Hoe voeg ik een nieuw kind toe aan Bitcare?

Hoe voeg ik een nieuw kind toe aan Bitcare?

Nieuwe kinderen kunnen op twee manieren toegevoegd worden aan Bitcare:
  1. Door de ouder via het inschrijfformulier. Voor meer informatie zie: Online inschrijven voor ouders via online inschrijfformulieren
  2. Door de opvang via de website app.bitcare.com. Dit leggen we uit in deze helpfile.


Kind toevoegen via de website

Stap 1
Log in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klik je op 'Start'.

Stap 2
Op de startpagina klik je op 'Kinderen'.

Stap 3
Je ziet nu een lijst met alle actieve kinderen. Je klikt rechtsboven op het '+'.



Stap 4 - Kind
Voer de gegevens van het kind in. 
Tip: vul direct zoveel mogelijk gegevens in.
Alle vakken met een uitroepteken, zoals de naam en geboortedatum, moeten nu worden ingevuld.
De vakken zonder uitroepteken, zoals BSN en adres, kunnen eventueel op een later tijdstip nog worden ingevoerd.

Let op:
  1. Bij 'Broer/zus van' kun je direct de broer/zus selecteren die al in Bitcare staan. Hierdoor worden zoveel mogelijk gegevens alvast automatisch ingevuld. 
  2. Foto's toestaan: dit zijn foto's toestaan binnen Bitcare.
  3. Mentor: hier kun je de medewerker selecteren. Hiervoor dient de medewerker wel in Bitcare te staan.
  4. Labels: Een label in Bitcare is extra informatie die je kan toevoegen bij het kind. In de helpfile over labels vind je hier meer informatie over.


Bovenaan zie je welke stappen je moet doorlopen om een kind toe te voegen aan Bitcare. Deze worden groen indien een stap is afgerond.
Rechts komt er een opsomming/samenvatting te staan van wat je hebt ingevoerd.




Stap 5 - Medisch
Bij deze stap vul je de gegevens van de huisarts/tandarts/zorgpolis in. Hier vul je ook de allergieën  van het kind in. Dit is belangrijk om te doen omdat leidsters dit op de groeps app ook kunnen zien en hier rekening mee kunnen houden. Je kan bij deze stap ook invullen wat voor maaltijden het kindje mag eten en of het kindje het vaccinatieprogramma volgt. Er kan ook een medische notitie toegevoegd worden. Bijvoorbeeld als bepaalde medicijnen van het kindje gekoeld moeten worden. 

Stap 6 - Ouders
Je voert de gegevens van de ouders in. Bij 'Ouder 1' vul je de gegevens van de contractverantwoordelijke ouder in. Op de factuur zal de naam van deze persoon komen te staan. Als je de gegevens van de ouder hebt ingevoerd klik je op 'Volgende'. Wanneer de ouder al in Bitcare staat kies je voor 'Bestaande ouder'.

Stap 7 - Contract
Bij deze stap vul je de startdatum en locatie in dat op het contract komt te staan. De einddatum wordt automatisch ingevuld.

Stap 8 - Planning
Bij deze stap stel je het contractpakket in bij een kindje. Meer informatie over contractpakketten vind je in deze helpfile. Bij een vaste planning voer je hier het schema van het kind in. Door het verschuiven van de vierkantjes op de balk kan je aangeven op welke dagen en tijden het kind komt, volgens zijn of haar contract. Er kunnen ook meerdere planningsregels toegevoegd worden door op het '+' te klikken. Dagen waarop het kindje niet komt kun je uit de planning halen door op het bolletje te klikken waar de dagen in staan of door naast de planningsregel op het '-' teken te klikken. 


Stap 9 - Prijzen
Je kan nu prijsinformatie invoeren. Als je de prijsinformatie invoert, kies je om te factureren voor geplande of gerealiseerde uren.
Let op: gerealiseerde uren wil zeggen dat de uren die zijn in/uitgeklokt op de iPad worden gefactureerd. Let er dus goed op dat je hier de juiste manier selecteert!
 
Vervolgens voer je de uurprijs in. Daarna selecteer je bij 'Eenheid' of je per maand (let op: dit betekent dat je elke maand hetzelfde bedrag factureert), dag, uur, half uur of 15 minuten factureert. Als je voor 'Maand' kiest kan je ook al de 'Rekenhulp' gebruiken om het maandbedrag uit te rekenen. 
 
