De overgang naar 2016 is eenvoudig te realiseren in Bitcare. U hoeft hiervoor in de basis maar drie acties uit te voeren:

  1. Afsluiten verlofjaar 2015

  2. Openen loonjaar 2016

  3. Jaaropgaven naar de medewerkers

  4. Lunch inhoudingen controleren

  5. Werkkostenregeling


Actie 1: Afsluiten verlofjaar 2015

Op 2 januari 2016 zullen wij voor u het verlofjaar 2016 openen. Wij zetten dan het saldo (totaal aantal dagen/uren verlof op jaarbasis) van 2015 over naar 2016 en berekenen de nieuwe verlofrechten voor de medewerkers.


Indien u zelf nog wijzigingen wilt doorvoeren, zoals afspraken dat er maar een maximaal aantal dagen verlof mag worden meegenomen, dan kunt u dit vanzelfsprekend aanpassen. Bijvoorbeeld: u wilt dat uw medewerkers maximaal 5 dagen/40 uren mogen meenemen, de resterende dagen/uren worden uitbetaald of komen te vervallen. Dan kan dit gewijzigd worden via het tabblad Organisatie → Verlof en Verzuim → Verlof mutaties  verlofjaar afsluiten. Voor gedetailleerde informatie verwijzen wij u naar de help files:


Actie 2: Openen loonjaar 2016 (voor de Bitcare Perosoneel Plus / Salaris gebruikers)
Bij het openen van het loonjaar via tabblad Salaris → Acties  'Open loonjaar' wordt op basis van de gegevens van 2015 en de gegevens ingevoerd in Bitcare 2016 berekend. Het is een wizard in drie stappen:

  1. U vult het werkhervattingskaspercentage in wat voor uw organisatie geldt in 2016. Dit percentage is door de Belastingdienst naar u verstuurd in november 2015;
  2. De percentages voor bijzondere beloningen worden bepaald. Op basis van het fiscaal jaarloon van 2015 worden de percentages uit de onderstaande tabel toegepast voor mensen die jonger zijn dan de AOW leeftijd (65,5 jaar in 2016);


Jaarloon

Met loonheffingskorting

Zonder loonheffingskorting

0 - 6450

0,00%

36,55 %

6451 - 9878

36,55 - 1,79%

36,55 %

9879-18295

36,55 - 27,70%

36,55 %

18296 - 19922

36,55%

36,55 %

19923 - 34015

40,20 + 4,82%

40,20%

34016 - 66421

40,20 + 8,82%

40,20%

66422 - 120517

52,00 + 4,00%

52,00%

120518 -

52,00%

52,00%

Let op: De belastingdienst gaat in 2016 een verandering doorvoeren. De reden hiervoor is dat de aanpassingen die in december in de Belastingwetgeving zijn doorgevoerd nog niet zijn meegenomen. Dit betekent dat in april een wijziging zal plaatsvinden. Wij houden u automatisch op de hoogte.

  1. Pensioengrondslag voor 2016 wordt berekend
    Indien uw pensioen als grondslag het loon van januari heeft, dan wordt in de derde stap de pensioengrondslag bepaald. Hierbij wordt het voltijds salaris vermenigvuldigd met de vakantiegeld opbouw (1.08) en eventueel een eindejaarsuitkering. De uitkomst hiervan wordt weggeschreven in de Instellingen belasting van de medewerker onder jaarloon voor pensioenen. Via het tablad Mensen/Arbeidsrelatie/Instellingen belasting kunt u dit inzien.

    Voorbeeld: Iemand verdient voltijds 2500 euro, heeft alleen vakantiegeld en wordt per maand betaald: 2000 * 1.08 * 12 geeft 25920 als pensioengrondslag.


Actie 3: Jaaropgaven maken en controleren
Aan het einde van het jaar dient u een jaaropgave aan de medewerker te verstrekken. U maakt de jaaropgaven aan onder Rapporten → Officiële documenten → Jaaropgaaf voor medewerker. Indien u kiest voor controle dan wordt er alleen een document op organisatie niveau aangemaakt. Op het moment dat u kiest voor definitief, dan wordt de jaaropgave ook zichtbaar voor medewerkers. Zij krijgen hiervan een notificatie. Let op: Vergeet niet de medewerkers die uit dienst zijn gegaan de jaaropgave per post te versturen.


Voor meer informatie over het aanmaken van de jaaropgaven zie: help file


Actie 4: Lunch inhoudingen controleren
Wanneer u werkt met lunch inhoudingen dan dient u de inhouding voor de lunch aan te passen indien u hiervoor een bijtelling berekend. Dit bedrag is vastgesteld op 3,25 euro per dag (was 3,20 euro).

Stel dat u nu 3,20 * 16 inhoudt van het salaris, dan zal dit volgend jaar 3,25*16 zijn.

Voor een voltijdsmedewerker die per maand verloond wordt, zou u de volgende formule kunnen toepassen: 230 (aantal werkdagen) * 3,25 / 12 = 62,29 euro per maand.
Wij zijn uitgegaan van 230 dagen, dit zijn het aantal werkdagen in het jaar -/- vakantie dagen -/- feestdagen en eventueel ziekte dagen. 

Voor 2016: 261 werkdagen -/- 25 vakantie dagen -/- 5 feestdagen -/- gemiddeld 1 ziekte dag. Belangrijk: wij adviseren u het aantal werkdagen binnen uw organisatie te controleren.

Dit kunt u doen door de lunch componenten aan te passen zie: help file


Actie 5: Werkkostenregeling afrekenen
Indien u bijvoorbeeld veel telefoon vergoedingen en kerstpakketten heeft verstrekt aan uw medewerkers of een groot feest buiten een van uw locaties heeft gehouden dan kan het zijn dat u de werkkostenregeling eindheffing dient te betalen. Dit moet worden gedaan in de loonaangifte van januari 2016 of van december 2015. U vult het bedrag in bij het aanmaken van de loonaangifte in het veld WKR aangifte. In 2016 zal Bitcare weer automatisch voor u de vrije ruimte berekenen. 

Binnen Bitcare kunt u aangeven of betalingen belast of onbelast zijn binnen de werkkostenregeling. U vindt dit terug op het tabblad (Organisatie → Salaris → WKR).

De belaste vergoedingen worden meegenomen in de werkkostenberekening (Bij veld Gebruikt). De onbelaste vergoedingen worden niet meegenomen.

Korte uitleg

De werkkostenregeling stelt dat u zonder bewijs 1.2 procent van het totale loon voor loonbelasting zonder bewijs vrij mag verstrekken (vrije ruimte). Gebruikt u meer dan dient u 80% van het bedrag boven de vrije ruimte te betalen aan de Belastingdienst als eindheffing.

Kosten die hierin vallen zijn o.a. : telefoonvergoedingen (de medewerker is eigenaar van de telefoon), personeelsfeesten, -borrels en -etentjes buiten een van uw locaties.