Vastleggen van verantwoordelijkheden (wijzigingen in contract: planning/prijzen/details)
Door de groei van uw kinderdagverblijf zien wij steeds vaker dat de ene medewerker verantwoordelijk is voor de planning en de prijzen en iemand anders voor de facturatie. Dit is allemaal geen enkel probleem binnen Bitcare en vanaf nu worden zelfs wijzigingen in dit contract (planningen, prijzen en details) zichtbaar. Het grote voordeel hiervan is dat er meer controle is doordat je elkaar op de hoogte kan brengen.

Hoe loopt het proces van het vastleggen van deze verantwoordelijkheden:

  1. 'Medewerker A' wijzigt iets in het contract (planning/prijzen/details). Dit wordt automatisch vastgelegd bij 'Contracten' → 'Controles'.
  2.  Dezelfde 'Medewerker A' maakt hiervan een notitie en biedt deze aan ter controle. Dit kan in 'Contracten' → via de knop 'Aanbieden ter controle'.
  3. 'Medewerker B' controleert deze wijziging en maakt een eventuele notitie aan. Dit kan in 'Contracten' → via de knop 'Afronden controle'.


Vastleggen van de verantwoordelijkheden in Bitcare

In het contract is er een kopje 'Controles', waar alles vastgelegd wordt zolang de stappen hieronder gevolgd worden.







Stap 1

Zet de 'Contract controle' aan in de 'Algemene instellingen' bij het kopje 'Basis'.

 

 



 

U krijgt hierna een nieuw kopje 'Nog te doen' en nieuwe mogelijkheden in het contract bij een kind.



Stap 2

Vervolgens kunt u gaan werken met de contract controle.

'Medewerker A' wijzigt iets in het contract (planning/prijzen/details). Dit wordt automatisch vastgelegd bij 'Contracten' → 'Controles'.

 

Voorbeeld

Kind Milan Gordin gaat van één dag in de week naar twee dagen in de week. 'Medewerker A' past het volgende in het contract aan:


Planning aanpassen:



Oude planning:   

 


Nieuwe planning:    




Prijzen aanpassen:

 


 

           Oude prijs:   


               Nieuwe prijs:   



 


Vervolgens kunt u het contracten aanbieden ter controle. Hierbij kunt u in de notitie schrijven wat u precies heeft aangepast.





Alle wijzigingen zijn ook te vinden onder het tabje 'Nog te doen' → 'Contracten wijzigingen'. 





Stap 3

In het tabblad 'Contract controle' is de wijziging te vinden en is te zien dat er wordt gewacht op antwoord.





 Let op:

- Medewerkers krijgen geen notificatie van de contract wijzigingen

- Het is voor intern gebruik

- Er zit geen autorisatie op. Er dient dan ook op een verstandige manier mee omgegaan te worden. De knop 'Aanbieden ter controle' verandert namelijk automatisch naar 'Afronden controle'. Het is niet de bedoeling dat 'Medewerker A' zelf de knop 'Aanbieden ter controle' gebruikt en vervolgens de knop 'Afronden controle'.