Wat moet ik allemaal weten over het KOI bestand?

Iedere kinderopvang of buitenschoolse opvang binnen Nederland kan uitgenodigd worden om gegevens aan te leveren aan de belastingdienst. Het KOI bestand is de afkorting van Kinderopvang instelling (KOI) bestand.


Waarvoor dient het KOI bestand?
Het KOI bestand wordt door de belastingdienst gebruikt om te controleren of ouders terecht kinderopvangtoeslag hebben ontvangen. Het kan voorkomen dat ouders achteraf moeten terugbetalen of bijbetaald krijgen.


Voor veel organisaties is het niet altijd duidelijk wat het KOI bestand precies is en wat belangrijk is om te weten.
Onderstaand hebben wij voor u het proces van het KOI bestand uitgewerkt. 

  1. Kinderopvang organisatie wordt uitgenodigd door de belastingdienst.
  2. Kinderopvang organisatie levert KOI bestand aan op een portaal van de belastingdienst. Dit bestand kan gegenereerd worden vanuit Bitcare indien alle gegevens hier goed staan ingevoerd.
  3. Belastingdienst controleert het bestand en probeert dit aan te vullen. Zo wordt er een poging gedaan om ontbrekende LRKP en BSN nummers te vinden op bijvoorbeeld adres- en naamgegevens.
  4. Belastingdienst gaat de gegevens uit het KOI bestand matchen met de aanvragen voor kinderopvangtoeslag. Dit doet men op basis van LRKP, kind en ouder.
  5. Als er een match is tussen aanvraag en KOI bestand en er is geen verschil of het verschil is klein dan stopt het process. De ouder hoeft niet terug te betalen of krijgt ook geen extra toeslag.
  6. Als er een match is gevonden, maar er is een groot verschil dan krijgt de ouder een brief om de belastingdienst van meer informatie te voorzien. Dit kan zijn: De jaaropgave, de facturen of bewijs van betaling. Stel dat de kinderopvang organisatie failliet is gegaan en zij geen jaaropgave hebben geleverd. Dan volstaat bewijs van betaling (bankafschriften). Op basis van de extra gegevens neemt de belastingdienst een besluit over eventuele teruggaaf of bijbetaling.
  7. Als er geen match wordt gevonden dan krijgen ouders ook een brief om meer gegevens aan te leveren. Dit is vergelijkbaar met de vorige stap.


Welke persoonlijke gegevens zijn van belang voor het KOI bestand?

Op onderstaande afbeelding is voor zowel kind als ouder weergegeven welke velden ingevuld moeten zijn voor een correct KOI bestand.

Welke overige gegevens zijn van belang voor het KOI bestand?

Het contract en de facturen van het kind zijn van belang voor het KOI bestand. Binnen Bitcare kan gebruik gemaakt worden van verschillende prijsartikelen. De prijsartikelen aanwezigheid, extra aanwezigheid, vooruitbetaling en subsidie worden meegerekend in de jaaropgave. Deze prijsartikelen worden dus ook meegenomen in de berekening voor kinderopvangtoeslag. Een correcte jaaropgave en correct KOI bestand begint dus al bij de facturatie binnen Bitcare.


Vragen over het KOI bestand:

Hoe kan ik een KOI bestand genereren binnen Bitcare?

In de helpfile KOI bestand voor de Belastingdienst wordt uitgelegd hoe u een KOI bestand kunt genereren.


Hoe weet ik of ik een KOI bestand moet aanleveren?

Als u door de belastingdienst wordt uitgekozen om gegevens aan te leveren dan zullen zij u hierover informeren.


Moeten beide ouders in het KOI bestand staan?

Het is niet relevant of ouder 1 of ouder 2 in het bestzolang een van de ouders maar op de oorspronkelijk aanvraag voor kinderopvangtoeslag staat. Stel 2 ouders (partners) vragen toeslag aan met vader als hoofdaanvrager, maar in het KOI bestand staat alleen de moeder als ouder 1, dan kan de belastingdienst dit wel matchen.