'Jaarcapaciteit' en 'Capaciteit' met leeftijden en medewerkers (Beroepskracht-Kindratio Kinderopvang)
Door recente wetswijzigingen is het nu nog belangrijker geworden om in je planning rekening te houden met de leeftijden van de kinderen. Bij inschrijvingen van nieuwe kinderen wil je natuurlijk meteen weten of je nog plek hebt om deze kinderen op te vangen. Om dit direct inzichtelijk te hebben kun je gebruik maken van de functies 'Jaarcapaciteit' en 'Capaciteit' in Bitcare. Door dit overzicht kun je zonder gebruik te maken van 1ratio.nl meteen inzien of je (nieuwe) kinderen op kunt vangen en of je genoeg medewerkers op de groep hebt.
De functies 'Jaarcapaciteit' en 'Capaciteit' zijn bedoeld om te zien of je in de toekomst nog plek hebt en daarom worden hierbij alleen de vaste planningen getoond. Kortom, incidenten (extra/flex/credit/ruil/verlof en ziekte) worden niet meegenomen. Reserveringen daarentegen worden wél meegenomen in de 'Jaarcapaciteit' en 'Capaciteit'. Dit kan ervoor zorgen dat er een verschillend aantal staat bij de jaarcapaciteit en de capaciteit van een bepaalde weekplanning. 'Jaarcapaciteit' kijkt per jaar per groep en 'Capaciteit' kijkt per maand per meerdere groepen, maar werken verder op dezelfde manier.
Onderstaand zullen wij alle opties van de 'Jaarcapaciteit' aan je uitleggen.
Deze helpfile bestaat uit 3 onderdelen:
1. Wat betekenen de kleuren en iconen in de jaarcapaciteit?
2. Op welke manieren kan ik de leeftijden van de kinderen zien?
3. Hoe kan ik zien of ik plaats heb om een kind op te vangen?
1. Wat betekenen de kleuren en iconen in de jaarcapaciteit en capaciteit?
Dagen en datums:
In onderstaande afbeelding zien we horizontaal alle doordeweekse dagen van de week staan. De weekenden worden niet getoond (tenzij dit anders is ingesteld bij 'Instellingen'). Bij iedere dag staat een O en een M. Deze betekenen 'Ochtend' en 'Middag'. Verticaal zie je alle datums van een bepaalde maand die op die dag vallen.
Kleuren:
Groen - de planning is precies goed. Het toevoegen van een nieuw kind zal betekenen dat deze wijzigt naar rood.
Oranje - de groep zit nog niet vol. Je hebt nog plek over om nieuwe kinderen op te vangen op het dagdeel van deze datum.
Rood - de planning is niet goed en je moet nog actie ondernemen voor deze dag. Dit kan twee oorzaken hebben: je hebt of te veel kinderen gepland of te weinig medewerkers op de planning ingedeeld. Beide oorzaken tegelijkertijd is natuurlijk ook mogelijk.
Symbolen:
In onderstaande afbeelding zie je dat alle donderdagochtenden rood zijn gekleurd. Aan beide kanten van het getal is een symbool zichtbaar. Deze symbolen geven aan waarom de planning voor deze dag niet in orde is. Je kunt in de jaarcapaciteit filteren of je de capaciteit van alleen de kinderen, alleen de medewerkers of van beide wilt zien. Hierdoor kun je de gegevens bekijken die op dat moment voor jou relevant zijn. In het voorbeeld hieronder is er gefilterd op 'Capaciteit & Medewerkers'.
Rechts: dit is het medewerkerssymbool. Dit symbool geeft aan dat er voor deze dag te weinig medewerkers op de planning staan.
Links: dit is het kindsymbool. Dit symbool geeft aan dat er voor deze dag te veel kinderen op de planning staan.
2. Op welke manieren kan ik de leeftijden van de geplande kinderen zien?
Per dagdeel
Wanneer je voor een bepaalde dag wilt zien wat de leeftijden zijn van de aanwezige kinderen, kun je het beste op een dagdeel van de betreffende dag binnen de jaarcapaciteit klikken. In onderstaande afbeelding is op de ochtend van 27 november 2023 geklikt. Hierbij zie je hoeveel kinderen uit een bepaalde leeftijdscategorie op de planning staan en hoeveel medewerkers er gepland staan.
