Hoe voer ik een medewerker in die twee functies heeft?

Hoe voer ik een medewerker in die twee functies heeft?

Binnen Bitcare is het per medewerker mogelijk om 1 salarisafspraak toe te voegen in de arbeidsrelatie. Wanneer je een arbeidsovereenkomst hebt met een medewerker waarbij de medewerker 2 verschillende functies heeft met 2 verschillende salarissen, dan dien je hier vooraf goed over na te denken hoe je dit administreert in Bitcare.

Je heeft twee opties:
  1. Het aantal uur per functie is vast afgesproken
  2. Het aantal uur per functie is niet bekend / op oproepbasis

Optie 1:
Het aantal uur per functie is vast afgesproken

Wanneer de medewerker een vast aantal uur per functie werkt, dan kun je dit in 1 medewerker administreren. Het is belangrijk dat je een salarisafspraak maakt met het totaal aantal afgesproken uren. Dit is nodig voor de loonaangifte en eventueel de pensioendeclaratie. Daarnaast voeg je een extra component toe voor de aanvullende vergoeding in de andere functie. Hiervoor gebruik je component 'Bruto vergoeding'
De voordelen van deze optie:
  1. je hebt 1 medewerker in Bitcare
  2. de medewerker heeft 1 profiel en personeelsdossier met 1 verlofsaldo, krijgt 1 keer per periode een loonstrook, 1 jaaropgaaf etc.
  3. de medewerker kan de heffingskorting toepassen op het gehele salaris
Voorbeeld:
Medewerker werkt 24 uur per week, waarvan:
  1. 21 uur als pedagogisch medewerker met een salaris volgens schaal 6/11 maandelijks 2.157 fulltime (36 uur) en 1.258,25 parttime (21 uur).
  2. 3 uur als Pedagogisch coach/Beleidsmedewerker volgens schaal 9/21 maandelijks 2.793 fulltime (36 uur) en 232,75 parttime (3 uur).
De medewerker werkt totaal 24 uur per week, je dient dus de salarisafspraak voor 24 uur in voeren, gebruik hiervoor de afspraak met de laagste schaal.
Het salaris voor 24 uur op basis schaal 6/11 wordt dan 1.438,00
Het daadwerkelijk salaris voor de 2 functies samen is: 1.258,25  + 232,75 = 1.491,00
Het verschil moet nog worden toegevoegd als bruto vergoeding: 1.491,00 - 1.438,00 = 53,00

Voeg de bruto vergoeding 'Periodiek' toe, zodat deze elke maand wordt berekend:

De arbeidsrelatie ziet er nu als volgt uit:


Het jaarloon voor het bijzonder tarief wordt vastgesteld op basis van de salarisafspraak. Deze dien je aan te passen in de instellingen belasting in de arbeidsrelatie van de medewerker. Wanneer je dit vergeet bestaat de kans dat er te weinig loonheffing wordt ingehouden over de bijzondere beloningen.
Deze medewerker ontvangt 1.258,25  + 232,75 = 1.491,00. De medewerker ontvangt alleen vakantiegeld als extra salariscomponent. Het jaarloon is daarom het bruto loon plus vakantie geld = 19.324



Naast dat je het jaarloon dient aan te passen, telt de toeslag ook mee voor de grondslag van de pensioenen (mits de medewerker de functie al vanaf januari vervult). Je dient het parttime salaris om te rekenen naar een fulltime salaris. Voor 24 uur is het salaris 1.491,00 het bijbehorende fulltime salaris is 2.236,50. De grondslag voor het pensioen is het voltijd jaarsalaris in januari + het vakantiegeld. In dit geval 28.986. Vul deze waarde in bij 'Jaarloon voor pensioenen' in de instellingen belasting.

