Hoe werken de instellingen voor tijdregistratie

Hoe werken de instellingen voor tijdregistratie?

Elke organisatie gaat anders om met tijdregistraties. Bij de ene organisatie wordt het alleen gebruikt om de aanwezigheid in kaart te brengen, terwijl bij andere organisaties de hele verloningsstructuur hiervan afhangt. Hieronder volgen een aantal voorbeelden, daarna wordt ingegaan hoe je Bitcare kan inrichten zodat de tijdsregistraties afgehandeld worden volgens de regels binnen je organisatie.

Voorbeelden:
  1. Bij tijdsregistraties wordt er ingecheckt om 08:36 uur en uitgecheckt om 17:38 uur. Dit kan betekenen dat je daadwerkelijk de uren en minuten tussen deze tijd wilt uitbetalen of op een andere manier wilt verrekenen, maar het kan ook zijn dat de medewerker bedoeld: ik heb gewerkt tussen 08:30 en 17:30 uur.
  2. Pas bij een afwijking van meer dan een half uur moet dit verrekend worden met de medewerker. Is deze tijd minder, dan zie je dit als het afmaken van het werk. 
  3. Bij pauzes hoeft de medewerker niet in of uit te checken, de pauze heb je al in de planning gezet en deze wordt automatisch overgenomen in de tijdregistraties.
Stap 1
Ga via Start naar de Instellingen van je organisatie. 

Stap 2
Vervolgens selecteer je in het linkermenu het juiste bedrijf, de instellingen voor tijdsregistratie zijn namelijk per bedrijf in te stellen.

Stap 3
Kies vervolgens het tabblad 'Planning en tijdregistratie'.



Afwijking: Vanaf welke afwijking (per week) moeten de extra uren genoteerd worden?
  1. Minuut: elke afwijking wordt meegenomen in het totaal.
  2. Kwartier: elk extra kwartier afwijking per week wordt meegenomen in het totaal.
  3. Half uur: elk extra half uur afwijking per week wordt meegenomen in het totaal.
  4. Uur: elk extra uur afwijking per week wordt meegenomen in het totaal.
In praktijk worden Minuut en Kwartier het meeste gebruikt.

Voorbeeld (1)
De afwijking staat ingesteld op een kwartier. Een medewerker heeft een contract en planning van 24 uur en klokt deze week 24 uur en 20 minuten. 
Als totaal wordt er 24.25 uur (24:15 getoond). Het eerste kwartier extra wordt meegenomen in het totaal. Klokt de medewerker in totaal 40 minuten langer, dan wordt er een extra half uur bij het totaal opgeteld. 

Afkappen op: Hoe worden de check-in en check-uit tijden van medewerker ge├»nterpreteerd? Op basis van de planning kappen wij deze af.
  1. Niets: de daadwerkelijke in- en uitcheck tijden worden genomen (08:36 blijft 08:36)
  2. Kwartier: de daadwerkelijke in- en uitcheck tijden worden afgerond naar het dichtstbijzijnde kwartier (08:36 wordt 08:30, 17:38 wordt 17:45)
  3. Half uur: de daadwerkelijke in- en uitcheck tijden worden afgerond naar het dichtstbijzijnde half uur (08:16 wordt 08:30, 17:55 wordt 18:00)
  4. Uur: de daadwerkelijke worden afgerond naar het dicht bijzijnde uur (08:15 wordt 08:00, 17:55 wordt 18:00)
In praktijk wordt Niets en Kwartier het meeste gebruikt.

Voorbeeld (2)
Het afkappen staat ingesteld op een kwartier. Een medewerker heeft een contract en planning van 8 uur. De medewerker werkt op 1 dag tot van 08:30 tot 17:00 uur. De medewerker klokt in om 8:21 uur en uit om 17:04 uur.
De tijden worden afgekapt op het dichtstbijzijnde kwartier; 8:15 uur tot 17:00 uur. Bij het totaal wordt dan 8.25 opgeteld. 

