Klanten export van Bitcare naar Exact

Binnen Bitcare is het mogelijk om te exporteren naar Exact. Facturen en klanten kunnen worden geexporteerd om vervolgens te kunnen worden geimporteerd in Exact. 


Het is van groot belang dat de klanten in zowel Bitcare als Exact aanwezig zijn zodat facturen moeiteloos naar Exact kunnen worden geexporteerd.  In deze help file helpen wij u hier graag op verder.


Wanneer u begint met Bitcare en de export naar Exact

U voert de kinderen en ouders in binnen Bitcare. De ouder die als eerste wordt ingevoerd is de contract verantwoordelijke ouder binnen Bitcare. Dit is ook de ouder die in het export bestand wordt geplaatst. Voor een succesvolle export naar Exact is het noodzakelijk om enkele velden correct in te vullen.

  1. Ga naar het profiel van de contract verantwoordelijke ouder.
  2. Klik op het potlood bij 'Persoonlijke informatie'.
  3. Voer de velden van de ouder in die getoond worden op onderstaande afbeelding. Dit is belangrijk om foutmeldingen binnen Exact te voorkomen.
  4. Voeg in het profiel van de ouder de bankgegevens toe door op het '+' te klikken.
  5. Indien uw Exact administratie nog helemaal leeg is dan maakt u het export bestand aan en importeert u dit binnen Exact. Alle klanten/debiteuren krijgen een nummer/relatiecode van Exact en dit nummer voert u in bij de ouder. Dit kunt u in het profiel invoeren door op het potlood te klikken bij 'Persoonlijke informatie' en het nummer uit Exact in te voeren bij het veld 'Code'.

  6. Indien u al klanten/debiteuren in Exact staan dan doet u het volgende
    • Maak de nieuwe klant/relatie aan in Exact (een naam invoeren is voldoende)
    • Tijdens het aanmaken van de nieuwe klant/relatie ziet u Code met een nummer in het scherm staan. Exact genereert dit nummer. Exact gaat verder met nummeren bij het laatste nummer. Als de nieuwste klant 10207 is dan geeft Exact 10208 aan de nieuwe klant/relatie. Het is binnen Exact Online niet mogelijk om een nummer reeks aan te wijzen aan de klanten vanuit Bitcare. Daarom moet u de nieuwe klant eerst in Exact Online aanmaken. Zoals eerder is aangegeven is slechts het invoeren van de naam (of zelfs minder) voldoende. Bitcare zal op basis van de Code de data overschrijven die is ingebracht.
    • Vervolgens voert u dit in binnen het profiel van de contract verantwoordelijke ouder. Dit kunt u in het profiel invoeren door op het potlood te klikken bij 'Persoonlijke informatie' en het nummer uit Exact in te voeren bij het veld 'Code'. 

Wanneer u al werkt met Bitcare en de export naar Exact

Als u al werkt met Bitcare en de export naar Exact dan moet u onderstaande stappen volgen bij het importeren van een nieuwe klant naar Exact.

  1. Maak de nieuwe klant eerst aan binnen Exact.
    Tijdens het aanmaken van de nieuwe klant/relatie krijgt deze binnen Exact een Code. Exact gaat verder met nummeren bij de laatste Code. Als de nieuwste klant 10207 is dan geeft Exact 10208 aan de nieuwe klant.
  2. Maak de nieuwe klant aan binnen Bitcare en voer de persoonlijke informatie in binnen het profiel van de ouder.
  3. Vervolgens voert u binnen het profiel van de ouder het klantnummer van Exact in bij het veld 'Code'.
  4. Wanneer u gaat exporteren vanuit Bitcare naar Exact neemt Exact de (overige) gegevens vanuit Bitcare over.

Let op: Als u de contract verantwoordelijke wijzigt binnen Bitcare dan dient u de bovenstaande stappen ook te volgen.