Hoe maak ik een sjabloon (plaatsingsovereenkomst / SEPA machtiging / offerte / ander document) met merge tags?


Het is mogelijk om door Bitcare automatisch een contract (plaatsingsovereenkomst) of ander document te laten genereren met de ingevoerde gegevens van de kinderen en ouders. Dit werkt op de volgende manier.

 

Stap 1

Maak een Word document (docx.) van uw standaard contract. In het Word document kunt u zogenaamde 'merge tags' invoegen op de plaats waar u de gegevens (naam, ingangsdatum contract, planning, etc) uit Bitcare wilt invullen. 


Voor een voorbeeld van een plaatsingsovereenkomst en contract verwijzen wij u graag naar de volgende help file: voorbeeld plaatsingsovereenkomst / contractsjabloon


Bitcare ondersteunt de volgende merge tags:

 

Organisatie:

  • naam : {{organisatie_naam}}
  • adres : {{organisatie_adres}}
  • postcode : {{organisatie_postcode}}
  • plaats : {{organisatie_plaats}}
  • telefoonnummer : {{organisatie_telefoon}}
  • email adres : {{organisatie_email}}
  • web adres : {{organisatie_webadress}}
  • kamer van koophandel : {{organisatie_kvk_nummer}}
  • BTW nummer : {{organisatie_btw_nummer}}
  • code (externe referentie) : {{organisatie_code}}
  • LKR nummer : {{organisatie_lkr_nummer}}
  • loonheffingennummer : {{organisatie_loonheffingennummer}}

Bedrijf:

  • bankrekeningnummer van het bedrijf : {{contract_bedrijf_bankrekening}}
  • incassant ID van het bedrijf :  {{contract_bedrijf_incassant_id}}

  • bedrijfsnaam in het contract: {{contract_bedrijf_naam}}

  • adres van het bedrijf: {{contract_bedrijf_adres}}

  • postcode van het bedrijf: {{contract_bedrijf_postcode}}

  • plaats van het bedrijf: {{contract_bedrijf_plaats}}

  • land van het bedrijf: {{contract_bedrijf_land}}


Locatie:

  • locatie naam : {{locatie_naam}}
  • locatie adres : {{locatie_adres}}
  • locatie postcode : {{locatie_postcode}}
  • locatie plaats : {{locatie_plaats}}
  • locatie land : {{locatie_land}}
  • locatie telefoonnummer : {{locatie_telefoon}}
  • locatie emailadres : {{locatie_email}}
  • locatie web : {{locatie_web}}
  • locatie referentie : {{locatie_referentie}}
  • locatie LRK nummer : {{locatie_lkr_nummer}}
  • locatie soort : {{locatie_soort}}

Medewerker:

  • naam : {{medewerker_volledige_naam}}
  • aanspreek titel : {{medewerker_titel}}
  • initialen : {{medewerker_initialen}}
  • voornaam : {{medewerker_voornaam}}
  • tussenvoegsels : {{medewerker_tussenvoegsels}}
  • achternaam : {{medewerker_achternaam}}
  • geboortedatum : {{medewerker_geboortedatum}}
  • huwelijksestaat : {{medewerker_huwelijkse_staat}}
  • BSN : {{medewerker_sofinummer}}
  • adres : {{medewerker_adres}}
  • postcode : {{medewerker_postcode}}
  • plaats : {{medewerker_plaats}}
  • land : {{medewerker_land}}
  • telefoon thuis : {{medewerker_telefoon_thuis}}
  • email prive : {{medewerker_email_prive}}
  • nationaliteit : {{medewerker_nationaliteit}}
  • personeelsnummer : {{medewerker_personeelsnummer}}

  • salaris (voltijd) : {{medewerker_voltijd_salaris}}
  • salaris (deeltijd) : {{medewerker_deeltijd_salaris}}
  • loonschaal: {{medewerker_schaal}}
  • Voor de periode: {{medewerker_periodiek}}
  • FTE : {{medewerker_fte}}
  • uren per week : {{medewerker_uren_per_week}}
  • dagen per week : {{medewerker_dagen_per_week}}
  • afdeling : {{medewerker_afdeling}}
  • functie : {{medewerker_functie}}
  • naam van de ingelogde huidige medewerker : {{huidige_medewerker}}

