Hoe voeg ik prijzen toe bij kinderen op het web?

Let op: op dit moment is het alleen mogelijk om de prijs per individueel kind vast te leggen. U kunt dus geen prijs invoeren voor meerdere kinderen tegelijk. Een prijswijziging doorvoeren voor meerdere kinderen tegelijk is wel mogelijk.
In de volgende helpfile kunt u hier meer informatie over vinden: Hoe kan ik in een keer meerdere prijzen aanpassen voor kinderen?


Stap 1
U logt in op app.bitcare.com of als u al ingelogd bent klikt u op 'Home'.


Stap 2
Op de home pagina klikt u bovenaan op 'Kinderen'.


Stap 3
U zoekt het kind op waarbij u de prijs wilt toevoegen. U klikt op de naam van het kind.


Stap 4

U bent nu in het profiel van het kind. Klik op links op 'Contracten'.


Stap 5

Klik op het tabblad 'Prijzen' binnen het contract.



Stap 6

U bent nu in het overzicht van de prijzen. Als het overzicht leeg is omdat u bij het invoeren van het kind nog geen prijzen heeft toegevoegd, klikt u rechts op het '+' om een prijs toe te voegen.


Er opent nu een scherm waarbij u verschillende prijzen kunt kiezen om toe te voegen.

U selecteert één van deze opties aan en klikt op 'Volgende'.

Hieronder kunt u uitleg vinden over de verschillende soorten prijzen.


Verschillende soorten prijzen

 

Prijs voor aanwezigheid (Let op: Deze prijsregel wordt meegerekend in de jaaropgave)

Hier voert u uw maand/dag/uurprijs voor aanwezigheid in. Bij 'Datum' voert u de data in waarop de prijs van toepassing is. 'Kindcode' is alleen voor Belgische klanten die aangesloten zijn bij het IKG. Bij 'Prijs' voert u uw maand/uur/dagprijs in. De 'Formule' laat u staan op 'Standaard', tenzij u een Belgische klant bent en aangesloten bij het IKG. Bij 'Eenheid' kiest u of u een prijs per maand, dag, uur of half uur hanteert. Bij 'Facturatie' vinkt u 'Gerealiseerd' aan als u factureert op basis van gerealiseerde uren (daadwerkelijke aanwezigheid van de kinderen) of 'Gepland' als u factureert op basis van de planning in het contract van het kind. Als u een vaste maandprijs hanteert, kunt u deze op 'Gerealiseerd' laten staan. Vervolgens klikt u om de prijs op slaan op 'Bewaar'.


Te laat opgehaald

Hier voert u het bedrag van de boete die u hanteert als ouders het kind te laat komen ophalen. De boete wordt berekend vanaf de sluitingstijd van de organisatie. Dit kunt u instellen bij de Instellingen. U kunt dit tabblad ook leeglaten als u geen boete hanteert.

Bij 'Datum' voert u de vanaf welke datum de boete geldt. Bij 'Prijzen' voert u de boete in die u hanteert. Bij 'Eenheid' geeft u aan of de boete per dag, uur of half uur geldt (als u een andere eenheid hanteert, horen wij dit graag). Om deze boete op te slaan, klikt u op 'Bewaar'.


Onaangekondigd afwezig/Onwettig verlof

Bij 'Onaangekondigd afwezig' voert u een prijs in die u rekent als een kind te laat is afgemeld door de ouders of helemaal niet is gekomen, terwijl dat niet gemeld is. U kunt dit tabblad ook leeg laten als u dit niet doorberekend aan de ouders.

Bij 'Datum' voert u het datumtraject in waarop deze prijs van toepassing is. Bij 'Prijzen' voert u de prijs in die u hanteert. Bij 'Eenheid' geeft u aan of deze prijs per dag, uur of half uur geldt (als u een andere eenheid hanteert, horen wij dit graag). 'BTW' laat u op '0%' staan. Tot slot klikt u om dit geheel op te slaan op 'Bewaar'.


Activiteiten

Onder dit tabblad kunt u (additionele) prijzen invoeren voor luiers, maaltijden en drankjes/flesjes. Dit tabblad kunt u leeglaten als u hiervoor geen addtionele prijzen hanteert. Bij 'Datum' voert u het datumtraject in waarop de prijzen van toepassing zijn. Bij 'Activiteit' geeft u aan waarvoor u prijzen rekent, bijvoorbeeld voor een luier. De 'Formule' laat u op 'Standaard' staan, tenzij u een Belgische klant bent en aangesloten bij het IKG en werkt met gewogen formules. Bij 'Eenheid' kiest u of de prijs per dag of per stuk geldt. De 'BTW' laat u op '0%' staan. Bij 'Facturatie' kiest u voor 'Gerealiseerd'. Bij 'Alleen in rekening brengen als' kunt u aangeven of u de activiteit alleen in rekening brengt als het kind present (aanwezig) is, of alleen de eerste 1, 2, 3, etc uren. Tot slot klikt u om dit geheel op te slaan op 'Bewaar'.


