Contract controle: vastleggen van verantwoordelijkheden (wijzigingen in contract: planning/prijzen/details)
Door de groei van kinderopvangorganisaties zien wij steeds vaker dat de ene medewerker verantwoordelijk is voor de planning en de prijzen, en iemand anders voor de facturatie. Dit is allemaal geen enkel probleem binnen Bitcare, want er kunnen wijzigingen in het contract (planningen, prijzen en details) zichtbaar gemaakt worden voor iemand anders die het moet controleren. Het grote voordeel hiervan is dat er meer controle is doordat je elkaar op de hoogte kan brengen.
Hoe loopt het proces van het vastleggen van deze verantwoordelijkheden:
- 'Medewerker A' wijzigt iets in het contract (planning/prijzen/details). Dit wordt automatisch vastgelegd bij 'Contracten' → 'Controles' en bij 'Nog te doen' → 'Contract wijzigingen'.
- 'Dezelfde 'Medewerker A' maakt hiervan een notitie en biedt deze aan ter controle. Dit kan in 'Contracten' → via de knop 'Aanbieden ter controle'.
- Deze notitie wordt zichtbaar bij 'Nog te doen' → 'Contract ter controle'.
- 'Medewerker B' controleert deze wijziging en maakt een eventuele notitie aan. Dit kan in 'Contracten' → via de knop 'Afronden controle'.
Contract controle aanzetten
In het contract is er een kopje 'Controles', waar alles vastgelegd wordt zolang de stappen hieronder gevolgd worden.
Stap 1
Log in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klik op 'Start'.
Stap 2
Klik op de startpagina op 'Instellingen'. Het scherm opent in het tabblad van 'Basis'. Scrol naar beneden naar 'Kenmerken'. Vink hier 'Contract' controle' aan. Klik vervolgens op 'Bewaar'.
Je krijgt hierna een nieuw kopje 'Nog te doen' en nieuwe mogelijkheden in het contract bij een kind.
Contract controle gebruiken
Stap 1
Vervolgens kan je gaan werken met de contract controle.
'Medewerker A' wijzigt iets in het contract (planning/prijzen/details). Dit wordt automatisch vastgelegd bij 'Contracten' → 'Controles'.
Voorbeeld
Kind Alex Lammers gaat van één dag in de week naar twee dagen in de week. 'Medewerker A' past het volgende in het contract aan:
Planning aanpassen:
Oude planning:
Nieuwe planning:
Vervolgens kan je het contracten aanbieden ter controle. Hierbij kan je in de notitie schrijven wat je precies hebt aangepast.
Alle wijzigingen zijn ook te vinden onder het tabje 'Nog te doen' → 'Contracten wijzigingen'.
De aangeboden contracten ter controle voor bijvoorbeeld de leidinggevende zijn zichtbaar onder het tabje 'Nog te doen' → 'Contracten ter controle'.
Stap 2
In het tabblad 'Contract controle' is de wijziging te vinden en is te zien dat er wordt gewacht op antwoord.
Stap 3
De collega die het moet controleren kan hier de controle afronden. Deze zal ook verdwijnen uit 'Nog te doen'
Let op:
- Medewerkers krijgen geen notificatie van de contract wijzigingen
- Het is voor intern gebruik
- Er zit geen autorisatie op. Er dient dan ook op een verstandige manier mee omgegaan te worden. De knop 'Aanbieden ter controle' verandert namelijk automatisch naar 'Afronden controle'. Het is niet de bedoeling dat 'Medewerker A' zelf de knop 'Aanbieden ter controle' gebruikt en vervolgens de knop 'Afronden controle'.