Kind:

  • volledige naam : {{kind_volledige_naam}}
  • aanspreek titel : {{kind_titel}}
  • initialen : {{kind_initialen}}
  • voornaam : {{kind_voornaam}}
  • tussenvoegsels : {{kind_tussenvoegsels}}
  • achternaam : {{kind_achternaam}}
  • geboortedatum : {{kind_geboortedatum}}
  • geslacht : {{kind_geslacht}}
  • BSN : {{kind_bsn}}
  • nationaliteit : {{kind_nationaliteit}}
  • adres : {{kind_adres}}
  • postcode : {{kind_postcode}}
  • plaats : {{kind_plaats}}
  • land : {{kind_land}}
  • allergieën van het kind : {{kind_allergieen}}

  • maaltijd voorkeur van het kind : {{kind_maaltijd}}

  • medische notitie van het kind : {{kind_notitie}}


Contract:

  • duur : {{contract_duur}}
  • begindatum : {{contract_begindatum}}
  • einddatum : {{contract_einddatum}}
  • betaal periode : {{contract_betaal_periode}}
  • proeftijd einddatum : {{contract_einddatum_proeftijd}}
  • datum van vandaag : {{vandaag}}
  • naam van school gekoppeld aan het contract : {{contract_school_naam}}
  • naam van account gekoppeld aan het contract :{{contract_account_naam}}



Contractpakketten:


Pakket 1:

  • Omschrijving van de prijs voor aanwezigheid : {{pakket_1_omschrijving}}
  • Start en einddatum van de prijs : {{pakket_1_datums}}
  • Aantal uren van de prijs voor aawezigheid : {{pakket_1_uren}}
  • Uurprijs : {{pakket_1_prijs}}
  • Maandbedrag : {{pakket_1_bedrag}}
  • Eenheid : {{pakket_1_eenheid}}

Pakket 2:

  • Omschrijving van de prijs voor aanwezigheid : {{pakket_2_omschrijving}}
  • Start en einddatum van de prijs : {{pakket_2_datums}}
  • Aantal uren van de prijs voor aawezigheid : {{pakket_2_uren}}
  • Uurprijs : {{pakket_2_prijs}}
  • Maandbedrag : {{pakket_2_bedrag}}
  • Eenheid : {{pakket_2_eenheid}}

Pakket 3: 

  • Omschrijving van de prijs voor aanwezigheid : {{pakket_3_omschrijving}}
  • Start en einddatum van de prijs : {{pakket_3_datums}}
  • Aantal uren van de prijs voor aawezigheid : {{pakket_3_uren}}
  • Uurprijs : {{pakket_3_prijs}}
  • Maandbedrag : {{pakket_3_bedrag}}
  • Eenheid : {{pakket_3_eenheid}}

Maandoverzicht:

  • Totaal aantal uren per maand : {{totaal_maand_uren}} 
  • Totaal prijs per maand :  {{totaal_maand_prijs}}
  • Totaal bedrag per maand : {{totaal_maand_bedrag}}

Jaaroverzicht: 
  • Totaal aantal uren per kalenderjaar : {{totaal_jaar_uren}} 
  • Totaalbedrag per kalenderjaar: {{totaal_jaar_bedrag}}

    Let op: dit kan uiteindelijk oplopen tot maximaal 5 pakketten.
     

