Contractopvolging van de online inschrijvingen (Concept contract | Reserveringen | Actief contract)

Contractopvolging van de online inschrijvingen (Concept contract | Reserveringen | Actief contract)

Ouders kunnen hun kind eenvoudig inschrijven via het online inschrijfformulier. Super handig, aangezien deze gegevens automatisch in 'Nog te doen' verschijnen in Bitcare. Zo hoef jij niet alle gegevens zelf in te voeren, maar doet de ouder dat voor jou. 

Tip:
  1. Bekijk eerst eens onze handige video: Video: van online inschrijving tot ondertekend contract - volledig digitaal.
  2. Voor het instellen van de online inschrijvingen verwijzen wij je door naar de volgende helpfile: Bitcare online inschrijfformulier voor ouders.
Wanneer je het inschrijfformulier in Bitcare hebt ingesteld en deze op je site of via een link te vinden is, kun je de contractopvolging van de online inschrijvingen regelen via Bitcare. 

Het proces verloopt als volgt:
1) Ouders schrijven hun kind online in via jouw website. 

2) Inschrijvingen komen binnen als 'Concepten' (= proefcontracten). 

3) 'Concepten' worden omgezet naar 'Reserveringen' (= contract is verstuurd naar ouder). 

4) 'Reserveringen' worden omgezet naar 'Actieve contracten'. 



Contractopvolging van de online inschrijvingen

Stap 1 - Concepten
Online inschrijvingen komen binnen als 'Concept Contracten'. Concepten zijn proefcontracten en zijn dus niet definitief. De concepten vind je terug bij 'Nog te doen'. Ook krijg je een notificatie en een e-mail van de nieuwe inschrijving.

De contactgegevens van de ouder(s) worden direct getoond, evenals een (eventuele) notitie met daarin welke ouders zich via het inschrijfformulier hebben aangemeld. 


Stap 2 - Reserveringen
Bekijk de gegevens en beoordeel of het contract een 'Reservering' kan worden. 

  • Aanvraag afwijzen: ga naar het contract van het kind en verwijder deze via de prullenbak óf geef een einddatum aan bij 'Details' (zodat de gegevens bewaard blijven). 


  • Aanvraag accepteren: zet het contract door als een 'Reservering'. Dit kan via:
1) Het contract van het kind


2)  Het tabje 'Nog te doen'


Stap 3
Het 'Concept contract' is nu een 'Reservering' geworden. Een reservering is de laatste status vóór een 'Actief contract'. 

Let op: 

- Reserveringen kunnen zowel in 'Schema' als in 'Rapporten' worden getoond. 

- In deze stap wordt het gehele contract nogmaals gecontroleerd:


Stap 4
Beoordeel of het contract 'Actief' kan worden. 
  • Aanvraag alsnog afwijzen: ga naar het contract van het kind en verwijder deze met de prullenbak óf geef een einddatum aan bij 'Details' (zodat de gegevens bewaard blijven). 
  • Maak het contract 'Actief' zodra je het contract ondertekend hebt ontvangen. Dit kan via: 

1) Het contract van het kind


2)  Het tabje 'Nog te doen'



Het kind heeft nu een 'Actief contract' en de contractopvolging is voltooid. Veel plezier met alle aanmeldingen!