De digitale handtekening en het ondertekenen van contracten en andere documenten

De digitale handtekening en het ondertekenen van contracten en andere documenten

Digitaal ondertekenen is van deze tijd. Geen geprinte overeenkomsten meer, maar alles digitaal en dus ook een digitale handtekening. Het digitaal ondertekenen van documenten bestaat uit de volgende stappen:

  1. Digitale handtekening instellen (wordt tijdens de opstart gedaan)
  2. Versturen voor digitale ondertekening naar contractverantwoordelijke ouder
  3. Retour ontvangen van digitale handtekening van de contractverantwoordelijke ouder
In de volgende video kun je alvast zien hoe het digitaal ondertekenen werkt: Video digitaal ondertekenen


1) Digitale handtekening instellen (wordt tijdens de opstart gedaan, dus zou je moeten kunnen overslaan)

Stap 1
Navigeer naar de 'Algemene instellingen'.

Stap 2
Klik op 'Digitale handtekening'.


Stap 3
Klik op 'Configureer'.

Stap 4
Vul de gegevens in:
Naam: Naam van de kinderopvang.
Subdomein: Kan je het beste ook de naam van uw kinderopvang gebruiken.
Telefoon: Vul het telefoonnummer van de kinderopvang in.
Kleur: Klik op de codetekst om een kleur te kiezen welke past bij organisatie. Deze wordt getoond als achtergrondkleur van de mail naar de ouder. 



2) Versturen voor digitale ondertekening van contractverantwoordelijke ouder

Stap 1
Navigeer naar het kind.

Stap 2

  • Controleer of de communicatie op 'Email' staat in het contract bij het kind bij 'Details'.
  • Controleer het e-mailadres van de contractverantwoordelijke ouder.

Stap 3
Klik op het tabblad 'Documenten' bij het kind en klik op de naam van het betreffende document wat je wil laten ondertekenen.


Stap 4
Klik op 'Bewerken'.

blob1476281090526.png

Stap 5
Klik op 'Onderteken document' en controleer nogmaals het mailadres. Klik vervolgens op 'Onderteken'.

blob1476283615301.png

Het contract / document wordt vervolgens naar de ouder gemaild, welke het op zijn/haar beurt digitaal kan ondertekenen.

blob1476283814515.png

Het document wordt geopend en de ouder kan in het document klikken waar hij/zij de handtekening wilt plaatsen.

blob1476283963065.png

De ouder kan vervolgens zijn/haar handtekening zelf tekenen.

blob1476284052877.png



blob1476284043938.png

Tot slot klikt de ouder rechtsboven op 'Voltooien' en stemt de ouder in met de 'Algemene voorwaarden'.

blob1476284989251.png



Let op: de ouder en de kinderopvang (mailadres in de 'Algemene instellingen') ontvangt nog een mail met de bevestiging en het document welke gedownload kan worden voor de eigen administratie.

3) Retour ontvangen van digitale handtekening van de contractverantwoordelijke ouder

Het e-mailadres wat staat ingevoerd in de algemene instellingen ontvangt een melding dat de ouder het contract heeft getekend.  Tot slot zie je bij het 'Document' staan dat deze digitaal is 'Ondertekend'.



Tip: Dit is ook terug te zien in het rapport 'Digitale handtekeningen' → Rapport digitale handtekeningen




    • Related Articles

    • Rapport: 'Digitale handtekeningen'

      In dit rapport krijg je een overzicht van de contracten of andere documenten die nog digitaal ondertekend moeten worden. Middels de statussen in dit rapport heb je altijd direct inzicht in de verzonden documenten naar de ouders. De status van het ...

    • Video: van online inschrijving tot ondertekend contract - volledig digitaal

      Gemakkelijker online nieuwe inschrijvingen binnen krijgen, sneller de nieuwe contracten digitaal ondertekend retour krijgen en geen papierwerk meer. Het gehele contractproces kan online in Bitcare, met als grote voordelen tijd- en kostenbesparingen.

    • Gehele contractproces digitaal: van inschrijving tot ondertekend contract

      Gemakkelijker online nieuwe inschrijvingen binnen krijgen, sneller de nieuwe contracten digitaal ondertekend retour krijgen en geen papierwerk meer. Het gehele contractproces kan online in Bitcare, met als grote voordelen tijd- en kostenbesparingen!  ...

    • Video: digitaal ondertekenen

      Het is mogelijk om ouders digitaal contracten te laten ondertekenen. De ouders ontvangen het contract in hun e-mail en kunnen deze via hun computer, laptop, telefoon of iPad digitaal ondertekenen. In de onderstaande video leggen wij dit verder aan je ...

    • Fiscaal attest: digitaal ondertekenen

      Het is mogelijk om vanuit Bitcare de fiscale attesten aan te maken. Onderdeel van de fiscale attesten is het ondertekenen van ieder attest. Om dit eenvoudiger te maken kun je een digitale ondertekening instellen. Hierdoor wordt op ieder fiscaal ...