Hoe laat ik een kindje in de toekomst automatisch doorstromen naar andere groepen?

Hoe laat ik een kind automatisch doorstromen naar andere groepen in de toekomst op basis van leeftijd?

In deze helpfile leggen we uit hoe je een kind automatisch kan laten doorstromen naar andere groepen. Het is hierbij belangrijk dat de 'Groepsinstellingen' op de juiste manier staan ingesteld, aangezien de leeftijden van de groepen op elkaar aan dienen te sluiten.

Bijvoorbeeld:
Groepsnaam
Leeftijd
1. Baby groep
0-24 maanden
2. Peuter groep
24-48 maanden

Automatische doorstroming op basis van leeftijd kan op drie plekken in Bitcare ingevoerd worden voor een kind:
1. Bij het toevoegen van een kind
2. Na aanmaak van het kind via 'Contracten' via 'Planning' bewerken
3. Bij het toevoegen van een nieuw contract


Vooraf: groepsinstellingen goedzetten

Stap 1
Log in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klik je op 'Start'.

Stap 2
Klik op het knopje 'Instellingen'. Je zit nu in de 'Algemene instellingen' van de gehele organisatie.

Stap 3
In het menu aan de linkerkant zie je 'Locaties'. Klik op de desbetreffende locatie en vervolgens op de groep. Per groep moet ingesteld worden welke leeftijd de kinderen in deze groep hebben.

Stap 4
Stel bij ‘Leeftijd in maanden’ de juiste leeftijden in en klik op ‘Bewaar’:


Stap 5
Stel de leeftijd in voor alle groepen juist in.
Let op: Belangrijk hierbij is dat de leeftijden van de groepen op elkaar aansluiten.


Kind automatisch laten doorstromen naar de volgende groep

1. Bij het toevoegen van een kind

Als je een nieuw kind invoert kan je direct de juiste groepen selecteren bij het aanmaken van het contract.

Wel automatisch doorstromen: Als je alle groepen aanvinkt dan stroomt het kindje automatisch door naar de volgende groep wanneer het kindje die leeftijd bereikt heeft.
- Niet automatisch doorstromen: Als je slechts één groep selecteert, zal het kind in die betreffende groep worden geplaatst tijdens de gehele contractperiode. 



Het kind krijgt dan uiteindelijk in 'Contracten' alvast een toekomstige planning op de volgende groep.




2. Na aanmaak van het kind via 'Contracten' via 'Planning' bewerken

Stap 1
Ga naar het kind.

Stap 2
Klik op 'Contracten'.

Stap 3
Klik achter de vaste planningsregel op het potloodje.

Stap 4
Kies voor 'Automatische doorstroming'.



Stap 5
Selecteer de groepen waar het kind in terecht dient te komen.

Wel automatisch doorstromen: Als je alle groepen aanvinkt dan stroomt het kindje automatisch door naar de volgende groep wanneer het kindje die leeftijd bereikt heeft.
- Niet automatisch doorstromen: Als je slechts één groep selecteert, zal het kind in die betreffende groep worden geplaatst tijdens de gehele contractperiode. 


Het kind krijgt dan uiteindelijk in 'Contracten' alvast een toekomstige planning op de volgende groep(en).



3. Bij toevoegen van een nieuw contract

Let op: een nieuw contract dien je alleen toe te voegen indien het LRK nummer verandert. Bijvoorbeeld als het kind overgaat van het KDV naar de BSO. Indien het LRK nummer hetzelfde blijft, dan verander je dit in het huidige contract.

Stap 1
Ga naar het kind.

Stap 2
Klik op 'Contracten'.

Stap 3
Klik op de knop 'Contract toevoegen' rechtsboven.

Stap 4
Als je een nieuw contract toevoegt kan je direct de juiste groepen selecteren bij het aanmaken van het contract. 

Wel automatisch doorstromen: Als je alle groepen aanvinkt dan stroomt het kindje automatisch door naar de volgende groep wanneer het kindje die leeftijd bereikt heeft.
- Niet automatisch doorstromen: Als je slechts één groep selecteert, zal het kind in die betreffende groep worden geplaatst tijdens de gehele contractperiode. 



Het kind krijgt dan uiteindelijk in 'Contracten' alvast een toekomstige planning op de volgende groep.