan:

  1. BSN nummer van het kind
  2. Het totaalbedrag dat is gefactureerd
  3. De gemiddelde uurprijs. Er wordt geen onderscheid gemaakt in normale (contract) uren en extra uren, dit wordt één gemiddelde uurprijs
  4. Totaal aantal afgenomen uren.


Bitcare en jaaropgaven:

  • Bitcare maakt de jaaropgave op basis van de verzonden facturen. 
  • U kunt de gefactureerde bedragen controleren bij het kind via 'Financieel' via 'Overzicht'. U kunt klikken op de maand voor de specificaties.


  • Een kind welke overgegaan is van KDV naar BSO krijgt alles op één jaaropgave met twee afzonderlijke regels, één voor het KDV en één voor de BSO.
  • Alleen de factuurregels met het artikel ‘Aanwezigheid’, ‘Extra aanwezigheid’ en 'Vooruitbetaling' worden meegenomen in de jaaropgave.
  • U kunt contracten van kinderen uitsluiten voor de jaaropgave → contract uitsluiten voor de jaaropgave

  • U kunt een jaaropgave voor een kind genereren op basis van alleen de betaalde facturen 
  • U kunt kinderen met achterstallige facturen uitsluiten van de jaaropgave 

  • U kunt de jaaropgave mailen naar de contractverantwoordelijke ouder



Doorloop de onderstaande stappen voor de jaaropgaven


1. Aanmaak en controle van 'Concept jaaropgaven'


Stap 1

U logt in op app.bitcare.com of als u al ingelogd bent klikt u linksboven op 'Home':


Stap 2

Klik op 'Rapporten' in de organisatie. 

Rapporten.png


Stap 3

Klik op het rapport 'Jaaropgaven' onder de categorie 'Financieel'.



Stap 4

Selecteer het juiste jaar. 


U kunt vervolgens een aantal keuzes maken: 


  • 'Alleen betaalde facturen': alleen de facturen met de status 'Betaald' worden meegenomen op de jaaropgave. 'Achterstallige facturen' worden niet meegenomen in de berekening voor de jaaropgave.
  • 'Geen jaaropgave bij achterstallige facturen': er wordt geen jaaropgave gemaakt voor de kinderen met een 'Achterstallige factuur'.


Na het maken van de bovenstaande keuzes raden wij u ten zeerste aan om met behulp van de concept jaaropgave(n) eerst de gegevens te controleren. Dit kan door middel van de volgende van 2 manieren:

1) 'Concept in Excel': er wordt bij 'Documenten' een Excel bestand aangemaakt met alle jaaropgaven.

2) 'Verzamel document in PDF': er wordt bij 'Documenten' een PDF bestand aangemaakt met alle jaaropgaven onder elkaar.


Stap 5

Controleer het Excel bestand en/of PDF bestand met de concept jaaropgave met alle kinderen van deze locatie, de BSN nummers, het totaal aantal uren, gemiddelde uurprijs en het totaal gefactureerde bedrag.


Het kan zijn dat de gemiddelde uurprijs anders is dan de gemiddelde uurprijs die u normaal in contracten hanteert. Dit kan de volgende oorzaken hebben:

  1. De uurprijs voor extra dagen is hoger dan de normale uurprijs. Omdat de Belastingdienst één gemiddelde uurprijs vraagt, heeft Bitcare de uurprijs van contracturen en extra dagen samengevoegd. Dit kan dus betekenen dat de gemiddelde uurprijs hoger is. Voorbeeld: normale uurprijs voor contract uren is €6.50, de uurprijs voor extra opvang is €7.50. Als het kind extra uren heeft afgenomen in het betreffende jaar, zal de gemiddelde uurprijs dus hoger zijn dan de normale €6.50.
  2. Onjuiste factuur doordat bijvoorbeeld niet het juiste artikel voor de prijs geselecteerd is. In dat geval moet de gehele factuur gecrediteerd worden en opnieuw aangemaakt worden → Hoe maak ik een creditfactuur?
  3. Uren op de factuur zijn incorrect geregistreerd. Het totaalbedrag dat is gefactureerd wordt gedeeld door het aantal uren per maand dat is ingevoerd en dit vormt de gemiddelde uurprijs. Als u in het verleden handmatig regels op de factuur hebt toegevoegd voor bijvoorbeeld extra dagen of een maandbedrag, is het belangrijk dat u hierbij het juiste artikel hebt geselecteerd en het juiste aantal uren hebt ingevoerd. Mocht u het aantal uren niet hebben ingevoerd, kunt u dit nog aanpassen → Uren aanpassen voor de jaaropgave


2. Aanmaak en verzending van 'Definitieve jaaropgaven'


Stap 6

Als alle gegevens gecontroleerd en correct zijn, kunnen de definitieve jaaropgaven gemaakt worden:

1) Klik op 'Rapporten' 

2) Klik onder het kopje 'Financieel' op 'Jaaropgaven' 

3) Selecteer het juiste jaar

4) Vink 'Definitieve documenten in PDF' 

5) Wanneer u de jaaropgave ook wilt mailen naar de contractverantwoordelijke ouder, dan vink u ook 'E-mail ouders' aan. 



Let op: er wordt nu een PDF document aangemaakt bij de OUDER. Ook zijn alle jaaropgaven verstuurd per mail naar de ouders en direct zichtbaar bij de 'Documenten' van de ouders via https://app.bitcare.com


Wanneer u zelf ook nog een verzameldocument wilt met alle jaaropgaven, dan kunt u het kiezen voor de volgende optie:




Er wordt dan een verzameldocument aangemaakt met alle jaaropgaven, welke die u kunt vinden in het tabblad 'Documenten' van de organisatie.




Jaaropgave per kind (in geval van foutieve jaaropgave)


Tot slot kunt u ook (nogmaals) een jaaropgave aanmaken voor een enkel kind. Selecteer daarvoor het kind en maak de jaaropgave nogmaals aan. 
Let op: wij adviseren om wederom eerst een concept jaaropgave aan te maken en vervolgens de definitieve jaaropgave.