Hoe voeg ik een nieuw kind toe aan Bitcare?

Hoe voeg ik een nieuw kind toe aan Bitcare?

Nieuwe kinderen kunnen op twee manieren toegevoegd worden aan Bitcare:
  1. Door de ouder via het inschrijfformulier. Voor meer informatie zie: Online inschrijven voor ouders via online inschrijfformulieren
  2. Door de opvang via app.bitcare.com. Dit leggen we uit in deze helpfile.


Kind toevoegen via de website

Stap 1
Log in op app.bitcare.com of klik op 'Start' als je al ingelogd bent.

Stap 2
Klik op 'Kinderen' op de startpagina. 

Stap 3
Je ziet nu een lijst met alle actieve kinderen. Klik rechtsboven op '+'.



Stap 4 - Kind
Voer de gegevens van het kind in. 
Tip: vul direct zoveel mogelijk gegevens in.
Alle vakken met een uitroepteken, zoals de naam en geboortedatum, moeten nu worden ingevuld.
De vakken zonder uitroepteken, zoals het BSN en adres, kunnen eventueel op een later tijdstip worden ingevoerd.

Let op:
  1. Bij 'Broer/zus van' kun je direct de broer(s) of zus(sen) selecteren die al in Bitcare staat/staan. Hierdoor worden zoveel mogelijk gegevens alvast automatisch ingevuld. 
  2. Foto's toestaan: geef aan of het maken/delen van foto's toegestaan is. 
  3. Mentor: hier kun je de medewerker selecteren. Hiervoor dient de medewerker wel in Bitcare te staan.
  4. Labels: Een label in Bitcare is extra informatie die je kunt toevoegen bij het kind. In de helpfile over labels vind je hier meer informatie over.


Bovenaan zie je welke stappen je moet doorlopen om een kind toe te voegen aan Bitcare. Deze worden groen indien een stap is afgerond, zoals je hieronder bij 'Kind' en 'Medisch' kunt zien. Rechts verschijnt een overzicht (een soort samenvatting) van wat je hebt ingevoerd.




Stap 5 - Medisch
Bij deze stap vul je de gegevens van de huisarts/tandarts/zorgpolis in. Tevens noteer je hier de allergieën van het kind. Dit is belangrijk om te doen, aangezien leidsters dit op de Groep app ook kunnen zien en hier rekening mee kunnen houden. Je kunt bij deze stap ook invullen wat voor maaltijden het kind mag eten en of het kindje het vaccinatieprogramma volgt. Bovendien kan er een medische notitie toegevoegd worden, bijvoorbeeld als bepaalde medicijnen van het kindje gekoeld bewaard moeten worden. 

Stap 6 - Ouders
Je voert de gegevens van de ouders in. Bij 'Ouder 1' vul je de gegevens van de contractverantwoordelijke ouder in. Deze naam zal op de facturen komen te staan. Als je de gegevens van de ouder hebt ingevoerd, klik je op 'Volgende'. Wanneer de ouder al in Bitcare staat, kies je voor 'Bestaande ouder'.

Stap 7 - Contract
Bij deze stap vul je de startdatum en de locatie in. Deze gegevens komen op het contract te staan. De einddatum wordt automatisch ingevuld. 

Stap 8 - Planning
Bij deze stap stel je het contractpakket van het kindje in. Meer informatie over contractpakketten vind je in deze helpfile. Bij een vaste planning voer je hier het schema van het kind in. Door met de vierkantjes op de balk te schuiven, kun je aangeven op welke dagen en tijden het kindje komt, overeenkomstig met zijn of haar contract. Er kunnen ook meerdere planningsregels toegevoegd worden door op '+' te klikken. Dagen waarop het kindje niet komt kun je uit de planning halen. Dit kun je doen door op het bolletje te klikken waar de dagen in staan óf door naast de planningsregel op het '-' teken te klikken. Zie onderstaande afbeelding. 



Stap 9 - Prijzen
Je kunt nu de prijsinformatie invoeren. Als je de prijsinformatie invoert, kun je ervoor kiezen om voor de geplande of gerealiseerde uren te factureren.

Let op: de gerealiseerde uren bestaan uit de uren die middels het in- en uitklokken op de iPad zijn geregistreerd. Door voor 'gerealiseerde uren' te kiezen, wordt er op basis van het in- en uitklokken gefactureerd. Let er dus goed op dat je hier de juiste manier selecteert!
 
Vervolgens voer je de uurprijs in. Daarna selecteer je bij 'Eenheid' of je per maand (let op: dit betekent dat je elke maand hetzelfde bedrag factureert), dag, uur, half uur of 15 minuten factureert. Als je voor 'Maand' kiest, kun je ook al de 'Rekenhulp' gebruiken om het maandbedrag uit te rekenen. 
 
Je kunt hier ook de prijs voor de 'Extra aanwezigheid' vaststellen. De 'Extra aanwezigheid' gebruik je wanneer een kindje een extra dag komt (buiten de vaste planning om). 

Prijs/uur: hier voer je de uurprijs voor extra aanwezigheid in.
Let op: er kan maar 1 extra prijs per kind gebruikt worden.
Eenheid: hiervoor heb je twee opties:
- Dag: Je hebt een dagprijs voor extra dagen. Let op: Bitcare ondersteunt geen halve dagen. Als je ook met halve dagen werkt, kun je het beste voor de eenheid 'Uur' of 'Half uur' kiezen.
- Uur: De extra dagen worden afgerekend op de geplande (hele) uren.

Voorbeeld: als een kind voor 5 extra uren in wordt gepland, dan wordt 5 uur maal de uurprijs in rekening gebracht.
Let op: als u met halve dagen werkt en dit bijvoorbeeld 5.5 uur is, dan zal dit worden afgerond op 6 uur. In dit geval kunt u de eenheid 'Half uur' selecteren.
Half uur: De extra aanwezigheid wordt afgerekend op halve uren.
15 minuten: De extra aanwezigheid wordt afgerekend op 15 minuten.

Afhankelijk van de eenheid die je selecteert, moet je soms aanvullende informatie registreren.
Als je geen extra dagen aanbiedt, vink dan 'Creëer prijs voor extra aanwezigheid' uit.

Stap 10 - Betaalinfo
Bij 'Factuur betalingen' leg je vast of de ouder(s) via 'Overdracht' of 'Incasso' betalen. Je kiest voor 'Overdracht' wanneer de ouders het bedrag zelf overmaken. Je kiest voor 'Incasso' wanneer de ouders geïncasseerd worden. 

Bij 'Communicatie' leg je vast hoe de facturen naar de ouders verstuurd worden. Kies je voor 'E-mail', dan worden de facturen automatisch naar de ouders gemaild. Kies je voor 'Afdrukken', dan worden de facturen uitgeprint en per post verstuurd. 

Je kunt hier 'Creëer een borgfactuur' aanvinken wanneer de ouders een borg moeten betalen (dit is vooral voor onze Belgische klanten). 

Stap 11
Tot slot kun je 'Geneer contract' aanvinken als je meteen een contractsjabloon wilt gebruiken om de plaatsingsovereenkomst te maken. 
Meer informatie over het contractsjabloon en plaatsingsovereenkomst vind je hier