Vooruitbetaling voor flexibele contracten

Voor flexibele contracten is het mogelijk om een vooruitbetaling te registreren. U ontvangt dan geld vooruit voor de komende maand voor een minimum van x-aantal uur. Tijdens de volgende facturatie ronde worden de geplande of gerealiseerde uren afgezet tegen deze vooruitbetaling. Bitcare berekent dus na afloop automatisch of een ouder bij moet betalen op de eerstvolgende factuur.


Deze vooruitbetaling werkt voor de volgende aanwezigheids prijzen:

  • Geplande prijs gebaseerd op uur, half uur, of 15 minuten. 
  • Gerealiseerde prijs gebaseerd op uur, half uur, of 15 minuten.


Dit voert u op de volgende wijze in:


Stap 1

Controleer of het kind een flexibel contract heeft. Dit kan bij 'Contracten' bij 'Details'. Mocht dit kind geen flex contract hebben dan kunt u dit wijzigen door op het potloodje te klikken. 





Stap 2

Klik op ‘Prijzen’



Stap 3

Klik op het plusje om de vooruitbetaling in te voeren


Stap 4

Kies bij prijstype voor ‘Vooruitbetaling’


Stap 5

Voer de data, de prijs en het aantal uren in

Nu staat de vooruitbetaling geregistreerd.


Stap 6

Klik vervolgens op het plusje om een 'prijs voor aanwezigheid' in te voeren.


Stap 7

Stel de data, de prijs en het aantal uren in. U kunt kiezen voor een prijs gebaseerd op de planning (=geplande dagen) of op realisatie (= in- en uitcheck). 

Let op: deze prijzen kunnen alleen per uur, half uur, of 15 minuten.








Vervolgens kunt u of de ouder flexibele dagen registreren/aanvragen voor het kind en zal er tijdens de factuur van de volgende maand het vooruitbetaalde bedrag afgezet worden tegen de gerealiseerde of geplande uren. 


Let op: wanneer u gaat factureren dient u zowel de optie 'Planning' als de optie 'Gerealiseerde (extras) + Extra planning' aan te vinken, anders komt er namelijk geen factuur uit.









Hieronder vindt u nog enkele praktijkvoorbeelden van de factuur eruit kan komen te zien.


Scenario:

Een kind heeft een flexibel contract voor minimaal 25 uur en dat wordt met een bedrag van 150 euro vooruit betaald voor de maand november. Dan zijn er 3 opties:


25 uur vooruitbetaald > 10 flexibele uren gerealiseerd:

Het kind kwam uiteindelijk maar 10 flexibele uren in november. Deze 10 uur worden als gerealiseerde uren op de factuur gezet, maar worden niet in rekening gebracht. Dit omdat het aantal uren onder de vooruitbetaling van 25 uur blijft. De ouder krijgt in dit geval geen geld terug.



25 uur vooruitbetaald = 25 flexibele uren gerealiseerd:

Het kind kwam uiteindelijk 25 flexibele uren in november. Deze 25 uur worden als gerealiseerde uren op de factuur gezet, maar worden niet in rekening gebracht. Dit omdat het aantal uren evenveel is als de vooruitbetaling van 25 uur is. De ouder krijgt in dit geval geen geld terug.


 


25 uur vooruitbetaald < 35 flexibele uren gerealiseerd:

Het kind kwam uiteindelijk 35 flexibele uren in november. Deze 35 uur worden als gerealiseerde uren op de factuur gezet en er worden 10 uren in rekening gebracht. Dit omdat het kind 10 uur boven de vooruitbetaling van minimaal 25 uur gerealiseerd heeft. De ouder betaalt in dit geval dus de extra afgenomen uren.