    Pakket

    Datums

    Uren

    Prijs

    Bedrag

    Eenheid

    {{pakket_1_omschrijving}}

    {{pakket_1_datums}}

    {{pakket_1_uren}}

    {{pakket_1_prijs}}

    {{pakket_1_bedrag}}

    {{pakket_1_eenheid}}

    {{pakket_2_omschrijving}}

    {{pakket_2_datums}}

    {{pakket_2_uren}}

    {{pakket_2_prijs}}

    {{pakket_2_bedrag}}

    {{pakket_2_eenheid}}

    {{pakket_3_omschrijving}}

    {{pakket_3_datums}}

    {{pakket_3_uren}}

    {{pakket_3_prijs}}

    {{pakket_3_bedrag}}

    {{pakket_3_eenheid}}

    {{pakket_4_omschrijving}}

    {{pakket_4_datums}}

    {{pakket_4_uren}}

    {{pakket_4_prijs}}

    {{pakket_4_bedrag}}

    {{pakket_4_eenheid}}

    {{pakket_5_omschrijving}}

    {{pakket_5_datums}}

    {{pakket_5_uren}}

    {{pakket_5_prijs}}

    {{pakket_5_bedrag}}

    {{pakket_5_eenheid}}

     

     

     

     

     

     

    Totaal per maand:

     

    {{totaal_maand_uren}}


    {{totaal_maand_prijs}}

    {{totaal_maand_bedrag}}

     

    Totaal per jaar:

     

    {{totaal_jaar_uren}}

     

    {{totaal_jaar_bedrag}}

     

     
    Ouder (verantwoordelijk voor het contract):
    • volledige naam : {{ouder_volledige_naam}}
    • klantnummer ouder : {{ouder_nummer}}
    • code ouder : {{ouder_code}}

    • BSN : {{ouder_bsn}}
    • adres : {{ouder_adres}}
    • postcode : {{ouder_postcode}}
    • plaats : {{ouder_plaats}}
    • land : {{ouder_land}}
    • telefoon : {{ouder_telefoon}}

  • Bankgegevens ouder:

  • bankrekeningnummer voor incasso betaalmethode : {{contract_incasso_bankrekening}}
  • mandaat voor incasso betaalmethode : {{contract_incasso_mandaat}}
  • datum van vandaag : {{vandaag}}


Moeder:

  • volledige naam : {{moeder_volledige_naam}}
  • klantnummer moeder : {{moeder_nummer}}
  • Code moeder : {{moeder_code}}

  • voornaam : {{moeder_voornaam}}
  • BSN : {{moeder_bsn}}
  • geboortedatum : {{moeder_geboortedatum}}
  • telefoon : {{moeder_telefoon}}
  • email : {{moeder_email}}
  • adres: {{moeder_adres}}

  • postcode : {{moeder_postcode}}

  • plaats : {{moeder_plaats}}

  • land : {{moeder_land}}


Vader:

  • volledige naam : {{vader_volledige_naam}}
  • klantnummer vader : {{vader_nummer}}
  • code vader : {{vader_code}}    

  • voornaam : {{vader_voornaam}}
  • BSN : {{vader_bsn}}
  • geboortedatum : {{vader_geboortedatum}}
  • telefoon : {{vader_telefoon}}
  • email : {{vader_email}}
  • adres: {{vader_adres}}

  • postcode : {{vader_postcode}}

  • plaats : {{vader_plaats}}

  • land : {{vader_land}}


Broertjes of Zusjes:


Kind 1:
  • Naam : {{kind_1_naam}}
  • Geslacht : {{kind_1_geslacht}}
  • Geboortedatum : {{kind_1_geboortedatum}}
  • Kind 2:
    • Naam : {{kind_2_naam}}
    • Geslacht : {{kind_2_geslacht}}
    • Geboortedatum : {{kind_2_geboortedatum}}
    • Kind 3:
      • Naam : {{kind_3_naam}}
      • Geslacht : {{kind_3_geslacht}}
      • Geboortedatum : {{kind_3_geboortedatum}}
      • Kind 4:
        • Naam : {{kind_4_naam}}
        • Geslacht : {{kind_4_geslacht}}
        • Geboortedatum : {{kind_4_geboortedatum}}

Dokter:

  • naam : {{dokter_naam}}
  • telefoon : {{dokter_telefoon}}


Ziektenkosten verzekering:

  • maatschappij : {{ziektenkosten_verzekeraar}}
  • polisnummer : {{ziektenkosten_verzekering_polisnummer}}

Planning:


In het geval u met meerdere pakketten (bijvoorbeeld BSO: vakantie en schooldagen) werkt per kind, dan kunt u hiervoor ook een sjabloon maken met de volgende tags.


