Contract controle: vastleggen van verantwoordelijkheden (wijzigingen in contract: planning/prijzen/details)

Contract controle: vastleggen van verantwoordelijkheden (wijzigingen in contract: planning/prijzen/details)

Door de groei van kinderdagverblijven zien wij steeds vaker dat de ene medewerker verantwoordelijk is voor de planning en de prijzen, en iemand anders voor de facturatie. Dit is allemaal geen enkel probleem binnen Bitcare want er worden nu zelfs wijzigingen in het contract (planningen, prijzen en details) zichtbaar. Het grote voordeel hiervan is dat er meer controle is doordat je elkaar op de hoogte kan brengen.

Hoe loopt het proces van het vastleggen van deze verantwoordelijkheden:

  1. 'Medewerker A' wijzigt iets in het contract (planning/prijzen/details). Dit wordt automatisch vastgelegd bij 'Contracten' → 'Controles'.
  2. 'Dezelfde 'Medewerker A' maakt hiervan een notitie en biedt deze aan ter controle. Dit kan in 'Contracten' → via de knop 'Aanbieden ter controle'.
  3. 'Medewerker B' controleert deze wijziging en maakt een eventuele notitie aan. Dit kan in 'Contracten' → via de knop 'Afronden controle'.
Vastleggen van de verantwoordelijkheden in Bitcare
In het contract is er een kopje 'Controles', waar alles vastgelegd wordt zolang de stappen hieronder gevolgd worden.

Stap 1
Log in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klik op 'Start'.

Stap 2
Klik op de startpagina op 'Instellingen'. Het scherm opent in het tabblad van 'Basis'. Scrol naar beneden naar 'Kenmerken'. Vink hier 'Contract' controle' aan, en 'Bewaar' je keuze.


 Je krijgt hierna een nieuw kopje 'Nog te doen' en nieuwe mogelijkheden in het contract bij een kind.

Stap 2
Vervolgens kan je gaan werken met de contract controle.
'Medewerker A' wijzigt iets in het contract (planning/prijzen/details). Dit wordt automatisch vastgelegd bij 'Contracten' → 'Controles'.

Voorbeeld
Kind Alex Lammers gaat van één dag in de week naar twee dagen in de week. 'Medewerker A' past het volgende in het contract aan:

Planning aanpassen:

Oude planning:   

 

Nieuwe planning:    

 

Vervolgens kan je het contracten aanbieden ter controle. Hierbij kan je in de notitie schrijven wat je precies hebt aangepast.



Alle wijzigingen zijn ook te vinden onder het tabje 'Nog te doen' → 'Contracten wijzigingen'. 


De aangeboden contracten ter controle voor bijvoorbeeld de leidinggevende zijn zichtbaar onder het tabje 'Nog te doen' → 'Contracten ter controle'. 



Stap 3

In het tabblad 'Contract controle' is de wijziging te vinden en is te zien dat er wordt gewacht op antwoord.




 Let op:
- Medewerkers krijgen geen notificatie van de contract wijzigingen
- Het is voor intern gebruik
- Er zit geen autorisatie op. Er dient dan ook op een verstandige manier mee omgegaan te worde
n. De knop 'Aanbieden ter controle' verandert namelijk automatisch naar 'Afronden controle'. Het is niet de bedoeling dat 'Medewerker A' zelf de knop 'Aanbieden ter controle' gebruikt en vervolgens de knop 'Afronden controle'.

    • Related Articles

    • Hoe wijzig ik de vaste planning van een kind via de website?

      De planning van een kind kan natuurlijk wel eens veranderen en dit kan ook effect hebben op het te betalen bedrag.  In deze helpfile leggen we uit hoe je dit kan instellen. Vaste planning van een kind wijzigen via de website? Stap 1 Log in op ...
    • Hoe voer ik wijzigingen in de planning door op de iPad?

      Volg deze helpfile als je: Een kind wilt ziek melden. Een kind op verlof/afwezig wilt registreren. Een kind onaangekondigd afwezig wilt registreren. Een extra dag wilt inplannen voor het kind. Een bonus dag (= wendag) wilt inplannen voor het kind. Of ...
    • Financieel controle rapport: Factuur - controlelijst

      Voor klanten die vooruit een maandbedrag factureren (bijvoorbeeld maart) en achteraf de gerealiseerde en extra planning (in dit voorbeeld januari) is er een zeer handig controle rapport. Dit rapport koppelt de actieve contracten met facturen. Het ...
    • Financieel rapport: Factuur - details

      Binnen het rapport 'Factuur - details' worden de details vertoond van verschillende facturen tegelijk. Hierdoor is het niet nodig om iedere factuur apart te openen om de details van meerdere facturen tegelijk te kunnen bekijken.  Stap 1 Log in op ...
    • Wat geven de Kinderopvang Rapporten weer?

      Er zijn 7 categorieën Kinderopvang Rapporten te vinden wanneer je via het startscherm op 'Rapporten' klikt.  Management Kind gegevens Ouder gegevens Planning Realisaties Prijzen Financieel Contracten - Actieve kinderen: een lijst per locatie/groep ...