Contacten 'Anonimiseren' - Hoe werkt dit precies?
De kinderopvang mag persoonlijke data verwerken zolang er een doel is. Het doel is voldoen aan de wetgeving GDPR/AVG en aangiftes maken naar de belastingdienst. Zodra een contract is beëindigd heb je geen doel gebruik van de persoonlijke gegevens meer en dien je gegevens te verwijderen. Als een kind of ouder inactief is, kun je onder het profiel de knop 'Anonimiseren' vinden. Door een persoon te anonimiseren worden bepaalde gegevens verwijderd. Gegevens die je niet langer nodig hebt, bijvoorbeeld persoonsgegevens, foto's, activiteiten en documenten. Deze actie (anonimiseren) wordt niet direct uitgevoerd, maar na 14 dagen. Tot die tijd kan het anonimiseren worden geannuleerd.
In de toekomst zullen wij het ook mogelijk maken om meerdere meerdere contacten tegelijkertijd te anonimiseren via de 'Kwaliteitsmonitor'.
Bewaartermijnen:
- Nederland: conform wetgeving dien je financiële gegevens 7 jaar te bewaren.
- België: conform wetgeving dien je financiële gegevens 10 jaar te bewaren.
Wat gebeurt er na anonimiseren?
De volgende gegevens worden verwijderd:
- Persoonlijke gegevens (naam, adres, geboortedatum, etc.)
- Medische gegevens
- Alle foto's bij het kind
- Alle documenten (contracten, jaaropgaven) bij het kind
- Alle activiteiten
De volgende gegevens worden bijgewerkt:
Bij alle bankrekeningen verbonden met het kind wordt de IBAN leeggemaakt, het veld 'in gebruik' wordt uitgezet, en 'primair' wordt uitgezet.
De naam van het contact wordt teruggebracht tot de initialen.
Tussenvoegsels worden verwijderd, en de initialen worden automatisch gegenereerd vanuit het naamveld.
'Foto's toegestaan' wordt uitgezet.
- Status wordt Anoniem
De volgende velden worden leeggemaakt:
'Voornaam',
'Initialen',
'Tussenvoegsel',
'Achternaam',
'Geboortedatum',
'BSN',
'Geslacht',
'Allergieën',
'Klantnummer',
'Rekeningnummer voor de incasso'
'Doktor naam',
'Dokter mail',
'Doktor_telefoon',
'Verzekering',
'Verzekeringsnummer',
'Maaltijden',
'Factuur tenaamstelling',
'Factuur e-mailadres',
'Taal',
'Nationaliteit',
'Bijzonderheden',
'Adres',
'Postcode',
'Plaats'
'Land'
De volgende gegevens blijven bestaan:
- De naam worden enkel letters, voorbeeld Denise Jansen wordt 'DJ'.
- Facturen onder 'Financieel'
Anonimiseren per persoon
Let op: alleen kinderen en ouders die 'inactief' zijn onder 'Persoonlijk' kun je anonimiseren. Stap 1
Navigeer naar het inactieve kind of de ouder.
Stap 2
Klik op het tandwiel onder de profielfoto.
Stap 3
Klik op 'Anonimiseren'.
Stap 4
Vul de volledige naam in.
Let op: 2 weken na het klikken op anonimiseren wordt het kind 'Anoniem'. Tot die tijd staan deze in kind / ouderlijst onder de filter 'Wordt anoniem'.
Stap 5
Je kunt tot 2 weken na klikken op de knop 'anonimiseren' deze personen terugvinden in de kind- en ouderlijst onder de filter 'Wordt anoniem'.
Je kunt dit ongedaan maken met de knop aan de rechterkant.
Veel gegevens worden verwijderd na 14 dagen. Denk aan de persoonlijke informatie, activiteiten, foto's en alle documenten (ook facturen, jaaropgaven en betalingsherinneringen).
De letters van de naam en de facturen onder 'Financieel' blijven bestaan.
Om de persoon op te zoeken kan je het beste gebruik maken van de zoekbalk rechtsboven en zoeken op de letters.
Na anonimiseren worden de gegevens verwijderd:
Let op: Anonimiseren doe je per profiel, dus ouders en kinderen dien je apart anoniem maken.
Anonimiseren via de Kwaliteitsmonitor
Via de 'Kwaliteitsmonitor' kun je inzien welke contracten je dient te anonimiseren.
In de toekomst zullen wij het mogelijk maken om via de 'Kwaliteitsmonitor' meerdere contacten tegelijkertijd te anonimiseren.
Let op: alleen kinderen en ouders die 'inactief' zijn onder 'Persoonlijk' kun je anonimiseren.
Stap 1
Klik op 'Start'.
Stap 2
Klik op 'Dashboard'.
Stap 3
Klik op 'Kwaliteitsmonitor'.
Stap 4
Klik op de categorie 'Beveiliging & Privacybeleid'.
Stap 5
Selecteer de locatie.
Stap 6
Hier kan je zien wie je na 15 maanden moet anonimiseren.
Related Articles
Persoonsgegevens & Bitcare
Wil je meer weten over persoonsgegevens omdat je een nieuwe gebruiker bent? Of wil je meer weten over gebruikers en de gegevens die wij opslaan? In deze helpfile vertellen wij je er alles over. Wanneer je wordt uitgenodigd voor toegang tot Bitcare, ...Handleiding | Hoe werkt de integratie tussen Bitcare & Humanwave?
Er is een integratie gemaakt tussen Bitcare en Humanwave om de gegevens van de medewerkers heen en weer te kunnen sturen zodat jij Bitcare en Humanwave optimaal kan inzetten in jouw kinderopvang. Hierbij gebruik je Bitcare alleen voor de ...Hoe kan ik een kind, ouder of medewerker verwijderen uit Bitcare?
Het is mogelijk om foutief ingevoerde kinderen, ouders en medewerkers zelf uit Bitcare te verwijderen. Bijvoorbeeld als het kindje wel is aangemaakt, maar nooit gestart is op jouw kinderopvang. Let op: wij willen benadrukken dat hier zorgvuldig mee ...Openstaande verzoeken wijzigen of verwijderen in de Bitcare Ouder App
Ouders kunnen zelf openstaande verzoeken wijzigen of verwijderen in de Bitcare Ouder App. Dit werkt als volgt: Stap 1 Open de Bitcare Ouder App en Druk op 'Planning' in het startscherm: Stap 2 Druk op het openstaande verzoek om het verzoek te ...Kan ik verstuurde berichten verwijderen?
Het is mogelijk om reeds verstuurde nieuwsberichten te verwijderen. Let op, de ouder heeft wel al een push melding ontvangen van dit bericht. Na verversen van de App zal het bericht verwijderd worden.