Hoe werkt het gebruik van credit uren? (inhaaluren/tegoed voor verlof/ziekte/nat. feestdagen)

Hoe werkt het gebruik van credit uren? (inhaaluren/tegoed voor verlof/ziekte/nat. feestdagen)

Vaak wordt er in de kinderopvang vooraf betaald. Ouders weten dan vaak nog niet of hun kind een keer afwezig zal zijn, terwijl ze hier dan al wel voor betaald hebben. Daarom heeft Bitcare het mogelijk gemaakt om met credit uren te kunnen gaan werken. Deze functionaliteit moet ervoor zorgen dat het inhalen van dagen/tegoeden eenvoudiger voor jullie te verwerken zijn en er een beter inzicht is in wat er per kind nog openstaat.

Zo kan je instellen dat verlof en/of ziekte en/of nationale feestdagen automatisch via een credit tegoed bij de kinderen komen. Deze credit uren kunnen de ouders vervolgens via hun App of website op een later tijdstip besteden middels een verzoek voor credit uren.


Hoe werken de credit uren?

De opvang kan bepalen voor welke soorten afwezigheid een kind credit uren opbouwt:
  1. Feestdagen
  2. Verlof
  3. Ziekte
Voorbeeld: David staat op maandag 8 juni voor in totaal 8 uur op de planning. Deze dag was hij ziek en is hij dus niet geweest. Er worden 8 uur toegewezen aan zijn credit uren saldo. Op woensdag 10 juni moet David extra opgevangen worden en doet de ouder via de app of website een aanvraag voor een credit planning van 8 uur. Dit is mogelijk vanwege het saldo van 8 credit uren. De kinderopvang controleert of er plek is op de groep en keurt het verzoek goed. Het saldo van David komt hierdoor weer op 0 credit uren en David kan nu geen nieuwe credit uren meer aanvragen.

BELANGRIJK!:
  1. Het bovenstaande kan ook gelden voor verlof en nationale feestdagen.
  2. Voor credit uren hoeven de ouders niets extra te betalen. Deze uren zijn namelijk al betaald voor de oorspronkelijk opvang welke het kind door omstandigheden niet heeft afgenomen.
  3. De credit uren zijn een jaar lang geldig tot 31 december en in het nieuwe jaar vervallen deze. 
  4. Je kan geen credit uren ontvangen voor toekomstig verlof/ziekte/feestdagen. Deze worden in de nacht pas bijgeschreven zodra de dag geweest is.
  5. Ruilen en credit uren gaan niet goed samen, dus hier zal een keuze in gemaakt moeten worden.
  6. Ouders kunnen niet in min credit uren aanvragen


Credit uren instellen

Stap 1

Klik op 'Instellingen' en klik op het tabblad 'Credit uren' in de 'Algemene instellingen'. Hier stel je in per welke datum de credit uren worden opgebouwd. Vervolgens kan je aangeven waarvoor kinderen credit uren opbouwen. Je kunt hier kiezen uit 'Feestdagen', 'Verlof en 'Ziek'. Bij alle opties die aangevinkt staan worden credit uren opgebouwd. Als je wijzigingen hebt aangebracht in bijvoorbeeld de opties die staan aangevinkt of de datum dan kan je klikken op 'Opnieuw berekenen'.

Let op: Het is niet de bedoeling dat je deze frequent wijzigt, want dit kan consequenties hebben voor het saldo en reeds aangevraagde credit uren. Het kan hierdoor voorkomen dat een ouder plots een negatief saldo heeft.



Stap 2
Klik op het kopje 'Verlof en verzuim'. Hier kan je aangeven welke rol de credit uren kan goed- of afkeuren.

Stap 3
Per locatie kan je aangeven of het voor ouders is toegestaan om credit uren aan te vragen. Je klikt binnen de 'Instellingen' op de naam van de locatie en vervolgens op het tabblad 'Planning'. Hier selecteer je dat het voor ouders is toegestaan om credit uren aan te vragen.



Stap 4
Het openstaande saldo aan credit uren van een kind kan je bekijken in het tabblad 'Planning' onder het tabblad 'Jaar'. 



Stap 5
De ouder wil de credit uren graag gebruiken op een andere dag. De credit uren worden direct van het saldo afgetrokken.
Je krijgt een verzoek voor credit planning binnen dat is ingediend door de ouder. Deze kan je goed- of afkeuren zoals andere planningen via 'Nog te doen' en vanuit de planning. 

