Hoe stel ik ouderschapsverlof in bij een medewerker? - Bitcare

Hoe stel ik ouderschapsverlof in bij een medewerker?

Natuurlijk kan het zo zijn dat de medewerkers meer tijd willen kunnen doorbrengen met hun jonge kinderen. Hiervoor kunnen beide ouders ouderschapsverlof opnemen om zo tijd met hun kinderen door te brengen. De medewerker vraagt schriftelijk ouderschapsverlof aan minstens 2 maanden van te voren. Als werkgever mag je het verzoek om ouderschapsverlof niet weigeren. Wel kun je in overleg gaan met de medewerker over hoe en wanneer het ouderschapsverlof wordt opgenomen.

De volgende punten zullen in deze helpfile besproken worden:
  1. Wanneer heeft een medewerker recht op ouderschapsverlof?
  2. Waar heeft de medewerker recht op tijdens ouderschapsverlof?
  3. Hoe verwerk ik ouderschapsverlof in Bitcare?

Wanneer heeft de medewerker recht op ouderschapsverlof?
Voor de aanvraag van ouderschapsverlof gelden de volgende regels: 
  1. De medewerker kan ouderschapsverlof opnemen voor kinderen tot 8 jaar;
  2. Voor elk kind heeft de medewerker recht op ouderschapsverlof;
  3. De medewerker kan voor meerdere kinderen tegelijkertijd ouderschapsverlof opnemen. Hij of zij hoeft dus niet het verlof voor 1 kind op te maken;
  4. Beide ouders hebben recht op ouderschapsverlof;
  5. Bij een tweeling heeft de medewerker twee keer recht op ouderschapsverlof;
  6. De medewerker kan ouderschapsverlof bij de werkgever aanvragen zodra hij of zij in dienst is;
  7. De medewerker kan ouderschapsverlof krijgen voor eigen kinderen, adoptiekinderen of erkende kinderen;
  8. De medewerker kan ook ouderschapsverlof opnemen voor een pleegkind, stiefkind of aspirant-adoptiekind. Het kind moet dan wel bij de medewerker wonen volgens de basisregistratie personen.

Waar heeft de medewerker recht op tijdens ouderschapsverlof?
Ouderschapsverlof is een vorm van onbetaald verlof. Tijdens dit verlof ontvangt de medewerker geen salaris en bouwt ook geen verlof op over deze verlofuren. Tenzij er andere afspraken zijn gemaakt in in de cao of arbeidsvoorwaarden. Wanneer de medewerker recht heeft op ouderschapsverlof mag hij of zij maximaal 26 keer het aantal uren per werkweek opnemen.

Voorbeeld:
Een medewerker heeft een contract voor 32 uur in de week en vraagt ouderschapsverlof aan. Dat betekent dat de medewerker maximaal ( 32 * 26 = ) 832 uur aan ouderschapsverlof mag opnemen. 

Maar wat nu als de medewerker meer of minder gaat werken tijdens ouderschapsverlof? Hieronder staan deze voorbeelden uitgewerkt. 

Voorbeeld 1: De medewerker gaat meer werken, van 32 uur naar 40 uur in de week.
Bereken het totaal aantal uren aan ouderschapsverlof : 32 * 26 = 832 uur.
Bepaal hoeveel uren er reeds zijn verbruikt : bijvoorbeeld 6 weken = 6 * 32 = 192 uur verbruikt.
Bepaal het resterend aantal uur aan ouderschapsverlof = 832 - 192 = 640 uur resterend.
Deel het aantal resterende uren door het aantal uur dat de medewerker eerst werkte = 640 / 32 = 20 weken. 

Dit betekent dat de medewerker nog 20 weken recht heeft op ouderschapsverlof van 40 uur per week, dit is 800 uur totaal. 

Voorbeeld 2: De medewerker gaat minder werken, van 32 uur naar 28 uur in de week. 
Bereken het totaal uren aan ouderschapsverlof : 32 * 26 = 832 uur.
Bepaal hoeveel uren er reeds zijn verbruikt : bijvoorbeeld 6 weken = 6 * 32 = 192 uur verbruikt.
Bepaal het resterend aantal uur aan ouderschapsverlof = 832 - 192 = 640 uur resterend.
Deel het aantal resterende uren door aantal uur dat de medewerker eerst werkte = 640 / 32 = 20 weken.

Dit betekent dat de medewerker nog 20 weken recht heeft op ouderschapsverlof van 28 uur per week, dit is 560 uur totaal. 


