Overstappen van overdracht naar automatische incasso

Er wordt steeds vaker gewerkt met automatisch incasso. Wanneer u overstapt van overdracht naar automatisch incasso dan dient u een aantal aanpassingen te maken.


Stap 1

Navigeer naar de contract verantwoordelijke ouder.


Stap 2

Klik op het '+' om een bankrekening toe te voegen indien u dit nog niet heeft gedaan.




Stap 3

Vul het volgende scherm in:

- IBAN: het IBAN bankrekeningnummer van de ouder

- Bank: selecteer de juiste bank. Let op dat u kunt kiezen uit Nederlandse en Belgische banken!

- Omschrijving: mag u zelf kiezen, bijvoorbeeld de naam van het kind

- Naam: te naam stelling van de bankrekening

- 'In gebruik': vink deze optie aan

- 'Primair': vink deze optie aan

- 'Incasso': vink deze optie aan

- Tekendatum: datum van ondertekening van de SEPA machtiging

- Mandaat: kunnen automatisch gegenereerd worden door Bitcare. Dit veld mag u leeg laten als u de Bitcare mandaten wilt gebruiken. Wanneer u al eigen mandaten heeft waarmee u incasseert van de ouder, dan kunt u deze gebruiken.

- Terugkerende incasso: wanneer u voor het eerst incasseert van deze ouder, dan laat u de incasso op 'Eerste keer' staan. Bitcare zet na de aanmaak van de incassobatch deze 'Eerste incasso's' automatisch op 'Herhalend'. Wanneer u in het verleden al eens heeft geïncasseerd van deze ouder dan zet u de incasso op 'Herhalend'.

 

Stap 4

Navigeer naar het desbetreffende kind. Dit kan door in het profiel van de ouder bovenin op de naam van het desbetreffende kind te klikken.


Stap 5

Klik op het tabblad 'Contracten' en vervolgens op het tabblad 'Details'.


Stap 6

Klik op het potlood in het midden van uw beeldscherm om het contract te bewerken.



Stap 7

Zet de vergoeding op 'Incasso' en selecteer het juiste bankrekeningnummer.




Na deze stappen staat alles goed voor de eerste incasso. Er zijn twee belangrijke zaken nog van belang:


1) Na de aanmaak van het eerste incassobestand zullen de incasso's automatisch op 'Herhalend' komen te staan. 

2) De mandaten kunt u terugvinden in het rapport 'Klanten' onder 'Financieel'.


Voor de aanmaak van het incassobestand verwijzen wij u naar de onderstaande handleiding voor facturatie (pagina 6, stap 4):

Handleiding facturatie