Instructie voor het afsluiten van het loonjaar 2020

Instructie voor het afsluiten van het loonjaar 2020

Wij hebben deze hele handige instructie gemaakt om het loonjaar 2020 af te sluiten aan de hand van 6 stappen. Wanneer je deze stappen zorgvuldig volgt, kan er niets fout gaan en kan je daarna moeiteloos in 2021 gaan verlonen.

Vooraf
Je kan de jaarafsluiting pas doen na de verloning van december 2020. Controleer dus eerst of december 2020 verloond is. Ga hiervoor naar het Salaris menu en vervolgens naar het tabblad 'Loonaangifte'. Hier kan je zien of de aangifte voor periode 12 aanwezig is en of de status al op goedgekeurd staat. Als dit het geval is, kan je beginnen met de jaarafsluiting.

De jaarafsluiting dient per bedrijfsentiteit gedaan te worden. Elk bedrijf heeft zijn eigen jaarafsluiting. Als tip raden we je aan met twee beeldschermen te werken als dit mogelijk is. Wanneer dit niet kan, raden we aan om meerdere tabbladen te openen en vanuit hier te werken.

Stap 1
Ga op organisatie niveau naar 'Rapporten' > 'Personeel' en open 'Journaalposten' onder het kopje 'Financieel'


Controleer hier, nogmaals, of er meerdere bedrijven zijn waar de jaarafsluiting voor gedaan dient te worden. Als dit het geval is, volg de komende stappen van voor elk bedrijf afzonderlijk.
  1. Kies het juiste bedrijf
  2. Kies type journaalpost 'Alle'
  3. Kies periode januari 2020 tot december 2020
  4. Kies groeperen op 'Berekening'
  5. Kies 'Verversen'



Controleer of de journaalpost in balans is door de twee dik gedrukte bedragen onderin met elkaar te vergelijken. Deze moeten gelijk zijn:



Wanneer er een verschil tussen beide bedragen zit, kijk dan per maand welke maand uit balans is. Wanneer bekend is in welke maand de discrepantie zit, kan je contact met ons opnemen zodat we kunnen kijken hoe dit opgelost kan worden.

Verschillen de bedragen niet van elkaar, dan kan je doorgaan met de volgende stappen.

Let op: Houdt het rapport van de journaalposten open voor de vergelijking met andere rapportages.

Stap 2
Open het rapport 'Loonaangiften' onder het kopje 'Salaris'



Selecteer het jaar 2020 en juiste bedrijf en klik op 'Verversen'

Controleer vervolgens alle premies of deze overeenkomen met de bedragen van de loonaangiften:
Loonaangiften:


Loonjournaalpost:


Per premie mag er een maximaal verschil van 12 euro zijn (waarbij de loonaangifte lager is dan de loonjournaalpost, omdat er in het voordeel van de werkgever afgerond mag worden)

Na de controle tussen de loonaangiften en de loonjournaalpost, kan je controleren of de loonjournaalpost en premies ook aan elkaar gelijk zijn. Dit doe je als volgt:

Let op: De AWF/WW-premie mag in 2020 maximaal 24 euro afwijken, omdat de premie in 2 delen is opgesplitst in lage & hoge WW

Stap 3
Open het rapport 'Premieloonstaat'


Stel de filters vervolgens in als in onderstaande afbeelding staat aangegeven en klik op 'Verversen':
Premieloonstaat:



Vergelijk dit rapport vervolgens met het rapport 'Journaalposten':
Loonjournaalpost:




De premies moeten één op één overeenkomen met elkaar. 
Sinds 01/01/2020 met de invoering van de WAB (Wet Arbeidsmarkt in Balans) worden in de premieloonstaat 3 typen WW/AWF onderscheiden: WW-laag, WW-hoog en WW-herzien. De som van deze drie moet overeenkomen met de WW-AWF werkgeverspremie op de loonjournaalpost. 
Exporteer met het blauwe icoontje het rapport zodat deze in de organisatie documenten komt te staan.
Exporteer met het X-icoontje om het rapport te exporteren naar Excel.

Wanneer je de melding krijgt dat het rapport niet kan worden gegenereerd, kan je op het blauwe icoontje klikken zodat het rapport dan bij de organisatie documenten komt te staan. 

