Jaarcapaciteit en Capaciteit met leeftijden en medewerkers (BKR Kinderopvang)

'Jaarcapaciteit' en 'Capaciteit' met leeftijden en medewerkers (Beroepskracht kind-ratio Kinderopvang)

Vanwege wetswijzigingen is het nog belangrijker geworden om in je planning rekening te houden met de leeftijden van de kinderen. Bij inschrijvingen van nieuwe kinderen wil je natuurlijk meteen kijken of je nog plek hebt om deze kinderen op te vangen. Om dit direct inzichtelijk te hebben kun je gebruik maken van de 'Jaarcapaciteit' en 'Capaciteit' binnen Bitcare. Door het gebruik van dit overzicht kun je zonder gebruik van 1Ratio inzien of je (nieuwe) kinderen op kunt vangen en of je genoeg leidsters op de groep hebt.

De 'Jaarcapaciteit' en 'Capacteit' is bedoeld om te zien of je in de toekomst nog plek hebt en daarom worden alleen de vaste planningen getoond. Kortom, incidenten (extra/flex/credit/ruil/verlof en ziekte) worden niet meegenomen. 'Reserveringen' worden wel meegenomen in de 'Jaarcapaciteit' en 'Capacteit'. Dit kan ervoor zorgen dat er een verschillend aantal staat bij de jaarcapaciteit en de capaciteit van een bepaalde weekplanning.  'Jaarcapaciteit' kijkt per jaar per groep en 'Capacteit' kijkt per maand per meerdere groepen, maar werken verder hetzelfde.

Onderstaand zullen wij alle opties van de 'Jaarcapaciteit' aan je uitleggen.

Deze helpfile bestaat uit 3 onderdelen
1. Wat betekenen de kleuren en iconen in de jaarcapaciteit?
2. Op welke manieren kan ik de leeftijden van de kinderen zien?
3. Hoe kan ik zien of ik plaats heb om een kind op te vangen?


1. Wat betekenen de kleuren en iconen in de jaarcapaciteit en capaciteit?
Dagen en datums
In onderstaande afbeelding zien we horizontaal alle dagen van de week staan. De weekenden worden niet getoond (tenzij anders aangegeven in de 'Instellingen'). Bij iedere dag staat een O en een M. Dit betekent 'Ochtend' en 'Middag'. Verticaal zie je alle datums van een bepaalde maand die op die dag vallen.



Kleuren
Groen: de planning is precies goed. Het toevoegen van een nieuw kind zal betekenen dat deze wijzigt naar rood.
Oranje: de groep zit nog niet vol. Je hebt nog plekken over om nieuwe kinderen op te vangen op het dagdeel van deze datum.
Rood: de planning is niet goed. Je dient nog actie te ondernemen voor deze dag. Dit kan twee oorzaken hebben: je hebt teveel kinderen of te weinig medewerkers op de planning.

Symbolen
In onderstaande afbeelding zie je dat alle donderdagochtenden rood zijn gekleurd. Aan beide kanten van het getal is een symbool zichtbaar. Deze symbolen geven aan waarom je planning voor deze dag niet in orde is.
Links: dit is een kind symbool. Dit symbool geeft aan dat er voor deze dag teveel kinderen op de planning staan.
Rechts: dit is een medewerker symbool. Dit symbool geeft aan dat er voor deze dag te weinig medewerkers op de planning staan.
Je kunt in de jaarcapaciteit filteren of je de capaciteit van alleen de kinderen, alleen de medewerkers of van beide wilt zien. Hierdoor kun je de kleuren bekijken die op dat moment voor jou relevant zijn.



2. Op welke manieren kan ik de leeftijden van de kinderen zien?
Per dagdeel
Wanneer je voor een bepaalde dag wilt zien wat de leeftijden zijn van de aanwezige kinderen, kun je het beste op een dagdeel van de betreffende dag binnen de jaarcapaciteit klikken. In onderstaande afbeelding is op de ochtend van 29 februari 2019 geklikt. Hierbij zie je hoeveel kinderen uit een bepaalde leeftijdscategorie op de planning staan en hoeveel medewerkers er gepland staan.


