Hoe registreer ik vakanties (contract pakketen) bij een kind?

Hoe registreer ik contract pakketten (met vakanties) bij een kind?

Binnen Bitcare kan je eenvoudig kinderen gedurende de vakanties inplannen of juist uitplannen. Dit kan je doen door pakketten aan de planning(en) te koppelen. Met name voor de BSO is dit handig, aangezien deze kinderen in vakanties vaak hele dagen komen. Het in- en uitplannen gedurende vakantiedagen (en studiedagen) bestaat uit twee delen:

  1. Deel 1: Contract pakketten koppelen aan vakanties
  2. Deel 2: Planningen registreren bij het kind


Deel 1: Contract pakketten koppelen aan vakanties

Stap 1
Log in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klik op 'Start'.

Stap 2
Klik op de homepagina op 'Instellingen'.

Stap 3
Klik op het tabblad 'Contract pakketten' boven in het scherm.

Stap 4
- Indien er nog geen contractpakketten staan klik je op de '+' om een pakket toe te voegen.
- Indien er al wel contractpakketten staan klik je op het 'potloodje' om het pakket te bewerken.



Stap 5
'Code' en 'Omschrijving': mag je zelf bepalen. Wij adviseren wel om hier het aantal weken bij te vermelden, bijvoorbeeld 'KDV 52 weken'.
Indien scholen verschillende vakanties en studiedagen hebben, dan kan het handig zijn om de schoolnaam te vermelden en een pakket per school aan te maken. 

'Weken': vul het aantal weken in waarvoor het pakket geldig is. Op basis hiervan kan later in het contract bij een kind gemakkelijk de maandprijs berekend worden aan de hand van de 'rekenhulp'.

'Aanwezigheid':
            - Prijs / Uur : vul de uurprijs in
            - Eenheid: kies de eenheid waarop je wilt factureren (per maand / dag / uur / half uur / 15 min)   
            - Uren / Eenheid: vul je alleen in bij een dagprijs (niet bij een maandprijs, omdat de uren per kind verschillen)

'Extra aanwezigheid':
            - Prijs / Uur : vul de uurprijs in
            - Eenheid: kies de eenheid waarop je wilt factureren (per maand / dag / uur / half uur / 15 min)   
            - Uren / Eenheid: vul je alleen in bij een dagprijs (niet bij een maandprijs, omdat de uren per kind verschillen)

- Tot slot, klik op 'Bewaar'.


Stap 6
Klik op het kopje 'Feestdagen' naast 'Contract pakketen', waar je het pakket dient te koppelen aan de vakanties.

Stap 7
Klik onderaan op het '+' bij 'Schoolvakanties' om een vakantie of studiedag toe te voegen. (Om een vakantie te wijzigen/verwijderen klik je op het potloodje achter het desbetreffende vakantie)

Stap 8
  1. Naam: vul hier de naam van de vakantie in. Bij verschillende vakanties per school is verstandig om hier ook de schoolnaam te vermelden. U maakt dan de vakantie meerdere keren aan en vermeld de naam van de school erbij. Ook kunt u de studiedagen voor de school erin zetten.
  2. Data: vul hier de data van de vakantie in. In het geval van een studiedag is dit dezelfde dag.
  3. Vink vervolgens de pakketten aan welke aan deze vakantie gekoppeld dienen te worden. Let op: dit zijn zowel de pakketten waarbij een kind uit geroosterd (40 weken) als ingepland (12 weken) wordt gedurende deze vakantie.




Deel 2: Planningen registreren bij het kind

Stap 1
Ga terug naar 'Start' en klik op 'Kinderen'. Kies hier of zoek naar het desbetreffende kind. 

Stap 2 
Klik op 'Contracten' om de vaste planning in te zien.

Stap 3
  1. Als er al een vaste planningsregel staat die je wil koppelen aan schooldagen of vakantiedagen dan klik je op het potloodje. Bijvoorbeeld om deze planning alleen te laten gelden tijdens vakantiedagen (12 weken). Ga dan naar Stap 4.
  2. Als er nog geen vaste planningsregel staat dan kan je via de '+' een nieuwe planning toevoegen en kies je voor 'Vast rooster'. Ga dan naar Stap 5,


Stap 4
Wanneer er een vaste planning aanwezig is klik je op het potloodje en verschijnt er een keuzemenu. Kies voor 'Wijzig de huidige planning' en klik op 'Volgende'.

Stap 5
  1. Vul de data in (= start- en einddatum van het contract)
  2. Selecteer de locatie
  3. Selecteer de groep
  4. Vervolgens selecteer je het pakket (in dit geval '12 weken')
  5. Tot slot geef je aan of het pakket geldig is gedurende 'Schooldagen' of 'Vakantiedagen' (in dit geval 'Vakantiedagen')
  6. Klik op 'Volgende'
Vervolgens kan je de planning ingeven voor deze vakantiedagen door de balkjes te verschuiven. Tot slot klik je op 'Bewaar'. De planningsregel is nu zichtbaar. Je ziet nu ook dat deze gekoppeld is aan 'Vakantiedagen'.

Tip! Je kan in de 'Planning' (maandoverzicht) controleren of de juiste planning geldt voor de vakantiedagen. Daarnaast kan je klikken op de blauwe balkjes om de verdere specificaties, zoals locatie, groep en tijden te zien.