Digitale handtekening / ondertekenen van contracten en documenten

Digitale handtekening / ondertekenen van contracten en documenten

Vanuit Bitcare kun je documenten snel en eenvoudig naar de medewerker versturen om deze digitaal te laten ondertekenen. Geen gedoe meer met printen en opnieuw uploaden. Met een klik op de knop wordt het document verstuurd en wanneer de medewerker deze digitaal ondertekend wordt het document meteen bijgewerkt in zijn of haar personeelsdossier. 

De introductieprijs van deze handtekening is 0,50 euro excl. BTW per verstuurd document. Voor meer informatie hierover kan je mailen naar help@bitcare.com.

Kijk je liever de video klik dan hier: digitale ondertekening.

Digitaal ondertekenen bestaat uit de volgende processen:
  1. Digitale handtekening instellen
  2. Document versturen naar medewerker voor digitale ondertekening
  3. Retour ontvangen van digitale handtekening van de medewerker


Digitale handtekening instellen:
Allereerst zal de digitale handtekening geconfigureerd moeten worden. 

Stap 1
Ga via Start naar  'Instellingen'.

Stap 2
Klik door naar het tabblad: 'Digitale handtekening'.

Stap 3
Klik op 'Configureer', om een digitale handtekening te configureren.


Stap 4
Vul de gegevens in:
  1. Naam: Naam van de organisatie.
  2. Subdomein: Kan je het beste ook de naam van je organisatie gebruiken.
  3. Telefoon: Vul het telefoonnummer van de organisatie in.
  4. Kleur: Klik op de codetekst om een kleur te kiezen welke past bij organisatie. Deze wordt getoond als achtergrondkleur van de mail naar de medewerker.  

Document versturen naar medewerker voor digitale ondertekening:

Stap 1
Navigeer naar de medewerker.

Stap 2
Controleer of het e-mailadres in het profiel van de medewerker staat onder het tabblad 'Persoonlijk'.

Stap 3
Ga naar de 'Documenten' van de medewerker en klik op het betreffende document dat je wil laten ondertekenen. 


Stap 4
Klik rechts onder op 'Bewerken'.

Stap 5
Klik op 'Onderteken document' en controleer nogmaals het e-mailadres.
Klik vervolgens op 'Onderteken'.

Het contract / document wordt vervolgens naar de medewerker gemaild, die het vervolgens op zijn beurt kan ondertekenen.

Het document wordt geopend en de medewerker kan klikken ergens in het document waar de handtekening geplaatst moet worden.
De medewerker kan vervolgens zijn handtekening zelf tekenen.
Tot slot klikt de medewerker rechtsboven op 'Voltooien' en stemt de medewerker in met de 'Algemene voorwaarden'.

Let op: de medewerker en de organisatie ontvangen een mail met daarin de bevestiging dat het document is ondertekend met daarbij het document welke gedownload kan worden voor de eigen administratie. Het document dat naar de organisatie gestuurd wordt, wordt gestuurd naar het mailadres dat in de Algemene Instellingen ingevoerd is. 

Retour ontvangen van digitale handtekening van de medewerker
Zodra de medewerker op voltooien heeft geklikt, wordt het document teruggekoppeld. Achter het document komt de status 'digitaal ondertekend' te staan. Een overzicht van alle verstuurde documenten ter ondertekening en de status., kan gedraaid worden onder rapporten (rapport: Digitale handtekeningen).



    • Related Articles

    • De digitale handtekening en het ondertekenen van contracten en andere documenten

      Digitaal ondertekenen is van deze tijd. Geen geprinte overeenkomsten meer, maar alles digitaal en dus ook een digitale handtekening. Het digitaal ondertekenen van documenten bestaat uit de volgende stappen: Digitale handtekening instellen (wordt ...
    • Fiscaal attest: digitaal ondertekenen

      Het is mogelijk om vanuit Bitcare de fiscale attesten aan te maken. Onderdeel van de fiscale attesten is het ondertekenen van ieder attest. Om dit eenvoudiger te maken kun je een digitale ondertekening instellen. Hierdoor wordt op ieder fiscaal ...
    • Hoe gebruik ik sjablonen?

      Met het aanmaken van een sjabloon kan je tijd en kosten besparen, je laat immers Bitcare het werk voor je doen. In de HR administratie zijn veel soorten documenten geschikt voor het gebruik van een sjabloon. Denk hierbij aan:  Arbeidsovereenkomst(en) ...
    • Rapport: 'Digitale handtekeningen'

      In dit rapport krijg je een overzicht van de contracten of andere documenten die nog digitaal ondertekend moeten worden. Middels de statussen in dit rapport heb je altijd direct inzicht in de verzonden documenten naar de ouders. De status van het ...
    • Waarom een digitaal mutatie formulier?

      Het voordeel van Excel is dat je geheel flexibel je gegevens kunt aanleveren. Het nadeel is dat er een aantal dingen mis kunnen gaan in een proces wat geleid wordt door Excel en mail, namelijk: Je wordt niet geattendeerd op mutaties die je vooraf al ...