Hoe verwerk ik ouderschapsverlof in Bitcare?
Ouderschapsverlof is een vorm van onbetaald verlof. Je verwerkt dit door een negatieve uitbreiding toe te voegen.
  1. Ga naar de arbeidsrelatie van de betreffende medewerker bij wie je het ouderschapsverlof wilt verwerken in de salarisadministratie. 
  2. Kies voor 'afspraak toevoegen' en selecteer de afspraak 'Tijdelijke uitbreiding'. 
  3. Kies de ingangsdatum van het ouderschapsverlof 
  4. Vul het aantal uren per week negatief in. Het FTE wordt automatisch berekend. 
  5. Vul eventueel een notitie in zodat je deze later nog kan achter halen. 



Deze afspraak zorgt ervoor dat zowel het salaris als de verlofopbouw in minder worden gebracht. Wanneer een medewerker 40 uur op contract heeft, zal er met de bovenstaande uitbreiding 32 uur worden uitbetaald en over een 32-urige werkweek verlof worden opgebouwd. 

Hoe voeg ik een extra regel toe om te specificeren dat de medewerker ouderschapverslof opneemt?
  1. Ga naar de arbeidsrelatie van de betreffende medewerker
  2. Kies voor 'afspraak toevoegen' en selecteer de afspraak 'Uren'
  3. Maak er een periodieke afspraak van, met dezelfde looptijd als de tijdelijke uitbreiding.
  4. Geef bij omschrijving aan welke regel je op de loonstrook wilt hebben
    1. Bijvoorbeeld: Je salaris is verminderd door 8 uur in de week ouderschapsverlof
  5. Zet het aantal uren op 0 zodat hier niets berekend wordt.


De regel vanuit de omschrijving wordt op deze manier afgedrukt op de loonstrook. 

In de planning
Er zijn verschillende manieren hoe je ouderschapsverlof kunt verwerken in de planning. 

1. De medewerker vraagt voor elke dag die hij of zij wil opnemen apart ouderschapsverlof aan. Zo kun je in de planning altijd terugzien op welke dagen de medewerker ouderschapsverlof heeft gehad en hoeveel uur deze medewerker heeft opgenomen. 
  1. Klik op de palmboom om verlof aan te vragen, kies voor 'overige' en selecteer bij type 'ouderschapsverlof'. 
  2. In de planning kun je onder 'Overig verlof' alle dagen ouderschapsverlof terug zien en het totaal over het hele jaar. 
  3. In het rapport 'Verlof' kun je ook alle opnames van ouderschapsverlof terugzien. 
2. Vaak is het zo dat ouderschapsverlof op een vast moment wordt opgenomen over een langere periode. Elke week aanvragen zal dan ook veel tijd kosten. Daarom is het ook mogelijk om de planning van de medewerker aan te passen voor de periode dat hij of zij met ouderschapsverlof is. 
  1. Ga naar de arbeidsrelatie van de betreffende medewerker en klik daarna door naar de planning. 
  2. Klik op het potlood achter de planning. Kies hier voor 'Planning aanpassen | Aanwezig op andere tijden vanaf een bepaalde datum' 
  3. Voer de datum in dat het ouderschapsverlof ingaat en haal de vaste ouderschapsdag(en) uit de planning en kies voor 'bewaar'. 

    • Related Articles

    • Rapport: Wettelijk en bovenwettelijk verlof per medewerker

      Het rapport 'Wettelijk en bovenwettelijk verlof per medewerker' geeft je direct inzicht in de openstaande verlofpotjes van de medewerkers en of er verlof mag komen te vervallen omdat de vervaldatum nadert of al gepasseerd is.  Let op: Wijs de ...
    • Hoe voeg ik verlofrecht toe aan een medewerker?

      Medewerkers met een verlofafspraak bouwen verlof op. Met uitzondering van stagiaires en DGA's hebben alle medewerkers recht op verlofopbouw, dus ook oproepkrachten. In het laatste geval wordt dit vaak direct uitbetaald (lees hier verder). Het kan ...
    • Hoe voer ik onbetaald verlof in?

      Tijdens onbetaald verlof werkt de medewerker gedurende een langere periode niet of minder. Hierdoor ontvangt de medewerker dus ook geen of minder loon. Een voorbeeld van onbetaald verlof is een sabbatical, ouderschapsverlof of langdurig zorgverlof. ...
    • Hoe wijzig ik de verlofrechten van de organisatie?

      In de instellingen van de organisatie kan je de verlofrechten aanpassen voor de gehele organisatie. Je kunt ook bedrijfsspecifiek verlofrechten toevoegen. Hoe je het verlofrecht wijzigt, staat hieronder beschreven. Stap 1 Ga naar Start en klik op ...
    • Welke verlofsoorten worden ondersteund en hoe vraag ik deze aan?

      Bitcare kent meerdere verlofsoorten die de medewerker kan opnemen. Afhankelijk van de instellingen van de organisatie is het mogelijk om deze op te nemen. Voor deze overige verlofsoorten levert de medewerker geen verlofuren in, en is het een vorm van ...