Contractopvolging van de online inschrijvingen (Concept contract | Reserveringen | Actief contract)

Contractopvolging van de online inschrijvingen (Concept contract | Reserveringen | Actief contract)

Ouders kunnen hun kind eenvoudig inschrijven via het online inschrijfformulier. Super handig, aangezien deze gegevens automatisch direct in 'Nog te doen' in Bitcare komen. Zo hoef jij niet alle gegevens zelf in te geven, maar doet de ouder dat voor jou. 

Tip:
  1. Bekijk eerst eens onze handige video: Video: van online inschrijving tot ondertekend contract - volledig digitaal.
  2. Voor het instellen van dit online inschrijvingen verwijzen wij je naar de volgende helpfile: Bitcare online inschrijfformulier voor ouders.
Nadat je het inschrijfformulier hebt ingesteld in Bitcare en deze op je site of via een link te vinden is, kan je de contractopvolging van de online inschrijvingen doen via Bitcare.

Het proces verloopt als volgt:
1) Ouders schrijven hun kind online in via uw website

2) Inschrijvingen komen binnen als 'Concepten' (= proefcontracten)

3) 'Concepten' worden omgezet naar 'Reserveringen' (= contract is verstuurd naar ouder)

4) 'Reserveringen' worden omgezet naar 'Actieve contracten'



Contractopvolging van de online inschrijvingen

Stap 1 - Concepten
Online inschrijvingen komen binnen als 'Concept Contracten'. Concepten zijn proefcontracten en niet definitief. Deze kan je terug vinden bij het tabje 'Nog te doen'. Ook krijg je een notificatie en een e-mail van de nieuwe inschrijving.

De contactgegevens van de ouder worden direct getoond, evenals een eventuele notitie welke ouders geschreven hadden in het online inschrijfformulier.


Stap 2 - Reserveringen
Bekijk de gegevens en beoordeel of het contract een 'Reservering' kan worden. 

  • Aanvraag afwijzen: ga naar het contract van dit kind en verwijder deze via prullenbakje of geef een einddatum aan bij 'Details' (zodat de gegevens bewaard blijven)


  • Aanvraag toewijzen: zet het contract door als een 'Reservering'. Dit kan via:
1) Het contract van het kind


2)  Via het tabje 'Nog te doen'


Stap 3
Het 'Concept contract' is nu een 'Reservering' geworden. Een reservering is de laatste status voor een 'Actief contract'. 

Let op: reserveringen kunnen zowel in het 'Schema' als in 'Rapporten' getoond worden.

Let op: in deze stap wordt het gehele contract nogmaals gecontroleerd:


Stap 4
Beoordeel of het contract 'Actief' kan worden. 
  • Aanvraag alsnog afwijzen: ga naar het contract van dit kind en verwijder deze via prullenbakje of geef een einddatum aan bij 'Details' (zodat de gegevens bewaard blijven)
  • Maak het contract 'Actief', zodra je het contract ondertekent retour hebt ontvangen. Dit kan via: 

1) Het contract van het kind


2)  Via het tabje 'Nog te doen'



Het kind heeft nu een 'Actief contract' en de contractopvolging is voltooid. Veel plezier met alle aanmeldingen!