Hoe mail ik achterstallige facturen (herinneringen) naar ouders?

Achterstallige facturen kunnen verstuurd worden naar de ouder die de factuur heeft ontvangen. Dit is vaak de contract verantwoordelijke ouder, tenzij deze onlangs gewijzigd is. U kunt zelf de e-mailtekst schrijven in een zogenaamd ‘sjabloon’. Meer informatie over dit sjabloon kunt u vinden in de helpfile ''Voorbeeld sjabloon voor achterstallige facturen'.


Hieronder wordt beschreven hoe u achterstallige facturen kunt versturen naar ouders:


Stap 1

Creëer een sjabloon met de standaard e-mailtekst die u wilt sturen naar de ouders met een achterstallige factuur na x-aantal dagen.
Dit kan in de algemene instellingen bij 'Sjablonen'. Klik op het '+' om een sjabloon toe te voegen.


Stap 2
Vervolgens voert u de naam van het sjabloon in en de tekst die u wilt gebruiken in het sjabloon. In de eerder genoemde helpfile kunt u een voorbeeld sjabloon vinden dat u zou kunnen gebruiken.

Stap 3
Navigeer in de algemene instellingen naar het kopje 'Facturatie'. Scroll naar beneden en klik bij het kopje 'Achterstallig' op het '+'. 

Vervolgens stelt u het aantal dagen in waarna u een mail naar de ouders wilt sturen.
Let op: dit zijn de dagen nadat de factuur vervallen is. Dus wanneer u 14 vervaldagen heeft ingegeven in de instellingen en u wilt op dag 15 de herinnering versturen, dan dient u bij dagen '1' in te voeren (14+1=15). Selecteer vervolgens het aangemaakte sjabloon. Er kunnen meerdere sjablonen geüpload worden voor verschillende dagen.

Stap 4 
Controleer het e-mailadres van degene die de factuur heeft ontvangen (vaak de contract verantwoordelijke) en of het e-mailadres bij ‘Contact’ staat ingesteld als primair. Het vinkje achter het e-mailadres geeft aan dat het is ingesteld als 'Primair'.


Stap 5

Vanuit het tabblad 'Financieel' bij de sectie 'Achterstallig' kunt u de achterstallige factuur of facturen selecteren op basis van de ingevoerde termijnen in de algemene instellingen.

Stap 6

Door de factuur of facturen te selecteren en te klikken op ‘Verstuur naar e-mail adres’ zal de mail verzonden worden naar de ouder(s). Deze mail bevat de door uw gepersonaliseerde e-mailtekst en de achterstallige factuur als bijlage.




De verzonden e-mail van de achterstallige factuur wordt uiteindelijk automatisch opgeslagen in het digitale archief, oftewel bij de ‘Documenten’, van de ontvanger. Dit is de contract verantwoordelijke ouder op het moment dat de factuur aangemaakt is.