Vooruitbetaling voor flexibele contracten

Voor flexibele contracten is het mogelijk om een vooruitbetaling te registreren. Je ontvangt dan geld vooruit voor de komende maand voor een minimum van x-aantal uur. Tijdens de volgende facturatie ronde worden de geplande of gerealiseerde uren afgezet tegen deze vooruitbetaling. Bitcare berekent dus na afloop automatisch of een ouder bij moet betalen op de eerstvolgende factuur.

Deze vooruitbetaling werkt voor de volgende aanwezigheidsprijzen:

1. Geplande prijs gebaseerd op uur, half uur, of 15 minuten 
   
2. Gerealiseerde prijs gebaseerd op uur, half uur, of 15 minuten

Dit voer je op de volgende wijze in:

Stap 1

Controleer of het kind een flexibel contract heeft. Dit controleer je bij 'Contracten' - 'Details'. Mocht het kind geen flex contract hebben dan kun je dit wijzigen door op het potloodje te klikken.

Stap 2

Klik vervolgens op ‘Prijzen’.

Stap 3

Klik op het '+' om de vooruitbetaling in te voeren.

Stap 4

Kies bij prijstype voor ‘Vooruitbetaling’.

Stap 5

Voer de data, de prijs en het aantal uren in.

Nu staat de vooruitbetaling geregistreerd.

Stap 6

Klik vervolgens op het '+' om een 'prijs voor aanwezigheid' in te voeren.

Stap 7

Stel de data, de prijs en het aantal uren in. Je kunt kiezen voor een prijs gebaseerd op de planning (=geplande dagen) of op realisatie (= in- en uitcheck).

Let op: deze prijzen kunnen alleen per uur, half uur, of 15 minuten.

---

Vervolgens kun jij of de ouder flexibele dagen registreren/aanvragen voor het kind en zal er tijdens de factuur van de volgende maand het vooruitbetaalde bedrag afgezet worden tegen de gerealiseerde of geplande uren. 

Let op: wanneer je gaat factureren dien je zowel de optie 'Planning' als de optie 'Gerealiseerde (extras) + Extra planning' aan te vinken, anders komt er namelijk geen factuur uit.

---

Hieronder vind je nog enkele praktijkvoorbeelden van hoe de factuur eruit kan komen te zien.

Scenario:

Een kind heeft een flexibel contract voor minimaal 25 uur en dat wordt met een bedrag van 150 euro vooruit betaald voor de maand november. Dan zijn er 3 opties:

25 uur vooruitbetaald > 10 flexibele uren gerealiseerd:

Het kind kwam uiteindelijk maar 10 flexibele uren in november. Deze 10 uur worden als gerealiseerde uren op de factuur gezet, maar worden niet in rekening gebracht. Dit omdat het aantal uren onder de vooruitbetaling van 25 uur blijft. De ouder krijgt in dit geval geen geld terug.

25 uur vooruitbetaald = 25 flexibele uren gerealiseerd:

Het kind kwam uiteindelijk 25 flexibele uren in november. Deze 25 uur worden als gerealiseerde uren op de factuur gezet, maar worden niet in rekening gebracht. Dit omdat het aantal uren evenveel is als de vooruitbetaling van 25 uur is. De ouder krijgt in dit geval geen geld terug.

 

25 uur vooruitbetaald < 35 flexibele uren gerealiseerd:

Het kind kwam uiteindelijk 35 flexibele uren in november. Deze 35 uur worden als gerealiseerde uren op de factuur gezet en er worden 10 uren in rekening gebracht. Dit omdat het kind 10 uur boven de vooruitbetaling van minimaal 25 uur gerealiseerd heeft. De ouder betaalt in dit geval dus de extra afgenomen uren.

• Related Articles

• Wat is het verschil tussen een vast en een flexibel contract? En hoe pas ik dit aan?

  In Bitcare kan je werken met zowel vaste als flexibele contracten voor de kinderen. In deze helpfile leggen we uit hoe je dit kan vastleggen in Bitcare, wat het verschil is tussen vast en flexibel en eventueel een contract wijziging kan doorvoeren. ...

• Kan er een drempel worden ingesteld voor minimale afname bij een flexibel contract?

  Ja, dat kan met Bitcare. Er kan een drempel ingesteld worden voor een x-aantal uren per maand waar de ouder een vooruitbetaling voor betaald. Dit zodat de ouder wel een vast maandbedrag betaalt, maar zelf alles kan inplannen. Voor het instellen van ...

• Aparte facturen aanmaken in de jaarovergang met 'Vooruitbetaling bij flexibele uren'

  Maak je gebruik van de prijs ‘vooruitbetaling voor flexibele uren’? Dan is het belangrijk om alles van 2024 af te ronden in het jaar 2024 in verband met correcte jaaropgaven. Dit betekent dat je aparte facturen moet maken voor de vooruitbetaling van ...

• Bitcare: alles voor ouders

  In dit document vind je alle handige zaken met betrekking tot de introductie van Bitcare bij ouders. Je kunt deze teksten naar eigen wensen aanpassen. Na het doorlezen van dit document ben je helemaal klaar om de ouders optimaal te informeren en ...

• Bitcare voor ouders informatiebrief

  Wil je altijd op de hoogte zijn van alle activiteiten en belangrijke gegevens van jouw kind(eren) op de kinderopvang? Bitcare biedt je deze mogelijkheid door middel van onze Bitcare Ouderapp en website. Zie de bijlage voor meer informatie.