Planning 1:

  • contract pakket: {{planning_1_pakket}}
  • vakantiedagen of schooldagen: {{planning_1_optie}}
  • begindatum: {{planning_1_begindatum}}
  • einddatum: {{planning_1_einddatum}}
  • locatie: {{planning_1_locatie}}
  • groep: {{planning_1_groep}}
  • geplande uren per maand : {{planning_uur_per_maand}}
          

W

e

e

k

Ma

Di

Wo

Do

Vr

za

zo

Uren

1

{{planning_1_week_1_ma}}

{{planning_1_week_1_di}}

{{planning_1_week_1_wo}}

{{planning_1_week_1_do}}

{{planning_1_week_1_vr}}

{{planning_1_week_1_za}}

{{planning_1_week_1_z0}}

{{planning_1_week_1_hours}}

2

{{planning_1_week_2_ma}}

{{planning_1_week_2_di}}

{{planning_1_week_2_wo}}

{{planning_1_week_2_do}}

{{planning_1_week_2_vr}}

{{planning_1_week_2_za}}

{{planning_1_week_2_zo}}

{{planning_1_week_2_hours}}

3

{{planning_1_week_3_ma}}

{{planning_1_week_3_di}}

{{planning_1_week_3_wo}}

{{planning_1_week_3_do}}

{{planning_1_week_3_vr}}

{{planning_1_week_3_za}}

{{planning_1_week_3_zo}}

{{planning_1_week_3_hours}}

4

{{planning_1_week_4_ma}}

{{planning_1_week_4_di}}

{{planning_1_week_4_wo}}

{{planning_1_week_4_do}}

{{planning_1_week_4_vr}}

{{planning_1_week_4_za}}

{{planning_1_week_4_zo}}

{{planning_1_week_4_hours}}



Planning 2:

  • contract pakket: {{planning_2_pakket}}
  • vakantiedagen of schooldagen: {{planning_2_optie}}
  • begindatum: {{planning_2_begindatum}}
  • einddatum: {{planning_2_einddatum}}
  • locatie: {{planning_2_locatie}}
  • groep: {{planning_2_groep}}
  • geplande uren per maand : {{planning_uur_per_maand}}
  •  

    W

    e

    e

    k

    Ma

    Di

    Wo

    Do

    Vr

    za

    zo

    Uren

    1

    {{planning_2_week_1_ma}}

    {{planning_2_week_1_di}}

    {{planning_2_week_1_wo}}

    {{planning_2_week_1_do}}

    {{planning_2_week_1_vr}}

    {{planning_2_week_1_za}}

    {{planning_2_week_1_zo}}

    {{planning_2_week_1_hours}}

    2

    {{planning_2_week_2_ma}}

    {{planning_2_week_2_di}}

    {{planning_2_week_2_wo}}

    {{planning_2_week_2_do}}

    {{planning_2_week_2_vr}}

    {{planning_2_week_2_za}}

    {{planning_2_week_2_zo}}

    {{planning_2_week_2_hours}}

    3

    {{planning_2_week_3_ma}}

    {{planning_2_week_3_di}}

    {{planning_2_week_3_wo}}

    {{planning_2_week_3_do}}

    {{planning_2_week_3_vr}}

    {{planning_2_week_3_za}}

    {{planning_2_week_3_zo}}

    {{planning_2_week_3_hours}}

    4

    {{planning_2_week_4_ma}}

    {{planning_2_week_4_di}}

    {{planning_2_week_4_wo}}

    {{planning_2_week_4_do}}

    {{planning_2_week_4_vr}}

    {{planning_2_week_4_za}}

    {{planning_2_week_4_zo}}

    {{planning_2_week_4_hours}}




    Planning 3:

    • contract pakket: {{planning_3_pakket}}
    • vakantiedagen of schooldagen: {{planning_3_optie}}
    • begindatum: {{planning_3_begindatum}}
    • einddatum: {{planning_3_einddatum}}
    • locatie: {{planning_3_locatie}}
    • groep: {{planning_3_groep}}
    • geplande uren per maand : {{planning_uur_per_maand}}

