Stap 3: Medewerker(s) toevoegen


Stap 1

U logt in op app.bitcare.com of als u al ingelogd bent klikt u op 'Home'.


Stap 2
Op de home pagina klikt u op 'Medewerkers'.


Stap 3

U ziet nu een overzicht van alle medewerkers. Klik rechtsboven op het '+'.


Stap 4

Voer de naam in van de medewerker en vink een geslacht aan. Vink de juiste contractduur in en vul bij 'Datum' de eerste werkdag van de medewerker. Daarna kunt u eventueel de functie van de medewerker vastleggen. Typ de functietitel in het venster of kies een bestaande functie.


Ook kunt u eventueel het aantal FTE's, de directe leidinggevende en locatie aangeven. Klik op 'Volgende'.


Stap 5

Vervolgens geeft u de werktijden aan door de vierkanten op de balkjes te verschuiven. In de witte vlakken achter de dag kunt u onder het kopje 'Pauze' het aantal minuten pauze per dag invullen.

Als de medewerker geen vast rooster heeft en flexibel werkt, kunt u het best alle balken dicht zetten en het rooster toevoegen nadat de medewerker is aangemaakt.

U klikt op 'Volgende'.


Stap 6

Selecteer het type overeenkomst. In principe is de informatie die u nu heeft ingevoerd voldoende en kunt u klikken op 'Bewaar ingevoerde gegevens en sluiten':

Als u meer persoonlijke gegevens wil invoeren van de medewerker, zoals adresgegevens, klikt u op 'Volgende'.

Vul de aanvullende gegevens in en klik om deze op te slaan op 'Bewaar'.


Let op: Door deze stappen te doorlopen, heeft u alleen de medewerker geregistreerd in Bitcare. Als u de medewerker ook wilt plannen met behulp van Bitcare en/of toegang geven tot de Bitcare app en app.bitcare.com, volgt u deze stappen:


Medewerker plannen

Stap 1

Als u de medewerker heeft toegevoegd, klikt u in de lijst van medewerkers op de naam van de betreffende medewerker.


Stap 2

U bent nu in het profiel van de medewerker. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Arbeidsrelatie'.


Stap 3

U klikt bovenin het midden op 'Planning':

Schermafbeelding%202016-10-11%20om%2011.25.03.png


Stap 4

U ziet de huidige vaste planning staan. Om een medewerker op een groep te plannen of de planning aan te passen, klikt u op het potlood.


Stap 5

Er verschijnt een keuzemenu met een aantal opties, kies waarom u de planning wilt wijzigen, voer de wijzigingen door en klik op 'Bewaar'.

De planning van de medewerker wordt nu opgenomen in het schema van de organisatie en locatie.


Medewerker toegang geven tot Bitcare app en app.bitcare.com

Stap 1

Om een medewerker toegang te geven tot de Bitcare app en app.bitcare.com, moet u de medewerker een rol toewijzen, ofwel autoriseren. U gaat naar 'Home'.


Stap 2

U klikt op de naam van de organisatie of op de profielfoto van de organisatie:

Schermafbeelding%202016-10-11%20om%2011.28.49.png


Stap 3

U klikt in het menu aan de linkerkant op 'Autorisatie':


Stap 4

U ziet hier de medewerkers die u heeft geautoriseerd en die toegang hebben tot de Bitcare app en app.bitcare.com. Om een nieuwe medewerker te autoriseren, klikt u rechtsboven op het '+'.


Stap 5

Achter de naam van de medewerker klikt u op het potlood.


Stap 6

Er verschijnt nu een lijst van alle medewerkers die geregistreerd staan in Bitcare. U selecteert de betreffende medewerker. Bij 'Locatie' kiest u de juiste locatie of 'Alle' wanneer deze medewerker werkzaam is voor de hele organisatie. Bij 'Rol' selecteert u een rol die van toepassing is op de werknemer. 

Schermafbeelding%202016-10-11%20om%2011.32.35.png

Afhankelijk van de rol, heeft de medewerker rechten om bepaalde zaken al dan niet in te zien en aan te passen of toe te voegen. De volgende rollen zijn beschikbaar:

  1. Pedagogisch medewerker: op app.bitcare.com heeft deze rol alleen inzicht in de volgende tabbladen: mensen, kinderen, verlof en verzuim, schema, foto’s, documenten, rapporten. Daarnaast kan deze rol alleen verlof en ziek melden.

  2. Administratief medewerker: deze rol heeft alle rechten die de pedagogisch medewerker ook heeft, maar kan daarnaast ook contracten maken en wijzigen, de kindgegevens wijzigen en een ruildag en extra dag registreren.

  3. Financieel medewerker: deze rol heeft alle rechten van de administratief medewerker, maar kan daarnaast ook de facturen verwerken, maar niet als betaald registreren. Tot slot kan deze medewerker het SEPA bestand aanmaken voor automatische incasso.

  4. Supervisor: dit was voorheen de manager rol. Deze rol heeft inzicht in alle mogelijke gegevens inclusief de instellingen en kan deze ook aanpassen.

Bij 'Van/Tot data' voert u de periode in waarin de medewerker toegang moet krijgen tot de Bitcare app en app.bitcare.com, eventueel zonder einddatum. Vervolgens klikt u op 'Bewaar'.


Stap 7

De laatste stap is het uitnodigen van een medewerker. Hiervoor gaat u naar het profiel van de medewerker en klikt u bovenaan naast de profielfoto op 'Uitnodigen voor Bitcare'. U voert het e-mailadres van de medewerker in en de medewerker ontvangt een e-mail met de uitnodiging en een activatielink om in te loggen.

Schermafbeelding%202016-10-11%20om%2011.49.22.png


 

Ga nu verder met Stap 4