FAQ: Maandelijkse aanlevering

FAQ: Maandelijkse aanlevering

We helpen je graag soepel door de maandelijkse aanlevering heen. Daarom hebben we de top 11 meest gestelde vragen voor je op een rij gezet.

1. Vanaf wanneer wordt er gehandhaafd op de maandelijkse aanlevering?
De maandelijkse aanlevering is een grote verandering voor elke kinderopvang. Daarom wordt het jaar 2020 gebruikt als een overgangsjaar. De regelgeving is inmiddels in 2021 rond de verplichting vertraagd. De nieuwe ingangsdatum is nog onbekend. De Belastingdienst geeft wel aan dat 90% van de kinderopvangorganisaties al wel aanleveren. Ons advies is dus om ook gewoon te blijven aanleveren zoals je al doet!

2. Wat als er gegevens missen?
De Belastingdienst en het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid willen sneller op de hoogte zijn van wijzigingen die de hoogte van de kinderopvangtoeslag aan ouders veranderen. Zoals het afnemen van meer, minder of geen uren op de opvang. Dit voorkomt hoge terugvorderingen. Welke gegevens de Belastingdienst elke maand wil ontvangen lees je hier. Het is van belang dat deze gegevens – in de loop van het jaar – volledig worden aangevuld. Ook als de gegevens onvolledig zijn, moeten de gegevens die je wel hebt meegestuurd worden in de maandelijks aanlevering. Ouders ontvangen vervolgens een bericht van de Belastingdienst dat hun gegevens onvolledig zijn.

De gegevens voor de maandelijkse aanlevering zoals de uren, gemiddelde uurprijs en totaalbedrag van het kind zijn gebaseerd op de gegevens uit de factuur voor die desbetreffende maand.

3. Hoe en waar stel ik de eventuele 'partner' in voor de maandelijkse aanlevering voor de Belastingdienst?
Voor de maandelijkse aanlevering dien je een aantal gegevens verplicht aan te leveren bij de Belastingdienst. Als de betalende ouder (= contract ouder) een 'toeslag partner' heeft, dan moeten ook de gegevens van deze 'partner' aangeleverd worden. Alleen wanneer de betalende ouder geen partner heeft, mag dit gegevensblok leeg gelaten worden. Deze partner kan je toevoegen of wijzigen bij 'Contracten' > 'Details.

4. Wat te doen bij gescheiden ouders?
Als de ouders gescheiden zijn, dan wordt de administratie iets complexer. Je hebt dan meerdere opties hoe je hier mee om gaat. Lees hier hoe kinderen met gescheiden ouders mee moeten met de maandelijkse aanlevering.

5. Wat als een ouder niet betaald heeft?
De Belastingdienst geeft aan dat als ouders bepaalde facturen niet betaald hebben, je deze niet mag uitsluiten van de maandelijkse aanlevering. De gegevens van het kind moeten dus mee. Het is de verantwoordelijkheid van de kinderopvang om achter de openstaande betalingen aan te gaan.

6. Wat als een kind dubbele contracten heeft?
Een kind met dubbele contracten wordt twee keer getoond in de maandelijkse aanlevering. Daarom adviseren wij je om te werken met per kind één contract per locatie, dus per LRK-nummer. Je kunt namelijk in één contract ook alle historie terug zien. Dus zolang het LRK niet wijzigt, bewaar je alles in één contract.

7. Wat als de gegevens van de partner missen?
Als de betalende ouder een partner heeft, dan moeten ook de gegevens van de partner worden ingevuld in Bitcare en meegestuurd worden aan de Belastingdienst. Alleen wanneer de betalende ouder geen partner heeft, mag dit gegevensblok leeg gelaten worden.

8. Over welke periode lever ik gegevens aan vanuit Bitcare?
In het bestand dat je vanuit Bitcare kunt downloaden om aan te leveren via het gegevensportaal van de Belastingdienst worden automatische alle gegevens uit de vorige maanden en huidige maand meegenomen. Als er ‘mei’ (de maand waarin je gegevens gaat aanleveren) in de balk staat, dan wordt het bestand aangemaakt met alle gegevens van 1 januari 2020 tot en met mei 2020.

9. Er wordt een foutief contract meegenomen in de gegevens, wat nu?
Als je tijdens de controle van de gegevens ziet dat er een foutief contract wordt meegenomen, dan kan je het betreffende kind uitsluiten van de maandelijkse aanlevering. Bij het profiel van het kind kun je bij ‘Contract’ en ‘Details’ het vinkje bij ‘maandelijkse aanlevering’ uitzetten.

10. Wat als de gegevens uit een eerdere maand gecorrigeerd moeten worden?
Als er een correctie moet plaatsvinden over de gegevens die al ingestuurd zijn, dan lever je bij de eerstvolgende maandelijkse aanlevering de gecorrigeerde (opvang)gegevens aan bij de Belastingdienst.

11. Verplichte eindafrekening voor 1 maart over het afgelopen jaar
Naast de reguliere maandleveringen, moet er uiterlijk 1 maart ook een ‘eindafrekening’ worden aangeleverd. Deze levering is bedoeld om correcties na de aanlevering van januari (over alle maanden van het afgelopen toeslagjaar) te kunnen verwerken. Deze eindafrekening is verplicht, ook al kan deze gelijk zijn aan de levering van januari.
Kortom voor 1 maart 2021 moet er een eindafrekening over het volledige jaar van 2021 (jan. t/m dec.) aangeboden zijn bij de Belastingdienst. Selecteer bij de Maandelijkse aanlevering in Bitcare hiervoor de maand 'december 2020'.

12. Wat als ik midden in het jaar ben overgestapt naar Bitcare?
Als je halverwege het jaar bent gewisseld naar een ander softwarepakket en de gegevens uit het oude pakket kunnen niet worden overgenomen in Bitcare dan zal het aanleveringsbestand voor de Belastingdienst niet het gehele jaar omvatten. Je kunt dan de gegevens uit het oude softwarepakket aanleveren als eerste bestand en de gegevens uit het nieuwe softwarepakket als aanvulling.

Hoe kan ik maandelijks aanleveren via Bitcare?
Op welke manier je de maandelijkse aanlevering via Bitcare kan doen staat in de volgende helpfile beschreven: 

Presentatie maandelijkse aanlevering
Hieronder staat in de bijlage de presentatie/webinar die wij over de Maandelijkse Aanlevering hebben gegeven.