 

W

e

e

k

Ma

Di

Wo

Do

Vr

za

zo

Uren

1

{{planning_3_week_1_ma}}

{{planning_3_week_1_di}}

{{planning_3_week_1_wo}}

{{planning_3_week_1_do}}

{{planning_3_week_1_vr}}

{{planning_3_week_1_za}}

{{planning_3_week_1_z0}}

{{planning_3_week_1_hours}}

2

{{planning_3_week_2_ma}}

{{planning_3_week_2_di}}

{{planning_3_week_2_wo}}

{{planning_3_week_2_do}}

{{planning_3_week_2_vr}}

{{planning_3_week_2_za}}

{{planning_3_week_2_zo}}

{{planning_3_week_2_hours}}

3

{{planning_3_week_3_ma}}

{{planning_3_week_3_di}}

{{planning_3_week_3_wo}}

{{planning_3_week_3_do}}

{{planning_3_week_3_vr}}

{{planning_3_week_3_za}}

{{planning_3_week_3_zo}}

{{planning_3_week_3_hours}}

4

{{planning_3_week_4_ma}}

{{planning_3_week_4_di}}

{{planning_3_week_4_wo}}

{{planning_3_week_4_do}}

{{planning_3_week_4_vr}}

{{planning_3_week_4_za}}

{{planning_3_week_4_zo}}

{{planning_3_week_4_hours}}



Planning (uitgesplitst in dagdelen):

  • Maandag:
    • Ochtend : {{planning_maandag_ochtend}}
    • Middag : {{planning_maandag_middag}}
  • Dinsdag:
    • Ochtend : {{planning_dinsdag_ochtend}}
    • Middag : {{planning_dinsdag_middag}}
  • Woensdag
    • Ochtend : {{planning_woensdag_ochtend}}
    • Middag : {{planning_woensdag_middag}}
  • Donderdag:
    • Ochtend : {{planning_donderdag_ochtend}}
    • Middag : {{planning_donderdag_middag}}
  • Vrijdag:
    • Ochtend : {{planning_vrijdag_ochtend}}
    • Middag : {{planning_vrijdag_middag}}
  • Zaterdag:
    • Ochtend : {{planning_zaterdag_ochtend}}
    • Middag : {{planning_zaterdag_middag}}
  • Zondag:
    • Ochtend : {{planning_zondag_ochtend}}
    • Middag : {{planning_zondag_middag}} 