Je kan hier ook de prijs voor de 'Extra aanwezigheid' vaststellen. De 'Extra aanwezigheid' gebruik je wanneer een kindje een extra dag komt (buiten de vaste planning om). 
Prijs/uur: hier voer je de uurprijs voor extra aanwezigheid in.
Let op: er kan maar 1 extra prijs per kind gebruikt worden.
Eenheid: hier heeft je meerdere opties:
Dag: Je hebt een dagprijs voor extra dagen. Let op: Bitcare ondersteunt geen halve dagen. Als je ook met halve dagen werkt, kan je het beste de eenheid 'Uur' of 'Half uur' nemen.
Uur: De extra dagen worden afgerekend op geplande hele uren.

Bijvoorbeeld: een kind wordt ingepland voor 5 uur extra, dan wordt 5 uur maal de uurprijs in rekening gebracht.
Let op: als u werkt met halve dagen en dit is bijvoorbeeld 5.5 uur, dan zal dit worden afgerond op 6 uur. In dat geval kunt u de eenheid 'Half uur' selecteren.
Half uur: De extra aanwezigheid wordt afgerekend op halve uren.
15 minuten: De extra aanwezigheid wordt afgerekend op 15 minuten.

Afhankelijk van de eenheid die je selecteert, moet je soms aanvullende informatie registreren.
Als je geen extra dagen aanbiedt, vink dan 'Creëer prijs voor extra aanwezigheid' uit.

Stap 10 - Betaalinfo
Bij 'Factuur betalingen' leg je vast of ouders via 'Overdracht' of 'Incasso' betalen. Je kiest voor 'Overdracht' wanneer de ouders het bedrag zelf overmaken. Je kiest voor 'Incasso' wanneer de ouders geïncasseerd worden. 

Bij 'Communicatie' leg je vast hoe de facturen naar de ouders verstuurd worden. Kies je voor 'E-mail' worden de facturen automatisch naar de ouders gemaild. Kies je voor 'Afdrukken' worden de facturen uitgeprint en per post verstuurd. 

Je kan hier 'Creëer een borgfactuur' aanvinken wanneer ouders een borg moeten betalen (dit is vooral voor onze Belgische klanten). 

Stap 11
Tot slot kan je 'Geneer contract' aanvinken als je meteen een contractsjabloon wilt gebruiken om de plaatsingsovereenkomst te maken. 
Meer informatie over het contractsjabloon en plaatsingsovereenkomst kan je hier lezen. 
    • Related Articles

    • Hoe voeg ik een document bij een kind toe op het web?

      Bij ieder kind kan je documenten opslaan en kan je aangeven voor wie deze inzichtelijk zijn. Hieronder wordt uitgelegd hoe je de documenten kunt uploaden binnen Bitcare. Stap 1 Log in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klik je op 'Start'. ...
    • Wanneer moet ik een nieuw contract geven aan een kind?

      Wij adviseren om altijd met één contract te werken. In Bitcare is het namelijk niet nodig om voor iedere contractwijziging een nieuw contract aan te maken.  In het geval van een prijsverandering of planningsverandering op dezelfde locatie kan je ...
    • Hoe voeg ik een document van een kind toe op de iPad?

      Let op: alle documenten die je toevoegt via de iPad zijn zichtbaar voor de ouders. Bij documenten die je via de website toevoegt kan je ervoor kiezen om het niet te delen met de ouder(s). In Stap 1 Je opent de Bitcare App. Stap 2 Je zit nu in het ...
    • Hoe kan ik een profielfoto van een kind toevoegen/veranderen op de iPad?

      Het is mogelijk om op de iPad een profielfoto van een kind toe te voegen of te wijzigen. In de volgende stappen leggen we uit hoe je dit kan doen. Stap 1 Open de Bitcare app. Stap 2 Je zit nu in het startscherm. Klik op het logo van de groep waarin ...
    • Hoe voeg ik een nieuw contract toe voor een stagiair die medewerker wordt?

      Wanneer je een stagiair na zijn/haar stage in dienst neemt, dan dien je dit te verwerken in Bitcare. Een stagiair wordt anders verloond dan een medewerker, omdat een stagiair anders sociaal verzekerd is. In tegenstelling tot de stagiair is de ...