Inleiding

De werkkostenregeling (WKR) heeft betrekking op netto vergoedingen, bedrijfsborrels en -feesten. Van de fiscus krijgt u een vrije ruimte die u zonder bewijslast, mag gebruiken om te geven aan uw medewerkers. Komt u echter boven deze vrije ruimte, dan zijn alle vergoedingen, feesten en borrels boven het bedrag vrije ruimte met 80% belast.  Met ingang van 1 januari 2015 is de WKR verplicht voor alle ondernemers. Bitcare heeft de WKR op een eenvoudige manier geïmplementeerd. 


Stappen:

  1. Identificeren van de huidige netto kosten en de vrije ruimte bepalen
  2. Beslissen  en eventueel aanpassen
  3. Bitcare inrichten
  4. Monitoren


Stap 1: Identificeren
De vrije ruimte kunt u erg makkelijk via Bitcare bepalen. Ga naar Home/Salaris/WKR en u ziet de loonsom en de vrije ruimte in 2016.
Het inventariseren van de netto kosten en vergoedingen kunt u het beste vanuit de financiële administratie doen.

Stap 2: Beslissen en aanpassen
Als u weet wat de gevolgen van de WKR zijn, heeft u de keuze of de afspraken met uw medewerkers te houden zoals ze nu zijn of ze aan te passen. 

Dit is afhankelijk van de huidige situatie binnen uw organisatie.


Stap 3: Bitcare inrichten
In Bitcare zijn in de instellingen een aantal aanpassingen gemaakt voor de werkkostenregeling.

Bitcare is aangepast om dit in een handomdraai in te richten.

Wij raden u aan om de netto belaste en de netto onbelaste vergoedingen op verschillende grootboekrekeningen in uw financiele administratie te boeken. Dit maakt de controle door de Belastingdienst en uw accountant makkelijker.

U kunt de grootboekrekeningen aanmaken onder "Home/Instellingen/ Algemene instellingen/Grootboekrekeningen"


Op het tabblad grootboekkoppelingen zijn drie groepen toegevoegd voor de netto vergoedingen "Algemene instellingen/Koppel grootboekrekeningen":

  • Reiskosten belast: Hier koppelt u de grootboekrekening die u voor de netto reiskosten gebruikt voor het gedeelte dat u boven de 19 cent per kilometer netto vergoed.

    (Op de koppeling  onder de noemer "Reiskosten" wordt gebruikt voor het onbelaste gedeelte)

  • Netto belast (wkr): Hier koppelt u de grootboekrekeningen voor de overige netto vergoedingen die u belast mag verstrekken en die u niet verhaald op uw medewerkers maar via de werkkostenregeling vergoed.
    (Op de koppeling  onder de noemer "Netto" wordt gebruikt voor het onbelaste gedeelte)
  • Financiële boekingen: Deze rekening wordt gebruikt om boekingen te maken die vanuit uw financiële administratie komen, bijvoorbeeld voor personeelsborrels buiten uw pand.


Bij de netto componenten op het tabblad salaris ("Algemene instellingen/Salaris") ziet u de grootboekrekening indien de vergoeding onbelast, dan wel belast is:

Indien een component Belast is, dan wordt als grootboekrekening de gekoppelde Belaste rekening gebruikt, anders de rekening voor onbelast. Indien u niet weet of iets belast of onbelast zal zijn, kunt u dit in het salarisproces nog aanpassen. Daarnaast kunt de componenten configureren, is deze altijd belast of onbelast.


Stap 4: Monitoren
Via het menupad Home/Salaris/Wkr kunt u de werkkostenregeling monitoren. Omdat Bitcare het hele jaar vooruit rekent heeft u hier betrouwbare informatie met betrekking tot wat u (eventueel) aan betaling moet afdragen.