Hoe maak ik Facturen aan?

Wanneer een van onze consultants langskomt voor de opstart wordt de facturatie uitgelegd. Indien je later hebt besloten om de facturatie via Bitcare te gaan doen kan je de facturatie aan de hand van onderstaande stappen zelfstandig instellen. Ook kan je ervoor kiezen om een consult in te plannen, zodat iemand de gehele facturatie aan je uitlegt. Dit kan je doen door contact op te nemen via help@bitcare.com of te bellen naar 085-4015151.

Stap 1 - Rapporten controleren

Vanuit het startscherm klik je op 'Rapporten'.

Voordat je gaat factureren is het handig om een aantal rapporten te controleren. Als deze rapporten juist zijn, kloppen de facturen ook. Let op dat je de juiste maand instelt waarover je gaat factureren. De volgende rapporten kan je nakijken.

Prijslijst: kijk of alle prijzen juist zijn.

Klanten met incasso: controleren of alle informatie voor de incasso compleet/juist is.

Klant factuurinstellingen: controleren of verantwoordelijke ouder, manier van communicatie en incasso juist is.

Stap 2 - Conceptfacturen aanmaken

Nu kunnen de conceptfacturen aangemaakt worden:

- Klik op het tabblad 'Financieel'.

- Klik rechtsboven de '+'.

- Controleer de gegevens van het bedrijf, selecteer de juiste bankrekening en klik op 'Volgende'.

- Selecteer de juiste locatie/het juiste kind. Bij het factureren van een enkel kind moet je opletten dat je het juiste contract selecteert. 

- Selecteer de juiste maand/periode waarover je de planning (vaste bedrag) wilt factureren en de juiste maand/periode waarover je de extra’s (extra aanwezigheid en andere extra’s) wilt factureren.
- Vervolgens klik je op 'Volgende'.

Als je bij Factuurdatum ‘Op het moment van verwerking' laat staan, krijgen de facturen de factuurdatum waarop je op ‘Verwerk’ klikt. In het vak daaronder kan je zelf al een factuurdatum instellen. Het is niet zo dat de facturen dan automatisch op die datum verstuurd worden, je moet altijd nog op ‘Verwerken’ klikken.

Vervaldatum: De eerste datum komt uit de instellingen, in het vak daaronder kan je zelf een datum kiezen. Als de vervaldatum is verstreken en de factuur staat nog steeds op ‘Open’, wordt de factuur automatisch ‘Achterstallig’ en komt bovenaan de lijst van facturen te staan. 

Klik op 'Volgende'. Bitcare berekent hoeveel actieve contracten er zijn en geeft dit aan. Klik op 'Genereer'.

De concept facturen worden nu aangemaakt.

Stap 3- Concept facturen controleren

Je kan alle conceptfacturen in 1 keer controleren door een document te maken met alle concepten. Klik op ‘Facturen afdrukken’ en maak een document met alle conceptfacturen. Kijk de facturen na.

Als je een fout ziet in een concept factuur, open je deze in de lijst van facturen en kan je deze aanpassen. Let er op dat je bij het Artikel 'Aanwezigheid' en 'Extra aanwezigheid' altijd de uren goed invult op de factuur voor de jaaropgave. Vul de juiste datum ook in.

Stap 4 - Facturen verwerken

Als alles nagekeken is, klik je in de lijst met facturen op 'Toon meer' totdat alle conceptfacturen op je scherm staan (hij neemt alleen de facturen mee die in je scherm staan namelijk), klik linksboven op ‘Selecteer’ en kies voor Concept. Nu zijn alle concepten aangevinkt. Klik op ‘Verwerken facturen’. Nu krijgen alle facturen de status ‘Open’ en krijgen ze het factuurnummer. Nu zijn ze allemaal verzonden naar de klanten die op E-mailadres staan. Er worden 2 documenten gemaakt in de Documenten van de organisatie, 1 bestand met alle facturen die op E-mailadres staan en 1 bestand met alle facturen die op Afdrukken staan.

Stap 5 - Incassobestand maken

Voor klanten die met automatische incasso werken, moet er nu een incassobestand gemaakt worden. In het incassobestand worden alleen facturen van het type Factuur (dus geen credit, correctie facturen) meegenomen, met de status 'Open' en die op 'Incasso' staan. Klik op 'Incasso' en klik rechtsboven op het '+'.

Selecteer het juiste Bedrijf, Bankrekening en Locatie(s). De ‘Datum’ slaat op de factuurdatum. Dus als je deze week de facturen hebt gemaakt laat je hem zo staan, anders verzet je hem. Je kan zelf data invoeren. Je laat 'Nieuwe incasso's' en 'Herhalende incasso’s' aanstaan en 'Inclusief al geïncasseerde facturen' uit. Klik op volgende.

- Initiële incasso’s: Hier zie je alle incasso’s die voor het eerst worden afgeschreven. Zie hieronder een uitleg hierover.

- Herhalende incasso’s: Hier zie je alle incasso’s die al vaker zijn afgeschreven.

Bij het scherm ‘Incassodatum’ stel je in op welke datum de bedragen worden afgeschreven. Bij ‘tekst op de incasso’ voer je de titel in die je wilt dat het bestand krijgt. Dit mag max 30 tekens lang zijn van de banken. Klik op 'Genereer'.

Ververs de pagina totdat het incassobestand zichtbaar is. Als er geen incassobestand zichtbaar is binnen 5 minuten dan kan je het beste contact opnemen met Bitcare. Door het bestand te downloaden en te uploaden in internetbankieren, wordt de betaling uitgevoerd.

Bovendien hebben wij ook een video over factureren met Bitcare. Klik hier om de video te bekijken.

• Related Articles

• Hoe kan ik een PDF met alle facturen aanmaken?

  Om de (concept) facturen nog eens te controleren kan het handig zijn om de facturen in te zien zoals de ouders de factuur ontvangen. Dit kun je eenvoudig doen door een PDF aan te maken waar je alle facturen onder elkaar ziet. In deze helpfile wordt ...

• Hoe stuur ik achterstallige facturen (herinneringen) naar ouders?

  Achterstallige facturen kunnen verstuurd worden naar de ouder die de factuur heeft ontvangen. Dit is vaak de contract verantwoordelijke ouder, tenzij deze onlangs gewijzigd is. Je kunt zelf de e-mailtekst schrijven in een zogenaamd ‘sjabloon’. Meer ...

• Hoe kan ik beide ouders inzicht geven in de facturen?

  Binnen Bitcare is de contract verantwoordelijke geautoriseerd om de facturen in te zien. Om beide ouders inzicht te geven in de facturen is het belangrijk om de ouders als relatie aan elkaar te koppelen. Onderstaand leggen wij graag uit hoe je dit ...

• Hoe maak ik een creditfactuur aan op het web?

  Een open factuur verwijderen mag boekhoudkundig niet. De enige manier om een fout recht te zetten in de factuur is om de 'foute' factuur te crediteren en vervolgens een nieuwe aan te maken. Naast het lezen van deze helpfile kan je ook onze Youtube ...

• Rapport 'Facturen'

  Het rapport 'Facturen' geeft alle facturen in een bepaalde periode weer. Dit rapport kan handig zijn om de concept facturen te controleren, maar ook om bijvoorbeeld een overzicht van de verstuurde facturen te genereren die je naar de accountant ...