Hoe registreer ik vakanties (contract pakketen) bij een kind?

Hoe registreer ik vakanties (contract pakketten) bij een kind?

Binnen Bitcare kan je heel eenvoudig kinderen gedurende de vakanties inplannen of juist uitplannen. Dit kan je doen door pakketten aan de planning(en) te koppelen. Hierdoor kunnen complexe BSO planningen en flexibilisering van de opvang-planning worden vastgelegd binnen Bitcare. Met name voor de BSO is dit handig, aangezien deze kinderen in vakanties vaak hele dagen komen. Het in- en uitplannen gedurende vakantiedagen (en studiedagen) bestaat uit twee delen:

Deel 1: Contract pakketten koppelen aan vakanties

Deel 2: Planningen registreren bij het kind

Deel 1
Stap 1
Log in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klik op 'Start'.

Stap 2
Klik op de homepagina op 'Instellingen'.

Stap 3
Klik op het tabblad 'Contract pakketten' boven in het scherm.

Stap 4
Klik op het '+' om een pakket toe te voegen.



Stap 5
De 'Code' en 'Omschrijving' mag je zelf bepalen. Wij adviseren wel om hier het aantal weken bij te vermelden. Bij verschillende vakanties per school is het verstandig om hier de schoolnaam te vermelden en een pakket per school aan te maken. Vul vervolgens bij 'Weken' het aantal weken in waarvoor het pakket geldig is. Op basis hiervan kan later in het contract bij een kind gemakkelijk een maandprijs berekend worden.

Je kunt vervolgens op 'Bewaar' klikken.

Stap 6
Klik op het kopje 'Feestdagen' naast 'Contract pakketen', waar je het pakket dient te koppelen aan de vakanties.

Stap 7
Klik op het '+' bij 'Schoolvakanties' om een vakantie toe te voegen. (Om een vakantie te wijzigen/verwijderen klik je op het potloodje achter het desbetreffende vakantie)

Stap 8
  1. Naam: vul hier de naam van de vakantie in. Bij verschillende vakanties per school is verstandig om hier ook de schoolnaam te vermelden. U maakt dan de vakantie meerdere keren aan en vermeld de naam van de school erbij. Ook kunt u de studiedagen voor de school erin zetten.
  2. Data: vul hier de data van de vakantie in. In het geval van een studiedag is dit dezelfde dag.
  3. Vink vervolgens de pakketten aan welke aan deze vakantie gekoppeld dienen te worden. Let op: dit zijn zowel de pakketten waarbij een kind uit geroosterd (40 weken) als ingepland (12 weken) wordt gedurende deze vakantie.


Deel 2
Stap 1
Ga terug naar 'Start' en klik op 'Kinderen'. Kies hier of zoek naar het desbetreffende kind. 

Stap 2 
Klik op 'Contracten' om de vaste planning in te zien.

Stap 3
  1. Als er al een vaste planningsregel staat die je wil koppelen aan schooldagen of vakantiedagen dan klik je op het potloodje. Bijvoorbeeld om deze planning alleen te laten gelden tijdens vakantiedagen (12 weken). Ga dan naar Stap 4.
  2. Als er nog geen vaste planningsregel staat dan kan je via de '+' een nieuwe planning toevoegen en kies je voor 'Vast rooster'. Ga dan naar Stap 5



Stap 4
Wanneer er een vaste planning aanwezig is klik je op het potloodje en verschijnt er een keuzemenu. Kies voor 'Wijzig de huidige planning' en klik op 'Volgende'.

Stap 5
  1. Vul de data in (= start- en einddatum van het contract)
  2. Selecteer de locatie
  3. Selecteer de groep
  4. Vervolgens selecteer je het pakket (in dit geval '12 weken')
  5. Tot slot geef je aan of het pakket geldig is gedurende 'Schooldagen' of 'Vakantiedagen' (in dit geval 'Vakantiedagen')
  6. Klik op 'Volgende'
Vervolgens kan je de planning ingeven voor deze vakantiedagen door de balkjes te verschuiven. Tot slot klik je op 'Bewaar'. De planningsregel is nu zichtbaar. Je ziet nu ook dat deze gekoppeld is aan 'Vakantiedagen'.

Tip! Je kan in de 'Planning' (maandoverzicht) controleren of de juiste planning geldt voor de vakantiedagen. Daarnaast kan je klikken op de blauwe balkjes om de verdere specificaties, zoals locatie, groep en tijden te zien.