De digitale handtekening en het ondertekenen van contracten en andere documenten

De digitale handtekening en het ondertekenen van contracten en andere documenten

Digitaal ondertekenen is van deze tijd. Geen geprinte overeenkomsten meer, maar alles digitaal en dus ook een digitale handtekening. Het digitaal ondertekenen van documenten bestaat uit de volgende stappen:

  1. Digitale handtekening instellen (wordt tijdens de opstart gedaan)
  2. Eigen mailtekst via een sjabloon instellen voor digitaal ondertekenen
  3. Versturen voor digitale ondertekening naar contractverantwoordelijke ouder
  4. Retour ontvangen van digitale handtekening van de contractverantwoordelijke ouder
In de volgende video kun je alvast zien hoe het digitaal ondertekenen werkt: Video digitaal ondertekenen

Let op: de ouder(s) die ondertekenen ontvangt automatisch een herinnering na 3, 8, 13 en 18 dagen.




1) Digitale handtekening instellen (wordt tijdens de opstart gedaan)

Stap 1
Navigeer naar de 'Algemene instellingen'.

Stap 2
Klik op 'Digitale handtekening'.



Stap 3
Vul de gegevens in:
Naam: Naam van de kinderopvang.
Telefoon: Vul het telefoonnummer van de kinderopvang in.
Kleur: Klik op de codetekst om een kleur te kiezen welke past bij organisatie. Deze wordt getoond als achtergrondkleur van de mail naar de ouder. 

Klik op 'Bewaar' om de instellingen voor de digitale handtekening op te slaan.

2) Eigen mailtekst via een sjabloon instellen voor digitaal ondertekenen

Stap 1
Navigeer naar de 'Algemene instellingen'.

Stap 2
Klik op 'Sjablonen'.

Stap 3
Klik op de +.

Stap 4
Vul het onderwerp in. Kies bij 'Type' voor 'Handtekening' en typ bij 'Body' de mailtekst.
Klik op 'Bewaar'.



3) Versturen voor digitale ondertekening

Stap 1
Navigeer naar het kind.

Stap 2

  • Controleer of de communicatie op 'Email' staat in het contract bij het kind bij 'Details'.
  • Controleer het e-mailadres van de contractverantwoordelijke ouder.

Stap 3
Klik op het tabblad 'Documenten' bij het kind en klik op de naam van het betreffende document wat je wil laten ondertekenen.


Stap 4
Klik op 'Onderteken document'.


Stap 5
Selecteer één of meerdere ouders die je het document wilt laten ondertekenen.
Indien je naar twee ouders het document verstuurd, betaal je eenmalig 0,50 euro excl. btw per verstuurd document.

Je kunt voor de mailtekst kiezen uit:
  1. Mailtekst via een sjabloon (ingesteld in stap 2)
  2. Bitcare standaard mailtekst
  3. Persoonlijke mailtekst
Klik op 'Onderteken document'.



Stap 6
Het contract / document wordt vervolgens naar de ouder gemaild, welke het op zijn/haar beurt digitaal kan ondertekenen.

blob1476283814515.png

Het document wordt geopend en de ouder kan in het document klikken waar hij/zij de handtekening wilt plaatsen.

blob1476283963065.png


Stap 7
De ouder kan vervolgens zijn/haar handtekening zelf tekenen.

blob1476284052877.png



blob1476284043938.png

Stap 8
Tot slot klikt de ouder rechtsboven op 'Voltooien' en stemt de ouder in met de 'Algemene voorwaarden'.

blob1476284989251.png



Let op: de ouder en de kinderopvang (mailadres in de 'Algemene instellingen') ontvangt nog een mail met de bevestiging en het document welke gedownload kan worden voor de eigen administratie.

4) Retour ontvangen van digitale handtekening van de contract verantwoordelijke ouder

Tot slot zie je bij het 'Document' staan dat deze digitaal is 'Ondertekend'.




Dit is ook terug te zien in 'Nog te doen' → 'Documenten' en het rapport 'Digitale handtekeningen' → Rapport digitale handtekeningen


    • Related Articles

    • Rapport: 'Digitale handtekeningen'

      In dit rapport krijg je een overzicht van de contracten of andere documenten die nog digitaal ondertekend moeten worden. Middels de statussen in dit rapport heb je altijd direct inzicht in de verzonden documenten naar de ouders. De status van het ...

    • Video: van online inschrijving tot ondertekend contract - volledig digitaal

      Gemakkelijker online nieuwe inschrijvingen binnen krijgen, sneller de nieuwe contracten digitaal ondertekend retour krijgen en geen papierwerk meer. Het gehele contractproces kan online in Bitcare, met als grote voordelen tijd- en kostenbesparingen.

    • Gehele contractproces digitaal: van inschrijving tot ondertekend contract

      Gemakkelijker online nieuwe inschrijvingen binnen krijgen, sneller de nieuwe contracten digitaal ondertekend retour krijgen en geen papierwerk meer. Het gehele contractproces kan online in Bitcare, met als grote voordelen tijd- en kostenbesparingen! ...

    • Video: digitaal ondertekenen

      Het is mogelijk om ouders digitaal contracten te laten ondertekenen. De ouders ontvangen het contract in hun e-mail en kunnen deze via hun computer, laptop, telefoon of iPad digitaal ondertekenen. In de onderstaande video leggen wij dit verder aan je ...

    • Fiscaal attest: digitaal ondertekenen

      Het is mogelijk om vanuit Bitcare de fiscale attesten aan te maken. Onderdeel van de fiscale attesten is het ondertekenen van ieder attest. Om dit eenvoudiger te maken kun je een digitale ondertekening instellen. Hierdoor wordt op ieder fiscaal ...