Hoe mail ik achterstallige facturen (herinneringen) naar ouders?

Hoe mail ik achterstallige facturen (herinneringen) naar ouders?

Achterstallige facturen kunnen verstuurd worden naar de ouder die de factuur heeft ontvangen. Dit is vaak de contract verantwoordelijke ouder, tenzij deze onlangs gewijzigd is. Je kunt zelf de e-mailtekst schrijven in een zogenaamd ‘sjabloon’. Meer informatie over dit sjabloon kan je vinden in deze helpfile: Voorbeeld sjabloon voor achterstallige facturen.

Hieronder word beschreven hoe je achterstallige facturen kunt versturen naar ouders:

Stap 1
Creëer een sjabloon met de standaard e-mailtekst die je wil sturen naar de ouders met een achterstallige factuur na x-aantal dagen. Dit kan in de algemene instellingen bij 'Sjablonen'. Klik op het '+' om een sjabloon toe te voegen.

Stap 2
Vervolgens voer je de naam van het sjabloon in en de tekst die je wilt gebruiken in het sjabloon. In de eerder genoemde helpfile kan je een voorbeeld sjabloon vinden dat je zou kunnen gebruiken.



Stap 3
Navigeer in de algemene instellingen naar het kopje 'Facturatie'. Scroll naar beneden en klik bij het kopje 'Achterstallig' op het '+'. Vervolgens stel je het aantal dagen in waarna je een mail naar de ouders wilt sturen. 

Let op: dit zijn de dagen nadat de factuur vervallen is. Dus wanneer je 14 vervaldagen hebt ingegeven in de instellingen en je wilt op dag 15 de herinnering versturen, dan dien je bij dagen '1' in te voeren (14 + 1 = 15). Selecteer vervolgens het aangemaakte sjabloon. Er kunnen meerdere sjablonen geüpload worden voor verschillende dagen.

Stap 4 
Controleer het e-mailadres van degene die de factuur heeft ontvangen (vaak de contract verantwoordelijke) en of het e-mailadres bij ‘Contact’ staat ingesteld als primair. Het vinkje achter het e-mailadres geeft aan dat het is ingesteld als 'Primair'.

Stap 5
Vanuit het tabblad 'Financieel' bij de sectie 'Achterstallig' kunt u de achterstallige factuur of facturen selecteren op basis van de ingevoerde termijnen in de algemene instellingen.

Stap 6
Door de factuur of facturen te selecteren en te klikken op ‘Verstuur naar e-mail adres’ zal de mail verzonden worden naar de ouder(s). Deze mail bevat de door jou gepersonaliseerde e-mailtekst en de achterstallige factuur als bijlage.

De verzonden e-mail van de achterstallige factuur wordt uiteindelijk automatisch opgeslagen in het digitale archief, oftewel bij de ‘Documenten’, van de ontvanger. Dit is de contract verantwoordelijke ouder op het moment dat de factuur aangemaakt is.

    • Related Articles

    • Eigen tekst in e-mail van de facturen (factuurtekst)

      Wanneer je de facturatie via Bitcare doet kun je ervoor kiezen om ouders de e-mail per factuur te laten ontvangen. Als je aan de e-mail een eigen tekst wilt koppelen dan kun je dit doen door de stappen uit deze helpfile te volgen. Dit kan je alleen ...
    • Hoe kan ik verstuurde herinneringen inzien?

      Het voorkomen dat ouders niet tijdig hun factuur betalen. Om de betaling binnen te krijgen kun je via Bitcare een betalingsherinnering sturen. Deze helpfile laat zien hoe je de verstuurde betalingsherinnering zelf nog eens kunt bekijken. Als je nog ...
    • Hoe kan ik een PDF met alle facturen aanmaken?

      Om de (concept) facturen nog eens te controleren kan het handig zijn om de facturen in te zien zoals de ouders de factuur ontvangen. Dit kun je eenvoudig doen door een PDF aan te maken waar je alle facturen onder elkaar ziet. In deze helpfile wordt ...
    • Waarom ontvangt de ouder de mail van de factuur niet?

      Wanneer je een factuur hebt verwerkt en deze verstuurd naar de ouder ontvangen ze deze in hun mailbox. Echter moet de 'Communicatie' in het contract van het kind wel op 'E-mail' staan. Verder zijn er verschillende redenen waarom de ouder de factuur ...
    • Hoe maak ik Facturen aan?

      Wanneer een van onze consultants langskomt voor de opstart wordt de facturatie uitgelegd. Indien je later hebt besloten om de facturatie via Bitcare te gaan doen kan je de facturatie aan de hand van onderstaande stappen zelfstandig instellen. Ook kan ...