'Jaarcapaciteit' en 'Capaciteit' met leeftijden en medewerkers
Door recente wetswijzigingen is het nu nog belangrijker geworden om in je planning rekening te houden met de leeftijden van de kinderen. Bij nieuwe inschrijvingen wil je als opvang natuurlijk meteen weten of je plek hebt om deze kinderen op te vangen. Om dit direct inzichtelijk te maken kun je gebruik maken van de functies 'Jaarcapaciteit' en 'Capaciteit' in Bitcare. Hiermee kun je zonder gebruik te maken van 1ratio.nl meteen inzien of je (nieuwe) kinderen op kunt vangen en of je genoeg medewerkers op de groep hebt.
Let op: de functies 'Jaarcapaciteit' en 'Capaciteit' zijn bedoeld om te zien of je in de toekomst nog plek hebt en daarom worden hierbij alleen de vaste planningen getoond. Kortom, incidenten (extra/flex/credit/ruil en ziekte) worden niet weergegeven! Reserveringen daarentegen worden wél meegenomen in de 'Jaarcapaciteit' en 'Capaciteit'. Dit kan ervoor zorgen dat er verschillen ontstaan tussen de (jaar)capaciteit en de gewone dag-, week- of maandplanning. 'Jaarcapaciteit' kijkt per jaar per groep en 'Capaciteit' kijkt per maand per meerdere groepen, maar werken verder op dezelfde manier.
Onderstaand zullen wij alle opties van de 'Jaarcapaciteit' aan je uitleggen.
Deze helpfile bestaat uit 3 onderdelen:
1. Wat betekenen de kleuren en iconen in de jaarcapaciteit?
2. Op welke manieren kan ik de leeftijden van de kinderen zien?
3. Hoe kan ik zien of ik plaats heb om een kind op te vangen?
1. Wat betekenen de kleuren en iconen in de jaarcapaciteit en capaciteit?
Dagen en datums:
In onderstaande afbeelding zien we horizontaal alle doordeweekse dagen van de week staan. De weekenden worden normaliter niet getoond (tenzij dit anders is ingesteld bij de instellingen). Bij iedere dag staat een O en een M. Deze betekenen 'Ochtend' en 'Middag'. Verticaal zie je de datums van de maand die op die dag vallen.
Kleuren:
Groen - de planning is precies goed. Het toevoegen van een nieuw kind zal betekenen dat deze wijzigt naar rood.
Oranje - de groep zit nog niet vol. Je hebt nog plekken over om nieuwe kinderen op te vangen op het dagdeel van deze datum.
Rood - de planning is niet goed, en je moet nog actie ondernemen voor deze dag. Dit kan twee oorzaken hebben: je hebt of te veel kinderen gepland of te weinig medewerkers op de planning ingedeeld. Beide oorzaken tegelijkertijd is natuurlijk ook mogelijk.
Symbolen:
In onderstaande afbeelding zie je dat alle dinsdagmiddagen rood zijn gekleurd. Aan beide kanten van het getal is een symbool zichtbaar. Deze symbolen geven aan waarom de planning voor deze dag niet in orde is. Je kunt in de jaarcapaciteit filteren of je de capaciteit van alleen de kinderen, alleen de medewerkers of van beide wilt zien. Hierdoor kun je de gegevens bekijken die op dat moment voor jou relevant zijn. In het voorbeeld hieronder is er gefilterd op 'Capaciteit & Medewerkers'.
Ook kun je er voor kiezen om alleen de vaste plannen of juist de vaste plannen inclusief verzuim wilt weergeven. In het voorbeeld hieronder worden de vaste plannen inclusief het verzuim weergegeven.
De betekenis van de symbolen is (zie de onderstaand afbeelding):
Rechts van het cijfer 13: dit is het medewerkerssymbool. Dit symbool geeft aan dat er voor deze dag te weinig medewerkers op de planning staan.
Links van het cijfer 13: dit is het kindsymbool. Dit symbool geeft aan dat er voor deze dag te veel kinderen op de planning staan.
2. Op welke manieren kan ik de leeftijden van de kinderen zien?
Per dagdeel
Wanneer je voor een bepaalde dag wilt zien wat de leeftijden zijn van de aanwezige kinderen, kun je op een dagdeel van de betreffende dag binnen de jaarcapaciteit klikken. In onderstaande afbeelding is op de middag van 25 februari 2025 geklikt. Hier zie je hoeveel kinderen uit een bepaalde leeftijdscategorie op de planning staan en hoeveel medewerkers er gepland staan.
