Hoe stuur ik achterstallige facturen (herinneringen) naar ouders?
Achterstallige facturen kunnen verstuurd worden naar de ouder die de factuur heeft ontvangen. Dit is vaak de contract verantwoordelijke ouder, tenzij deze onlangs gewijzigd is. Je kunt zelf de e-mailtekst schrijven in een zogenaamd ‘sjabloon’. Meer informatie over dit sjabloon kan je vinden in deze helpfile: Voorbeeld sjabloon voor achterstallige facturen.
Hieronder word beschreven hoe je achterstallige facturen kunt versturen naar ouders:
Stap 1
Creëer een sjabloon met de standaard e-mailtekst die je wil sturen naar de ouders met een achterstallige factuur na x-aantal dagen. Dit kan in de algemene instellingen bij 'Sjablonen'. Klik op het '+' om een sjabloon toe te voegen.
Stap 2
Vervolgens voer je de naam van het sjabloon in en de tekst die je wilt gebruiken in het sjabloon. In de eerder genoemde helpfile kan je een voorbeeld sjabloon vinden dat je zou kunnen gebruiken.
Stap 3
Navigeer in de algemene instellingen naar het kopje 'Facturatie'. Scroll naar beneden en klik bij het kopje 'Achterstallig' op het '+'. Vervolgens stel je het aantal dagen in waarna je een mail naar de ouders wilt sturen.
Let op: dit zijn de dagen nadat de factuur vervallen is. Dus wanneer je 14 vervaldagen hebt ingegeven in de instellingen en je wilt op dag 15 de herinnering versturen, dan dien je bij dagen '1' in te voeren (14 + 1 = 15). Selecteer vervolgens het aangemaakte sjabloon. Er kunnen meerdere sjablonen geüpload worden voor verschillende dagen.
Controleer het e-mailadres van degene die de factuur heeft ontvangen (vaak de contract verantwoordelijke) en of het e-mailadres bij ‘Contact’ staat ingesteld als primair. Het vinkje achter het e-mailadres geeft aan dat het is ingesteld als 'Primair'.
Stap 5
Vanuit het tabblad 'Financieel' bij de sectie 'Achterstallig' kunt u de achterstallige factuur of facturen selecteren op basis van de ingevoerde termijnen in de algemene instellingen.
Stap 6
Door de factuur of facturen te selecteren en te klikken op ‘Verstuur naar e-mail adres’ zal de mail verzonden worden naar de ouder(s). Deze mail bevat de door jou gepersonaliseerde e-mailtekst en de achterstallige factuur als bijlage.
Nadat een betalingsherinnering is verstuurd is deze ook in het profiel van de contractverantwoordelijke ouder terug te vinden bij 'Documenten':
Related Articles
Hoe kan ik beide ouders inzicht geven in de facturen?
Binnen Bitcare is de contract verantwoordelijke geautoriseerd om de facturen in te zien. Om beide ouders inzicht te geven in de facturen is het belangrijk om de ouders als relatie aan elkaar te koppelen. Onderstaand leggen wij graag uit hoe je dit ...Bitcare: alles voor ouders
In dit document vind je alle handige zaken met betrekking tot de introductie van Bitcare bij ouders. Je kunt deze teksten naar eigen wensen aanpassen. Na het doorlezen van dit document ben je helemaal klaar om de ouders optimaal te informeren en ...Hoe kan ik een PDF met alle facturen aanmaken?
Om de (concept) facturen nog eens te controleren kan het handig zijn om de facturen in te zien zoals de ouders de factuur ontvangen. Dit kun je eenvoudig doen door een PDF aan te maken waar je alle facturen onder elkaar ziet. In deze helpfile wordt ...Hoe maak ik Facturen aan?
Wanneer een van onze consultants langskomt voor de opstart wordt de facturatie uitgelegd. Indien je later hebt besloten om de facturatie via Bitcare te gaan doen kan je de facturatie aan de hand van onderstaande stappen zelfstandig instellen. Ook kan ...Hoe kan ik verstuurde betalingsherinneringen inzien?
Het kan voorkomen dat ouders niet op tijd een factuur betalen. In dat geval kun je via Bitcare heel gemakkelijk een betalingsherinnering sturen. In deze helpfile laten we je zien hoe je de verstuurde betalingsherinnering zelf nog eens kunt bekijken. ...