Stap 6
Nadat je het verzoek heeft goedgekeurd staat het kind in de planning op de aangevraagde dag en wordt ook meegeteld in het 'Schema'. Bij het tabblad 'Planning' bij het kind onder het kopje 'Jaar' kan je het saldo opnieuw bekijken. 


Vragen over credit uren


1) Wanneer krijgen ouders de credit uren toegewezen?
Ouders krijgen alleen credit uren voor dagen die in het verleden liggen. Dit is bewust zo gedaan om het overzichtelijk te houden voor de planning binnen het kinderdagverblijf. Als de dag in het verleden ligt heeft de ouder ook pas recht op de credit uren, omdat het dan zeker is dat het kind de betaalde dag niet is gekomen.

2) Wat als ik helemaal niet wil werken met de credit uren?
Als je niet wilt werken met de credit uren kan je per locatie uitvinken dat het voor ouders niet is toegestaan om credit uren aan te vragen.

3) Wanneer worden de aangevraagde credit uren van het openstaande saldo afgetrokken?
Zodra de ouder de aanvraag heeft ingediend worden de uren in mindering gebracht op het openstaande credit uren saldo.

4) Is het mogelijk om een negatief credit uren saldo te hebben?
Een negatief credit uren saldo is niet mogelijk. Ouders kunnen nooit meer credit uren aanvragen dan het openstaande saldo.

5) Hoe kunnen ouders credit uren aanvragen?
In de volgende help file wordt uitgelegd hoe ouders de credit uren kunnen aanvragen: Hoe kan ik als ouder credit uren aanvragen?

6) Kunnen ouders credit uren meenemen naar volgend jaar? 
Nee, de credit uren zijn een jaar lang geldig tot 31 december en in het nieuwe jaar vervallen deze. Let er dus op dat je ouders vroegtijdig informeert om de credit uren op te maken. 

7) Kunnen ouders credit uren meenemen naar een ander contract (bijvoorbeeld van KDV naar BSO)?
Ja, de uren gaan mee naar het volgend contract en zijn geldig tot 31 december van dat jaar.

8) Waar kan ik de credit saldo's controleren?    
Dit kan via het rapport 'Credit uren saldo'



Let op: denk goed na over de consequenties voor en werkwijze van jullie organisatie bij het aanzetten van de credit uren.
Vragen? Neem contact op met help@bitcare.com.
    • Related Articles

    • Hoe kan ik als ouder credit uren aanvragen? (inhaaluren/tegoed voor verlof/ziekte/nat. feestdagen)

      Binnen Bitcare kunnen ouders credit uren aanvragen wanneer je kinderopvang deze optie vrijgegeven heeft. Wanneer je kind op vaste dagen naar de kinderopvang komt, dien je vaak een vast bedrag per maand te betalen. Het kan voorkomen dat je door ...
    • Hoe stel ik feestdagen verlof in?

      Indien je gebruik maakt van verlof opbouw (en opname) tijdens feestdagen kan je dit als volgt instellen. Stap 1 Log in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klik je op 'Start'. Stap 2 Klik op de startpagina op 'Instellingen'.  Stap 3 Klik ...
    • Hoe voer ik een (flex-, extra-, credit of bonus) planning in via de website?

      Wij adviseren om ouders zoveel mogelijk zelf te laten plannen via de Ouder app. Dit komt altijd verzoek binnen en de opvang hoeft dan enkel nog goed of af te keuren via 'Nog te doen'. Wanneer ouders geen verzoek hebben ingevoerd voor het kind kan je ...
    • Hoe voeg ik feestdagen toe?

      Het is mogelijk binnen je organisatie een aantal feestdagen te definiëren waarop er in de regel niet wordt gewerkt. De algemeen erkende Nationale Feestdagen staan automatisch al in Bitcare. Mocht dit niet het geval zijn dan is het binnen Bitcare zeer ...
    • Hoe wordt verlof op basis van gewerkte uren berekend?

      In Bitcare kan je het verlof op verschillende manieren instellen. Wanneer je een medewerker hebt met een flexibel contract (Min-Max contract, oproepkracht of nuluurder) dan kun je Bitcare zo instellen dat het verlof ook flexibel wordt opgebouwd. Het ...