Binnen Bitcare kun je heel eenvoudig de aanwezigheden doorsturen naar Kind & Gezin. Het is heel belangrijk om de juiste tijden door te sturen naar Kind & Gezin. Om direct de juiste aanwezigheden door te sturen naar Kind & Gezin is het belangrijk om de stappen uit deze helpfile maandelijks te doorlopen voor jouw locatie(s). Hiermee voorkom je dat het bestand wordt afgekeurd en ouders hun kinderopvangtoeslag niet ontvangen. 

Controle aan het eind van de maand

Het is mogelijk om per ongeluk dubbele of overlappende tijden in te voeren via de iPad. Dit zal er toe leiden dat het bestand wordt afgekeurd door Kind & Gezin.
Dubbele tijden: kind wordt twee keer op één dag in- en uitgeklokt.

Overlappende tijden: kind wordt om 08:03 ingeklokt, 12:33 uitgeklokt en vervolgens weer om 12:33 ingeklokt en om 17:15 uitgeklokt. Kind & Gezin leest 12:33 dan als een overlappende tijd.

Om dit te voorkomen raden wij je aan om maandelijks per locatie onderstaande controle uit te voeren voordat je het bestand aanmaakt en verstuurt naar Kind & Gezin.

Stap 1

Ga naar app.bitcare.com of klik op 'Home'.

Stap 2

Klik op de naam van de 'Locatie' die je wilt controleren.

Stap 3

Klik links op het tabblad 'Tijdregistratie'.

Stap 4

Selecteer rechtsboven de week die je wilt controleren. Let op: je dient voor een maand dus meerdere weken te controleren.

Stap 5

Nadat je de juiste week hebt gekozen bekijk je of er kinderen zijn met dubbele registraties. In onderstaand voorbeeld zie je vier dingen.

1) Alleen de planning: het onderste kind (Jonas Jacobs) heeft alleen lichtgrijze tijden. Lichtgrijs laat iemand zijn planning zien en geeft aan dat het kind op deze dagen niet is in- of uitgeklokt.

2) Correct in- en uitgeklokt: bij Emilien Jacobs zie je alle tijden in het zwart staan zonder dubbel regels. Emilien is deze week dus correct in- en uitgeklokt.

3) Dubbele tijden: bij Alex zien we dat hij op dinsdag twee zwarte regels heeft. Dit betekent dat hij twee keer is in- en uitgeklokt op dinsdag. In stap 6 wordt uitgelegd hoe je dit kunt corrigeren.

4) Overlappende tijden: bij Dex zien we dat hij op dinsdag om 12:33 is uitgeklokt en vervolgens om 12:33 weer is ingeklokt. Kind & Gezin zal hiervan een melding van overlappende tijden geven. In stap 7 wordt uitgelegd hoe je dit kunt corrigeren.

Stap 6

In deze stap zie je hoe je de dubbele tijden kunt corrigeren. Om de tijden van deze week te bewerken klik je op het potlood achter de regel van het kind aan de rechterkant van het scherm.

Je kunt één van de twee regels verwijderen door middel van het prullenbakje, waardoor er voor die betreffende dag nog maar één regel overblijft. Daarna klik je op 'Bewaar' om de wijziging op te slaan.

Stap 7

In deze stap zie je hoe je de dubbele tijden kunt corrigeren. Om de tijden van deze week te bewerken klik je op het potlood achter de regel van het kind aan de rechterkant van het scherm. 

Je kunt hierbij de starttijd van de tweede regel verplaatsen naar één minuut later en op 'Bewaar' klikken om de wijziging op te slaan.

Stap 8
Controleer dit voor de andere weken van de betreffende maand. Daarna kun je het bestand voor Kind & Gezin aanmaken en controleren. Hier kun je bijvoorbeeld controleren of alle kinderen goed staan ingevoerd binnen Bitcare. Hoe je dit doet wordt uitgelegd in de helpfile 'Waar moet ik op letten voor een juiste koppeling naar Kind & Gezin?

Wil je de kans op fouten zo klein mogelijk maken?

Het kan weleens voorkomen dat een kind per ongeluk wordt uitgeklokt of dat het kind dubbel wordt ingeklokt. Dit komt voornamelijk voor wanneer je werkt met meerdere iPads. Op iPad A is een kind ingeklokt en op iPad B is dit nog niet zichtbaar, waardoor ze het kind op iPad B ook nog eens inklokken. De eerste tip die we je daarom willen geven is om de iPad te verversen op de manier die hieronder wordt uitgelegd.

Stap 1

Open de app en blijf in het startscherm

Stap 2

Wanneer je kinderen nog op rood ziet staan, die op een andere groep op groen staan, sleep je vanuit het midden van het beeldscherm met je vinger naar beneden. Er verschijnt dan een grijze balk met de tekst 'Laat los om bij te werken'. Dit doe je en naast het WiFi icoon gaat er een laad icoon draaien. Je wacht tot dit klaar is en opent dan de groep om te zien of het kind nu wel op groen staat.
(In de groep heb je linksonder ook een icoon om te verversen, maar deze methode haalt minder gegevens op dan de methode die hier uitgelegd wordt)