Optie 2:
Het aantal uur per functie is niet bekend / op oproepbasis

Wanneer beide functies of 1 van beide functies geen vaste uren heeft, dan is het niet mogelijk om dit in 1 medewerker te administreren. Dit komt omdat je in Bitcare maar met 1 salarisafspraak kunt werken per arbeidsrelatie en je het aantal uren dient door te geven in de loonaangifte en eventueel de pensioenaangifte. Je dient in dit geval de medewerker 2 keer aan te maken.

Je kunt bij de naam van de medewerker de functie toevoegen, dit is dan zichtbaar in het overzicht van medewerkers in Bitcare.

Dit doe je als volgt:
Ga naar het profiel van de medewerker, tabblad 'Persoonlijk' en voeg bij 'Naam' de functie toe.






Wanneer je dit bij beide medewerkers hebt gedaan, ziet dit er zo uit in jouw overzicht van medewerkers.


Je hebt de medewerker nu twee keer aangemaakt. Je gaat de medewerker daardoor ook twee keer verlonen. Om dit goed te laten gaan in de loonaangifte dien je bij 1 medewerker wijzigingen aan te brengen in de 'Instellingen belasting:
Bij de medewerker waar je het hoogste salaris per maand verwacht: hier hoef je de instellingen niet te wijzigen, je laat hier de heffingskorting op 'Ja' staan en nummer inkomstenverhouding op '1'.
Bij de andere medewerker waar je het laagste salaris per maand verwacht: hier dien je de instellingen belasting te wijzigen. De loonheffingskorting zet je op 'Nee' en het nummer inkomstenverhouding op '2'. 
Adviseer jouw medewerker om inkomstenbelasting over het betreffende jaar te doen, om te berekenen of er nog loonheffing kan worden terug gevraagd aan de Belastingdienst.





Verder kun je de arbeidsrelaties inrichten zoals je dat gewend bent. Bij beide medewerkers voer je het uurtarief wat geldt voor de functie, het vakantiegeld, het verlof en eventuele andere afspraken.

Je kunt de uren nu per medewerker afhandelen. Met deze optie kun je uren per functie afhandelen, dus het daadwerkelijk aantal gewerkte uren uitbetalen tegen het ingestelde uurloon per functie.

Wees je ervan bewust dat de medewerker 2 verlofsaldi heeft, 2 loonstroken per periode ontvangt,  2 jaaropgaven ontvangt.

    • Related Articles

    • Hoe wijzig ik de functie/rol/rechten van een medewerker op het web?

      Binnen Bitcare kunnen de functie/rol/rechten van een medewerker gewijzigd worden. In onderstaande stappen wordt uitgelegd hoe dit gewijzigd kan worden. Stap 1 Je logt in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klik je op 'Start'. Stap 2 Op de ...
    • Hoe plan ik een medewerker op één of meerdere locaties en groepen?

      Bij het tabblad 'Arbeidsrelatie' van de medewerker kan een medewerker gekoppeld worden aan één of meerdere locaties en groepen. Stap 1 Log in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klik je op 'Start'. Stap 2 Klik op het kopje 'Medewerkers' en ...
    • Hoe kan ik kinderen op meerdere locaties en verschillende dagen inplannen?

      Het is binnen Bitcare mogelijk om kinderen op meerdere locaties in te plannen. Deze hebben wel echter altijd een stamlocatie (= contractlocatie), namelijk de basislocatie waar het kind het meest gepland is.  Stap 1 Log in op app.bitcare.com of als je ...
    • Hoe stel ik een medewerker in die een jaar uren contract heeft?

      Wanneer je met een medewerker een jaar uren contract afspreekt, spreek je een aantal uur af dat je verwacht dat de medewerker in dat jaar gaat werken. Stel dat je een jaar uren contract afspreekt van 1000 uur, dan verwacht je dat de medewerker 1000 ...
    • Verlof invoeren voor flex medewerkers

      Over het algemeen is het verstandig om een flex medewerker die verlof wilt hebben niet op de planning te zetten. Als iemand flexibel inzetbaar is kan je beter geen planning aanmaken, dan een planning aanmaken en hier verlof over geven. Toch wordt er ...