Hoe werkt het gebruik van credit uren? (= potje met inhaaluren voor verlof/ziekte/nat. feestdagen)


In de praktijk zien wij dat heel veel kinderdagverblijven het toestaan dat ouders dagen mogen inhalen/tegoed te hebben wanneer het kind niet geweest is in verband met ziekte, verlof of een nationale feestdag. Het inzetten van ruildagen/uren werd als oplossing hiervoor gebruikt. Het resultaat hiervan is dat er soms complexe situaties ontstaan of dat door de vele ruilingen de bomen door het  bos niet meer werden gezien.


Daarom heeft Bitcare het mogelijk gemaakt om met credit uren te kunnen gaan werken. Deze functionaliteit moet ervoor zorgen dat het inhalen van dagen/tegoeden eenvoudiger voor je te verwerken is en je beter inzicht hebt in wat er per kind nog openstaat.


Zo kan je vanaf nu instellen dat verlof en/of ziekte en/of nationale feestdagen automatisch via een credit tegoed bij de kinderen komen. Deze credit uren kunnen de ouders vervolgens via hun App of website op een later tijdstip besteden middels een verzoek voor credit uren. De credit uren zijn een jaar lang geldig tot 31 december en in het nieuwe jaar vervallen deze. 


Hoe werken de credit uren?

  • Het kinderdagverblijf kan bepalen voor welke soorten afwezigheid een kind credit uren opbouwt:
    • Feestdagen
    • Verlof
    • Ziekte


Voorbeeld: David staat op maandag 8 juni voor in totaal 8 uur op de planning. Deze dag was hij ziek en is hij dus niet geweest. Er worden 8 uur toegewezen aan zijn credit uren saldo. Op woensdag 10 juni moet David extra opgevangen worden en doet de ouder via de app of website een aanvraag voor een credit planning van 8 uur. Dit is mogelijk vanwege het saldo van 8 credit uren. De kinderopvang controleert of er plek is op de groep en keurt het verzoek goed. Het saldo van David komt hierdoor weer op 0 credit uren en David kan nu geen nieuwe credit uren meer aanvragen. 

Let op: het bovenstaande kan ook gelden voor verlof en nationale feestdagen.

  • Voor credit uren hoeven de ouders niets extra te betalen. Deze uren zijn namelijk al betaald voor de oorspronkelijk opvang welke het kind door omstandigheden niet heeft afgenomen.


Onderstaand kunt u lezen hoe het instellen en gebruiken van credit uren werkt.


Stap 1

Ga naar app.bitcare.com of klik op 'Home' als u al bent ingelogd.


Stap 2

Klik op 'Instellingen' en klik op het tabblad 'Credit uren' in de 'Algemene instellingen'. 

  • Hier stelt u in per welke datum de credit uren worden opgebouwd.
  • Vervolgens kunt u aangeven waarvoor kinderen credit uren opbouwen. U kunt hier kiezen uit 'Feestdagen', 'Verlof en 'Ziek'. Bij alle opties die aangevinkt staan worden credit uren opgebouwd. 

Als u wijzigingen hebt aangebracht in bijvoorbeeld de opties die staan aangevinkt of de datum dan kunt u klikken op 'Opnieuw berekenen'.

Let op: Het is niet de bedoeling dat u deze frequent wijzigt, want dit kan consequenties hebben voor het saldo en reeds aangevraagde credit uren. Het kan hierdoor voorkomen dat een ouder plots een negatief saldo heeft.


Stap 3

Klik binnen 'Instellingen' op het tabblad 'Verlof en verzuim'. Binnen dit tabblad kunt u aangeven welke rol de credit uren kan goed- of afkeuren.


Stap 4

Per locatie kunt u aangeven of het voor ouders is toegestaan om credit uren aan te vragen. U klikt binnen de 'Instellingen' op de naam van de locatie en vervolgens op het tabblad 'Planning'. Hier selecteert u dat het voor ouders is toegestaan om credit uren aan te vragen.

Stap 5

Het openstaande saldo aan credit uren van een kind kunt u bekijken in het tabblad 'Planning' onder het tabblad 'Jaar'. Hieronder vindt u een voorbeeld:


Als 'Ziek' staat aangevinkt en een kind is 8 uur ziek geweest op Maandag 8 juni dan krijgt het kind 8 credit uren. Deze uren kan de ouder later inhalen door een credit planning in te voeren.



Stap 6

De ouder zou de credit uren graag gebruiken om op woensdag 17 juni deze dag in te komen halen (de credit uren komen na dit verzoek direct op '0' te staan).

U krijgt een verzoek voor credit planning binnen dat is ingediend door de ouder. Deze kunt u goed- of afkeuren zoals andere planningen. 



Stap 7

Nadat u het verzoek heeft goedgekeurd staat het kind in de planning op de aangevraagde dag en wordt ook meegeteld in het 'Schema'. Bij het tabblad 'Planning' bij het kind onder het kopje 'Jaar' kunt u het saldo opnieuw bekijken. Hier ziet u dat de credit planning op 17 juni 2017 staat en dat het saldo weer op 0 staat. Als het saldo op 0 staat is het voor ouders niet meer mogelijk om nieuwe aanvragen te doen.



Vragen over credit uren


1) Wanneer krijgen ouders de credit uren toegewezen?
Ouders krijgen alleen credit uren voor dagen die in het verleden liggen. Dit is bewust zo gedaan om het overzichtelijk te houden voor de planning binnen het kinderdagverblijf. Als de dag in het verleden ligt heeft de ouder ook pas recht op de credit uren, omdat het dan zeker is dat het kind de betaalde dag niet is gekomen.

2) Wat als ik helemaal niet wil werken met de credit uren?
Als u niet wilt werken met de credit uren kunt u per locatie uitvinken dat het voor ouders niet is toegestaan om credit uren aan te vragen.


3) Wanneer worden de aangevraagde credit uren van het openstaande saldo afgetrokken?
Zodra de ouder de aanvraag heeft ingediend worden de uren in mindering gebracht op het openstaande credit uren saldo.


4) Is het mogelijk om een negatief credit uren saldo te hebben?
Een negatief credit uren saldo is niet mogelijk. Ouders kunnen nooit meer credit uren aanvragen dan het openstaande saldo.


5) Hoe kunnen ouders credit uren aanvragen?
In de volgende help file wordt uitgelegd hoe ouders de credit uren kunnen aanvragen: Hoe kan ik als ouder credit uren aanvragen?


6) Waar kan ik de credit saldo's controleren?    

Dit kan via het rapport 'Credit uren saldo'




Let op: denk goed na over de consequenties voor en werkwijze van uw organisatie bij het aanzetten van de credit uren