Per maand
Wanneer je juist voor een bepaalde maand wilt zien wat de leeftijden zijn van de aanwezige kinderen, klik je links op de tekst 'Toon meer' onder de desbetreffende maand binnen de jaarcapaciteit. In de onderstaande afbeelding is op 'Toon meer' geklikt. Hierbij zie je per dag hoeveel kinderen uit een bepaalde leeftijdscategorie op de planning staan en hoeveel medewerkers er gepland staan.
3. Hoe kan ik zien of ik plaats heb om een kind op te vangen?
In deel 1 & 2 van deze helpfile is uitgelegd hoe je de jaarcapaciteit kunt lezen. Je kunt aan de hand van de kleuren al zien of er plaats is op een bepaalde dag om een kind op te vangen. Als je echter specifiek wil zien of je een kind van een bepaalde leeftijd kunt opvangen op de groep, kun je dat doen door rechtsboven te klikken op de '+'.
Het toevoegen van een nieuw kind zonder de dagen
Bij het toevoegen van een nieuw kind dien je allereerst de geboortedatum en startdatum in te vullen. Daarna kun je op de knop indienen klikken. Via deze methode wordt het kind iedere dag meegerekend in de jaarcapaciteit. Na indienen zie je direct terug wat voor invloed het toevoegen van het kind heeft op je jaarcapaciteit. Als dagen die groen waren hierdoor rood kleuren kun je dit kind dus niet opvangen op deze dag. In onderstaand voorbeeld is een kind toegevoegd met de geboortedatum 01-06-2024 en startdatum 01-02-2025. Je ziet eerst de jaarcapaciteit van februari 2025 vóór het toevoegen van het kind en vervolgens de jaarcapaciteit van februari 2025 ná het toevoegen van het nieuwe kind.
Voor:
Na:
Het toevoegen van een nieuw kind inclusief de dagen
Wanneer je rechtsboven hebt geklikt op de '+' heb je de optie om de geboortedatum en startdatum in te vullen. Ook kun je hier de optie 'Voeg planning toe' aanvinken. Wanneer je dit doet, kun je direct aangeven op welke dagen het kind opvang nodig heeft. In het onderstaande voorbeeld hebben wij aangevinkt dat het kind met geboortedatum 01-06-2024, startdatum 01-02-2025, opvang nodig heeft gedurende de hele dag op dinsdagen en de donderdagen.
Onderstaand zie je eerst de jaarcapaciteit van februari 2025 vóór het toevoegen van het kind en vervolgens de jaarcapaciteit ná het toevoegen van het nieuwe kind.
Voor:
Na:
Je kunt deze handeling herhalen wanneer je meerdere nieuwe aanmeldingen hebt en wilt kijken of je voor alle nieuwe aanmeldingen nog plek hebt.
Related Articles
Handleiding MEDEWERKERS integratie Bitcare & Humanwave | toegang en autorisatie
Zoals je inmiddels hebt begrepen gaan Bitcare en Humanwave vanaf januari 2022 intensief met elkaar samenwerken om je nog beter te ondersteunen bij jouw werkzaamheden. De Bitcare Personeel en Bitcare Full Service (Salaris) module worden zeer ...Video: jaarcapaciteit
Bij inschrijvingen van nieuwe kinderen wil je natuurlijk meteen weten of je nog plek hebt om deze kinderen op te vangen. Om dit direct inzichtelijk te hebben kun je gebruik maken van de functies 'Jaarcapaciteit' en 'Capaciteit' in Bitcare. In de ...Aan de slag met Bitcare Personeel Basis
Hier vind je alle informatie over het gebruik van Bitcare Personeel Basis.Plannen met Bitcare
In dit document bespreken we hoe je kunt plannen met Bitcare. Er zijn meerdere manieren om de kinderen in te plannen, maar vanuit het schema is het meest gebruikelijk. Het document vind je in de bijlage.Handleidingen integratie Bitcare & Humanwave | toegang en autorisatie
Zoals je inmiddels hebt begrepen gaan Bitcare en Humanwave vanaf januari 2022 intensief met elkaar samenwerken om je nog beter te ondersteunen bij jouw werkzaamheden. De Bitcare Personeel en Bitcare Full Service (Salaris) module worden zeer ...