Dag

Ochtend

Middag

Maandag

{{planning_maandag_ochtend}}

{{planning_maandag_middag}}

Dinsdag

{{planning_dinsdag_ochtend}}

{{planning_dinsdag_middag}}

Woensdag

{{planning_woensdag_ochtend}}

{{planning_woensdag_middag}}

Donderdag

{{planning_donderdag_ochtend}}

{{planning_donderdag_middag}}

Vrijdag

{{planning_vrijdag_ochtend}}

{{planning_vrijdag_middag}}

Zaterdag

{{planning_zaterdag_ochtend}}

{{planning_zaterdag_middag}}

Zondag

{{planning_zondag_ochtend}}

{{planning_zondag_middag}}


Prijzen:
  • Presentie:
    • Omschrijving : {{prijs_presentie_omschrijving}}
    • Datums : {{prijs_presentie_datums}}
    • Prijs : {{prijs_presentie_prijs}}
    • Uur prijs : {{prijs_presentie_uur_prijs}}
    • Prijs eenheid : {{prijs_presentie_eenheid}}
    • Uren per eenheid : {{prijs_presentie_uren_eenheid}}
  • Extra opvang
    • Naam van de prijs : {{prijs_extra_opvang_naam}}
    • Datums: {{prijs_extra_opvang_datums}}
    • Prijs per uur: {{prijs_extra_opvang_uur_prijs}}
    • Eenheid: {{prijs_extra_opvang_eenheid}}
    • Prijs per eenheid: {{prijs_extra_opvang_prijs}}
  • Activiteit:
    • Omschrijving : {{prijs_activiteit_omschrijving}}
    • Datums : {{prijs_activiteit_datums}}
    • Prijs : {{prijs_activiteit_prijs}}
  • Extras:
    • Omschrijving : {{prijs_extras_omschrijving}}
    • Datums : {{prijs_extras_datums}}
    • Prijs : {{prijs_extras_prijs}}
  • Ongeoorloofdafwezig:
    • Omschrijving : {{prijs_afwezig_omschrijving}}
    • Datums : {{prijs_afwezig_datums}}
    • Prijs : {{prijs_afwezig_prijs}}
  • Boete voor te laat ophalen:
    • Omschrijving : {{prijs_boete_omschrijving}}
    • Datums : {{prijs_boete_datums}}
    • Prijs : {{prijs_boete_prijs}}
  • Buro kosten:
    • Omschrijving : {{prijs_burokosten_omschrijving}}
    • Datums : {{prijs_burokosten_datums}}
    • Prijs : {{prijs_burokosten_prijs}}
    • Eenheid : {{prijs_burokosten_eenheid}}
  • Subsidie
    • Naam: {{prijs_subsidie_naam}}
    • Omschrijving: {{prijs_subsidie_omschrijving}}
    • Datums: {{prijs_subsidie_datums}}
    • Prijs: {{prijs_subsidie_prijs}}
    • Eenheid: {{prijs_subsidie_eenheid}}

Stap 2

Het Word document upload u als contractsjabloon bij de documenten van de organisatie. Hiervoor gaat u naar 'Home'.


Stap 3

U klikt op het logo van uw organisatie linksboven.


Stap 4

Klik in het menu aan de linkerkant op 'Documenten'.


Stap 5

U bent nu in de documenten van uw organisatie. Om een nieuw document toe te voegen, klikt u op het '+' rechtsboven.

  

Stap 6

- U kiest voor 'Bestanden toevoegen' en selecteert uw document (docx.) van uw computer die in Bitcare moet komen te staan.

- U voert de titel van het contractsjabloon in. 

- Als Type kiest u 'Contract sjabloon'. 

- Eventueel kunt u een referentie en vervaldatum invoeren. 

- Tot slot selecteert u voor welke rollen het sjabloon zichtbaar mag zijn en u klikt op 'Bestanden toevoegen'.

 

 




Contract sjabloon koppelen aan een kind via 'Documenten'.

Vervolgens kunt u als u een nieuw kind toevoegt in het laatste scherm direct een contract laten aanmaken. Dit contract verschijnt bij de documenten van het kind. Als u op een later moment een contract wil maken voor een kind dan is dit ook mogelijk op de volgende manier:


Stap 1

Bij het kind gaat u naar het tabblad 'Documenten'.


Stap 2

U klikt op het '+'.


Stap 3

U voert de titel in van het contract. Bij Type kiest u voor 'Contract' en u voert eventueel een referentie en een vervaldatum in. Vervolgens vinkt u aan voor welke rollen het document zichtbaar is. Dan klikt u op 'Maak document van het sjabloon'.

Stap 4

U selecteert het juiste sjabloon en het juiste contract en om het document te creëren klikt u op 'Bewaar'.


Let op: Als een kindje meerdere contracten heeft dient u het juiste contract te selecteren. Anders wordt het contract sjabloon toegepast op het verkeerde contract.


Contract sjabloon koppelen aan een kind via 'Contracten'.

Bij het tabblad 'Contracten' kunt u een contract sjabloon toepassen door te klikken op de knop 'Document samenvoegen'. 


Stap 1

Klik op het tabblad 'Contracten'.


Stap 2

Klik op de knop 'Document samenvoegen'.


Stap 3

U voert de titel in van het contract. Bij Type kiest u voor 'Contract' en u voert eventueel een referentie en een vervaldatum in. Vervolgens vinkt u aan voor welke rollen het document zichtbaar is.

Stap 4

U selecteert het juiste sjabloon en het juiste contract en om het document te creëren klikt u op 'Bewaar'.