FAQ - Facturatie, de 6 meest gestelde vragen

Het einde van de maand is er weer bijna en dat betekend dat de facturen weer gemaakt gaan worden. Het aanmaken van facturen kan de nodige vragen oproepen. Wij hebben voor jullie de 6 meest gestelde vragen onder elkaar gezet.

1. Er mist een kindje bij het aanmaken van de facturen, hoe kan dit?

Wanneer er een factuur voor een kindje niet wordt aangemaakt heeft dit vaak met de prijs te maken. Hieronder volgen een paar voorbeelden wat er niet goed kan staan bij de prijzen:

- Er staat geen prijs ingevoerd

- Er staat een toekomstige datum ingevoerd;

- Er staat alleen een historische prijs.

Om te controleren of alle facturen verstuurd zijn kan je bij 'Rapporten' kiezen voor het rapport 'Kind - Gefactureerd'. 

Let op! Het rapport kijkt naar de factuurdatum en niet naar de maand waarover gefactureerd is. Bijvoorbeeld in oktober verstuur je de facturen voor november. In het rapport laat je de datum dus op oktober staan (dit is de factuurdatum).

Voor de facturen worden aangemaakt kan je de gegevens controleren. Hier kan je twee handige rapporten voor gebruiken; Klanten en Prijslijst. 

2. Kindje begint/stopt halverwege de maand, hoe gaat dat nu met de factuur?

Wanneer een kindje halverwege de maand begint/stopt vindt er een andere berekening plaatst dan bij andere maanden. Afhankelijk van hoe de instellingen staan (Planning of Verhouding) wordt het maandbedrag berekend.

Hieronder zullen de twee verschillende manieren uitgelegd worden:

Voorbeeld: Kindje Alex begint op 10-11-2020 op de opvang. Hij heeft een vast maandbedrag van €1260. Alex heeft een uurprijs van €8,00. In de maand november komt Alex 6 keer naar de opvang. Hij komt elke dag 8 uur. 

Optie 1: Gebaseerd op de planning

Staat de instelling op 'Gebaseerd op planning' wordt er voor het maken van de factuur gekeken naar de uurprijs van kind en naar hoeveel uur het kindje op de planning staat. In het voorbeeld beschreven komt Alex van 10-11-2020 t/m 30-11-2020 6 keer naar de opvang. De dagen dat Alex er is, is hij er 8 uur op een dag. Dit betekend dat er voor Alex een dagprijs gerekend wordt van €64,00 (8 x 8). De €64,00 wordt maal 6 (dagen op de planning) berekend. Dit geeft een totaalbedrag van €384,00 op de factuur. 

Optie 2: Verhouding

Staat de instelling op 'Verhouding' wordt de factuur naar ratio berekend. De volgende berekening vindt dan plaats: 

Aantal dagen dat het kindje een actief contract heeft in de maand : het aantal dagen in de desbetreffende maand = ratio (afronden op 1 decimaal). 

In het bovenstaande voorbeeld van kindje Alex wordt het de volgende berekening:

20 (aantal dagen dat Alex een actief contract heeft in november) : 30 (het aantal dagen in de maand november) = 0,7

0,7 factor x €1260 = €882

€882 is het bedrag dat dan bij Alex op de factuur komt te staan. 

3. Foutieve factuur verstuurd, wat nu?

Geen zorgen, het is mogelijk om een creditfactuur te maken van de factuur die verstuurd is. Als je op de factuur klikt kan je bovenaan kiezen voor Creditfactuur. Let op! Je crediteert het hele bedrag. 

Het volledige bedrag van de factuur wordt dan in mindering gebracht. Hierna kan je de aanpassing doen waardoor de vorige factuur niet correct was, zodat de factuur kloppend is. Als je dan teruggaat naar Financieel kan je rechtsboven op het plusje klikken. Hier kan je voor een enkel contract een factuur aanmaken en deze hierna opnieuw versturen naar de ouders.

Let op! Facturen kunnen niet verwijderd worden. Dit omdat het om bestanden gaan die al naar de ouders zijn verstuurd. Alleen de conceptfacturen kunnen verwijderd worden.

4. Kan ik een incassobestand opnieuw maken en versturen?

Er is geen automatische manier om een incassobestand terug te draaien nadat de batch aangeboden is bij de bank. Je kunt het incassobestand wel opnieuw aanmaken. Als je het incassobestand opnieuw gaat aanmaken dien je de optie 'Inclusief al geïncasseerde facturen' aan te vinken. Hierdoor worden alle facturen die na het aanmaken van het incassobestand de status 'Geïncasseerd' hebben gekregen opnieuw meegenomen in het nieuwe incassobestand.

Als het foutieve incassobestand al is goedgekeurd door de bank dan is het niet meer mogelijk om een nieuw incassobestand aan te maken. Zodra de bank het incassobestand heeft goedgekeurd gaat de bank incasseren van de rekeningen van de ouders.

Tip: Geef het nieuwe incassobestand een andere 'Tekst op incasso' dan het foutieve incassobestand, zodat je beide bestanden van elkaar kunt onderscheiden.

5. Kan ik een herinnering sturen als er niet wordt betaald?

Het is zeker mogelijk om een herinnering te sturen. Dit kan op de volgende manier gedaan worden. Als er nog geen e-mail sjabloon is ingesteld kan dit via de Instellingen > E-mail sjablonen aangemaakt worden.

Als je hierna naar Financieel > Achterstallig gaat, kan je de facturen selecteren waarover je een herinnering wilt sturen. Bovenaan in het scherm staat Verstuur naar e-mailadres.

6. Kind start na de facturatieronde, wat nu?

Voorbeeld: Op 15 november worden de facturen voor december aangemaakt. Alex begint op 20 november. Alex zit hierdoor niet in het incassobestand. 

Je kan een enkele factuur voor Alex aanmaken voor de lopende maand en vraag de ouder dit handmatig over te boeken. Vergeet niet om ook alvast de factuur aan te maken voor de komende maand. De ouder ontvangt in dit geval dus twee facturen. 

• Related Articles

• Eerste keer factureren met Bitcare

  In de handleiding, bijgevoegd als bijlage, leggen we het gehele facturatie proces uit in 6 simpele stappen: Eerste controle Stap 1 - Conceptfacturen aanmaken Stap 2 - Concept facturen controleren Fout in een Concept factuur herstellen Stap 3 - ...

• Facturatie voorbereidingen

  Wanneer een van onze consultants langskomt voor de opstart, worden deze instellingen doorlopen. Indien je later hebt besloten om de facturatie via Bitcare te gaan doen kan je de instellingen aan de hand van onderstaande stappen zelfstandig instellen. ...

• IKG facturatie binnen Bitcare

  IKG facturatie binnen Bitcare Bitcare ondersteunt factureren volgens de regels van Kind en Gezin. Wij hanteren de terminologie die wordt gebruikt door Kind en Gezin en in deze help file wordt inzichtelijk gemaakt hoe een IKG factuur binnen Bitcare ...

• Video: factureren

  In onderstaande video wordt uitgelegd hoe je kunt factureren via Bitcare. Wanneer je de stappen uit de video volgt kun je de volledige facturatie van Bitcare doorlopen. Super handig wanneer je voor het eerst gaat factureren!

• Hoe voeg ik prijzen toe bij kinderen op het web?

  Let op: op dit moment is het alleen mogelijk om de prijs per individueel kind vast te leggen. Je kan dus geen prijs invoeren voor meerdere kinderen tegelijk. Een prijswijziging doorvoeren voor meerdere kinderen tegelijk is wel mogelijk. Tip! In ...