Hoe werken deze instellingen samen? 
  1. Afwijking op 'kwartier' & afkappen op 'niets':
    Een medewerker klokt in om 8:21 uur en uit om 16:58 uur. Er wordt totaal 8.12 uur genoteerd en bij het totaal opgeteld. Het afkappen op niets bepaald dat alle minuten worden meegenomen in het totaal, en niet pas vanaf een kwartier.
  1. Afwijking op 'minuut' & afkappen op een 'kwartier':
    Een medewerker klokt in om 8:21 uur en uit om 16:58 uur. Er wordt in totaal 8.12 uur genoteerd en bij het totaal opgeteld. Elke minuut die afwijkt wordt meegenomen in het totaal. De inklok- en uitkloktijden worden niet afgekapt naar 8:15 en 17:00 uur. 
  1. Afwijking op 'kwartier' & afkappen op een 'kwartier' 
    Een medewerker klokt in om 8:23 uur en uit om 16:58 uur. Er wordt 8.00 uur genoteerd en bij het totaal opgeteld Er wordt afgekapt naar 8:30 uur en 17:00 uur. Hier is geen afwijking van een kwartier genoteerd. 
  1. Afwijking op 'half uur' & afkappen op een 'kwartier':
    Een medewerker klokt in om 8:21 uur en uit om 16:58 uur. Er wordt 8.25 uur genoteerd en bij het totaal opgeteld. De inkloktijd wordt afgekapt op 8:15 uur. Het afkappen van een kwartier bepaald dat het kwartier extra wordt genoteerd. 
  1. Afwijking op 'kwartier' & afkappen op 'half uur': 
    Een medewerker klokt in om 08:16 uur en uit om 17:14 uur. Er wordt in totaal 8.00 uur genoteerd en bij het totaal opgeteld. Het afkappen bepaald dat als kloktijden 8:30 uur en 17:00 uur wordt aangehouden. Op deze kloktijden is geen afwijking van een kwartier. 
Ga voor de instellingen dus na wanneer er extra uren vanuit de tijdsregistratie meegenomen moeten worden in jullie organisatie. 

Inclusief pauze: Moet in de tijdregistratie de geplande pauze opgenomen worden?
  1. Je kiest hier voor "Ja" als de medewerker voor pauzes niet hoeft in- en uit te checken.
  2. Je kiest hier voor "Nee" als de medewerker bij pauzes wel in- en uit moet checken.
Let op de volgende instelling is alleen van toepassing wanneer je met afhandelen uren werkt (lees hier verder).
Vergelijk: Waarmee moeten de geregistreerde uren vergeleken worden? Let op, dit is alleen van toepassing wanneer je de tijdsregistratie afhandelt. 
  1. Planning vs Contract > Als er een verschil is tussen de planning en de werktijden in het contract, dan wordt er een voorstel gedaan. De tijdsregistratie wordt in dit geval alleen gebruikt om de aanwezigheid in kaart te brengen. 
  2. Tijdsregistraties vs Contract > De kloktijden worden vergeleken met de contracturen. Wanneer er meer of minder uren geregistreerd zijn, kun je deze uren afhandelen. 
  3. Tijdsregistraties vs Planning > De kloktijden worden vergeleken met de geplande uren. Wanneer er meer of minder uren geregistreerd zijn, kun je deze uren afhandelen.



    • Related Articles

    • Waar kan ik de extra of minder gewerkte uren controleren en afhandelen?

      Wanneer je per week de uren van de medewerkers afhandelt, wil je snel kunnen controleren er extra of minder gewerkte uren zijn. Je kunt deze uren op twee plekken in Bitcare controleren:  Organisatieniveau: hier krijg je een overzicht per week, van ...
    • Waar kan ik de extra / minder uren afhandeling instellen?

      Je kan de voorkeur voor het afhandelen van extra gewerkte en minder gewerkte uren instellen binnen het bedrijf van je organisatie. Dit kan je doen door naar de bedrijfsinstellingen te gaan. De voorkeur wordt automatisch ingeladen, maar je blijft vrij ...
    • Hoe ziet het Full Service Proces eruit?

      Wanneer je je salarisadministratie hebt uitbesteed aan Bitcare dan betekent dit een verloning met meer inzicht en meer controle. In het Full Service proces zal je optimaal samenwerken met onze Salaris Experts. De mutaties, concept loonstroken en ...
    • Waarom uren afhandeling?

      Als je met de medewerker de afspraak heeft dat de extra of minder gewerkte uren verder geen invloed hebben, dan is deze helpfile niet van toepassing op jouw organisatie. Binnen veel organisaties is het echter standaard dat de extra en minder gewerkte ...
    • Uren in minuten vs uren in procenten

      In Bitcare kan de planning op twee manieren worden weergegeven: in minuten en in percentages.  Voorbeeld: In het contract van een medewerker staat dat hij een arbeidsovereenkomst heeft van 30.4 uur per week. Hiermee wordt bedoelt dat de medewerker 30 ...