Per maand
Wanneer je voor een bepaalde maand wilt zien wat de leeftijden zijn van de aanwezige kinderen, kun je links klikken op de tekst 'Toon meer' onder de betreffende maand binnen de jaarcapaciteit.
In onderstaande afbeelding is op 'Toon meer' geklikt. Hierbij zie je hoeveel kinderen uit een bepaalde leeftijdscategorie op de planning staan en hoeveel medewerkers er gepland staan.
3. Hoe kan ik zien of ik plaats heb om een kind op te vangen?
In deel 1 en 2 van deze helpfile is uitgelegd hoe je de jaarcapaciteit kunt lezen. Je kunt aan de hand van de kleuren al zien of er plaats is op een bepaalde dag om een kind op te vangen. Maar je wilt misschien ook specifiek zien of je een kind van een bepaalde leeftijd kunt opvangen op de groep. Dit doe je door rechtsboven te klikken op het '+'.
Het toevoegen van een nieuw kind aan de planning - ingepland op alle dagen
Bij het toevoegen van een nieuw kind moet je eerst de geboortedatum en de startdatum invullen. Daarna kun je op de knop 'indienen' klikken. Via deze methode wordt het kind iedere dag meegerekend in de jaarcapaciteit. Na het indienen zie je direct terug wat voor invloed het toevoegen van het kind heeft op je jaarcapaciteit. Als dagen die groen waren hierdoor rood kleuren kun je dit kind dus niet opvangen op deze dag. In onderstaand voorbeeld is een kind toegevoegd met de geboortedatum 01-10-2023 en met startdatum 01-06-2024. Je ziet eerst de jaarcapaciteit van juni 2024 vóór het toevoegen van het kind en vervolgens de jaarcapaciteit ná het toevoegen van het nieuwe kind.
Voor:
Na:
Het toevoegen van een nieuw kind aan de planning - ingepland op de aangevraagde dagen
Wanneer je rechtsboven hebt geklikt op de '+' moet je de geboortedatum en de startdatum in te vullen. Ook kun je hier de optie 'Voeg planning toe' aanvinken. Wanneer je dit doet, kun je direct aangeven op welke dagen het kind opvang nodig heeft. In onderstaand voorbeeld hebben wij aangevinkt dat een kind met de geboortedatum 01-10-2023 en de startdatum 01-06-2024 opvang nodig heeft op de maandagen (ochtend en middag), woensdagen (alleen de ochtend) en vrijdagen (ochtend en middag).
Onderstaand zie je eerst de jaarcapaciteit van juni 2024 vóór het toevoegen van het kind en vervolgens de jaarcapaciteit ná het toevoegen van het nieuwe kind.
Voor:
Na:
Als je meerdere nieuwe aanmeldingen hebt en wilt kijken of er plek beschikbaar is voor alle aanmeldingen, dan kun je deze handeling herhalen.
Related Articles
Video: jaarcapaciteit
Bij inschrijvingen van nieuwe kinderen wil je natuurlijk meteen weten of je nog plek hebt om deze kinderen op te vangen. Om dit direct inzichtelijk te hebben kun je gebruik maken van de functies 'Jaarcapaciteit' en 'Capaciteit' in Bitcare. In de ...Handleiding MEDEWERKERS integratie Bitcare & Humanwave | toegang en autorisatie
Zoals je inmiddels hebt begrepen gaan Bitcare en Humanwave vanaf januari 2022 intensief met elkaar samenwerken om je nog beter te ondersteunen bij jouw werkzaamheden. De Bitcare Personeel en Bitcare Full Service (Salaris) module worden zeer ...Hoe wijzig ik de capaciteit van een groep op het web?
Wanneer de capaciteit van de groep wijzigt kan je dit eenvoudig aanpassen in de algemene instellingen. In deze helpfile kan je vinden hoe je dit kunt aanpassen. De 'capaciteit' is bedoeld om te zien of je in de toekomst nog plek hebt en daarom worden ...Video: plannen met kinderen en medewerkers
In Bitcare kan je de planningsfunctie voor kinderen en medewerkers makkelijk opzetten, inzien en wijzigen. In deze video wordt het plannen via de 'Planning' uitgelegd met alle planningsopties en de daarbij behorende gekleurde balkjes. Veel ...Aan de slag met Bitcare Personeel Basis
Hier vind je alle informatie over het gebruik van Bitcare Personeel Basis.