Burokosten

Burokosten zijn de administratiekosten die gastouderbureaus soms hanteren per maand, uur, dag of eenmalig.

Bij 'Datum' voert u het datumtraject in waarop deze prijs van toepassing is. Bij 'Prijs' voert u de prijs in en bij 'Eenheid' geeft u aan of deze prijs per maand, dag of uur is. Bij 'Facturatie' vinkt u 'Gerealiseerd' aan als de administratiekosten van toepassing zijn op de gerealiseerde uren of dagen (daadwerkelijke aanwezigheid van de kinderen) of 'Gepland' als de administratiekosten gebaseerd zijn op basis van de planning in het contract van het kind. Als u bij 'Eenheid' heeft gekozen voor 'Maand' omdat u een vaste maandprijs hanteert, laat u de Facturatie op 'Gepland' staan. Om op te slaan klikt u op 'Bewaar'.


Extra's

Onder dit tabblad kunt u prijzen voor extra's aanrekenen, bijvoorbeeld als u een prijs rekent voor een Sinterklaasviering.

Bij 'Datum' voert u het datumtraject in waarop de prijs van toepassing is (kan ook een enkele dag zijn). Bij 'Eenheid' kunt u aangeven of de prijs per dag of per maand is. Wanneer u voor maand kiest en het kind start halverwege de maand, dan kunt ervoor kiezen om dit naar ratio te berekenen of vast. Om op te slaan klikt u op 'Bewaar'.


Vooruitbetaling (Let op: Deze prijsregel wordt meegerekend in de jaaropgave)

Voor kinderen met een flexibel contract kunt u een vooruitbetaling invoeren. Voor een volledige uitleg over de vooruitbetaling verwijzen wij u graag naar de volgende helpfile: Vooruitbetaling voor flexibele contracten.


Korting

Als u een klant een bepaalde korting wilt geven kunt u dit invoeren met deze prijsregel. Sommige kinderdagverblijven geven bijvoorbeeld hun personeel korting op de opvang. Deze korting kan hier ingevoerd worden. Het volledige bedrag wordt dan in rekening gebracht en vervolgens gecorrigeerd met de gegeven korting. Bij het aanmaken van de korting kunt u kiezen of het een bedrag of een percentage is. Vervolgens voert u het bedrag of percentage in en klikt u op 'Bewaar'.


Subsidie (Let op: Deze prijsregel wordt meegerekend in de jaaropgave)

Het kan zijn dat er voor kinderen een subsidieregeling is getroffen. Deze subsidie kan als aparte prijsregel vastgelegd worden. Voor een volledige uitleg over de subsidie verwijzen wij u graag naar de volgende helpfile: Subsidie vastleggen bij een kind.


Extra aanwezigheid (Let op: Deze prijsregel wordt meegerekend in de jaaropgave)

Als u een extra dag inplant en u wil dat deze automatisch wordt gefactureerd, moet u een prijs voor Extra aanwezigheid vastleggen.

  • 'Prijs/uur' : hier voert u de uurprijs voor extra aanwezigheid in.
  • 'Eenheid': hier heeft u meerdere opties:
    • 'Dag': u heeft een prijs voor extra dagen. Let op: Bitcare ondersteunt geen halve dagen. Als u ook met halve dagen werkt, kunt u het best de eenheid 'Uur' of 'Half uur' nemen.
    • 'Uur': De extra dagen worden afgerekend op geplande hele uren. Bijvoorbeeld: een kind wordt ingepland voor 5 uur extra, dan wordt 5 uur maal de uurprijs in rekening gebracht. Let op: als u werkt met halve dagen en dit is bijvoorbeeld 5.5 uur, dan zal dit worden afgerond op 6 uur. In dat geval kunt u de eenheid 'Half uur' selecteren.
  • Half uur: De extra dagen worden afgerekend op halve uren.
  • 15 minuten: De extra dagen worden afgerekend op 15 minuten. 

Om op te slaan klikt u op 'Bewaar'.