Contractopvolging van de online inschrijvingen (Concept contract en Reserveringen)

Voor het instellen van online inschrijvingen verwijzen wij u naar de volgende help file: online-inschrijfformulier-voor-ouders.

Nadat u het inschrijfformulier heeft ingesteld in Bitcare en deze op uw site te vinden is, kunt u de contractopvolging van de online inschrijvingen doen via Bitcare.

Het proces verloopt als volgt:
1) Ouders schrijven hun kind online in via uw website

2) Inschrijvingen komen binnen als 'Concepten' (= proefcontracten)

3) 'Concepten' worden omgezet naar 'Reserveringen' (= contract is verstuurd naar ouder)

4) 'Reserveringen' worden omgezet naar 'Actieve contracten'


Contractopvolging van de online inschrijvingen

Stap 1: Concepten
Online inschrijvingen komen binnen als 'Concept Contracten'. Concepten zijn proefcontracten en niet definitief. Deze kunt u terug vinden bij het tabje 'Nog te doen'.


De contactgegevens van de ouder worden direct getoond, evenals een eventuele notitie welke ouders geschreven hadden in het online inschrijfformulier. 


blob1476272695315.png


Stap 2

Bekijk de gegevens en beoordeel of het contract een 'Reservering' kan worden. 

  • Aanvraag afwijzen: ga naar het contract van dit kind en verwijder deze via prullenbakje of geef een einddatum aan bij 'Details' (zodat de gegevens bewaard blijven)

blob1476273087204.png


  • Aanvraag toewijzen: zet het contract door als een 'Reservering'. Dit kan via:
1) Het contract van het kind


blob1476273185777.png

2)  Via het tabje 'Nog te doen'


blob1476273213213.png


Stap 3

Het 'Concept contract' is nu een 'Reservering' geworden. Een reservering is de laatste status voor een 'Actief contract'. 


Let op: reserveringen kunnen zowel in het 'Schema' als in 'Rapporten' getoond worden.


Let op: in deze stap wordt het gehele contract nogmaals gecontroleerd:

  • Voeg een prijs toe in het contract!
  • Koppel een groep aan het kind in het contract
  • Controleer de bankgegevens van de ouder
  • Verstuur een contract naar de ouder


blob1476273704984.png

Stap 4

Beoordeel of het contract 'Actief' kan worden. 

  • Aanvraag alsnog afwijzen: ga naar het contract van dit kind en verwijder deze via prullenbakje of geef een einddatum aan bij 'Details' (zodat de gegevens bewaard blijven)

  • Maak het contract 'Actief', zodra u het contract ondertekent retour hebt ontvangen. Dit kan via: 


1) Het contract van het kind

 

blob1476274229003.png



2)  Via het tabje 'Nog te doen'


blob1476274194613.png




Het kind heeft nu een 'Actief contract' en de contractopvolging is voltooid.