Stap 4
Open het rapport 'Loonstaat'

Zet de filters in dit rapport hetzelfde als je gedaan heeft bij het rapport Premieloonstaat en klik op 'Verversen':
Vergelijk in dit rapport de ingehouden loonheffing met de ingehouden loonheffing dat weergegeven wordt in het rapport 'Journaalposten':
Loonjournaalpost:


Houd het rapport 'Loonstaat' open, deze heb je nodig voor voor de controles van de jaaropgaven.

Alles ok?
Indien de vergelijking van de journaalpost met bovengenoemde drie rapporten GEEN verschillen oplevert dan is het loonjaar 2020 consistent. 
Levert de bovenstaande vergelijking wel verschillen op: ga dan na in welke maand dit verschil zich bevind. Wanneer bekend is in welke maand de discrepantie zit, kan je contact met ons opnemen zodat we kunnen kijken hoe dit opgelost kan worden.

Je kan nu doorgaan met het genereren van de jaaropgaven.

Stap 5
Ga naar het menu 'Rapporten' en kies voor het rapport 'Jaaropgaaf voor medewerker' onder het kopje 'Salaris' 

Kies na het openen van het rapport voor het type 'Controle' en klik vervolgens op 'Genereer rapport'. Het rapport zal in de organisatie documenten verschijnen wanneer deze klaar is. 

Controleer steekproefsgewijs enkele medewerkers. Vergelijk onderstaande zaken uit de jaaropgaaf met de gegevens in de loonstaat:
  1. loon voor loonheffing
  2. ingehouden loonheffing
  3. verrekende arbeidskorting
Als deze gegevens overeenkomen, kunnen de jaaropgaven definitief gedraaid worden. Kies hiervoor voor het type 'Definitief' ipv 'Controle'


Controleer bij een enkele medewerker of de jaaropgaaf in de documentatie van de medewerker staat. Ga hiervoor naar een medewerker en klik in het linker menu op 'Documenten'. Hier moet de jaaropgaaf vervolgens zichtbaar worden in de lijst met documenten. 

Stap 6
De jaaropgaven moeten door het bedrijf nog worden gestuurd naar de medewerkers die afgelopen jaar uit dienst zijn gegaan mochten deze niet direct bij uitdiensttreding meegegeven zijn. Om een overzicht te krijgen welke medewerkers allemaal uit dienst zijn getreden, kan je het rapport 'Medewerkers uit dienst' draaien. De mensen die de jaaropgaaf nog moeten krijgen kan je vervolgens de jaaropgaaf mailen.

Het zit erop, het loonjaar 2020 is afgesloten en de jaaropgaven zijn netjes verstuurd. 

Loonjaar 2021
Je kan nu verder gaan met de acties om te kunnen verlonen in 2021. 



    • Related Articles

    • Stappen voor afsluiten loonjaar 2020

      Het afsluiten van het loonjaar 2020 bestaat uit een aantal stappen: Heb je alle medewerkers voor 2020 verloond? Zo niet, zorg dat dit nog gedaan wordt voordat je januari 2021 gaat verlonen. Dit is een voorwaarde om het openen van het loonjaar 2021 ...
    • Bitcare: alles voor ouders

      In dit document vind je alle handige zaken met betrekking tot de introductie van Bitcare bij ouders. Je kunt deze teksten naar eigen wensen aanpassen. Na het doorlezen van dit document ben je helemaal klaar om de ouders optimaal te informeren en ...
    • Hoe maak je het incassobestand aan?

      Bitcare kan je zelf factureren en een incassobestand genereren. Hieronder zie je de stappen die je moet doorlopen om het incasso bestand aan te maken. Stap 1 Ga naar het tabblad 'Financieel' binnen de organisatie. Stap 2 Klik op het kopje 'Incasso' ...
    • Wat moet ik doen om het loonjaar 2021 te openen?

      Voordat je het loonjaar opent, is een goede voorbereiding belangrijk. In deze helpfile lees je de belangrijkste stappen waaraan je moet denken bij het openen van het nieuwe loonjaar. Houd rekening met de volgende punten:  1. Het jaar 2020 is volledig ...
    • 2021 komt eraan: 6 tips voor een correcte kindadministratie

      Aan het eind van het jaar en bij de start van 2020 zijn er diverse zaken waar je op moet letten op het gebied van de kindadministratie. We raden je daarom aan om onderstaande informatie goed door te nemen en actie te ondernemen bij de zaken die voor ...