Per maand
Wanneer je voor een bepaalde maand wilt zien wat de leeftijden zijn van de aanwezige kinderen, kun je links klikken op de tekst 'Toon meer' onder de betreffende maand binnen de jaarcapaciteit.
In onderstaande afbeelding is op 'Toon meer' geklikt. Hierbij zie je hoeveel kinderen uit een bepaalde leeftijdscategorie op de planning staan en hoeveel medewerkers er gepland staan.



3. Hoe kan ik zien of ik plaats heb om een kind op te vangen?
In deel 1 & 2 van deze helpfile is uitgelegd hoe je de jaarcapaciteit kunt lezen. Je kunt aan de hand van de kleuren al zien of er plaats is op een bepaalde dag om een kind op te vangen. Je wilt echter specifiek zien of je een kind van een bepaalde leeftijd kunt opvangen op de groep. Dit doe je door rechtsboven te klikken op het '+'.



Het toevoegen van een nieuw kind zonder de dagen
Bij het toevoegen van een nieuw kind dien je allereerst de geboortedatum en startdatum in te vullen. Daarna kun je op de knop indienen klikken. Via deze methode wordt het kind iedere dag meegerekend in de jaarcapaciteit. Na indienen zie je direct terug wat voor invloed het toevoegen van het kind heeft op je jaarcapaciteit. Als dagen die groen waren hierdoor rood kleuren kun je dit kind dus niet opvangen op deze dag. In onderstaand voorbeeld is een kind toegevoegd met de geboortedatum 25-02-2019 en startdatum 01-04-2019. Je ziet eerst de jaarcapaciteit van april 2019 voor het toevoegen van het kind en vervolgens de jaarcapaciteit na het toevoegen van het nieuwe kind.

Voor:


Na:

Het toevoegen van een nieuw kind inclusief de dagen
Wanneer je rechtsboven hebt geklikt op de '+' heb je de optie om de geboortedatum en startdatum in te vullen. Ook kun je hier de optie 'Voeg schema toe' aanvinken. Wanneer je dit doet kun je direct aangeven op welke dagen het kind opvang nodig heeft. In onderstaand voorbeeld hebben wij aangevinkt dat het kind met geboortedatum 25-02-2019, startdatum 01-04-2019, opvang nodig heeft op maandagochtend, maandagmiddag, dinsdagochtend, dinsdagmiddag, donderdagochtend en donderdagmiddag.



Onderstaand zie je eerst de jaarcapaciteit van april 2019 voor het toevoegen van het kind en vervolgens de jaarcapaciteit na het toevoegen van het nieuwe kind.

Voor:


Na:


Je kunt eventueel deze handeling herhalen, wanneer je twee nieuwe aanmeldingen hebt en wilt kijken of je voor beide nog plek hebt.
    • Related Articles

    • Actuele Kind-leidster ratio (BKR)

      Het Kind-leidster ratio (BKR) dat wij gebruiken in Bitcare is de actuele ratio die bepaald wordt op de website van 1ratio. Bitcare houdt binnen de 'Planning' de rekenregels van 1ratio aan en heeft deze ook doorgevoerd.
    • Rapport: Bezetting Percentage

      In het rapport ‘Bezetting Percentage’ zie je in één oogopslag wat de geplande en gerealiseerde planning is. Geplande bezetting Deze is handig aangezien de meeste kinderdagverblijven factureren op basis van de geplande uren (vast maandbedrag). Je kunt ...
    • Verzoeken meerekenen in de planning/kind-leidster ratio

      Om verzoeken van ouders snel en correct af te kunnen handelen is het belangrijk om een helder inzicht te hebben in het kind-leidster ratio van de betreffende dag. Je kan in de planning verzoeken laten meerekenen in de planning, zodat je direct ...
    • Wat geven de Kinderopvang Rapporten weer?

      Er zijn 7 categorieën Kinderopvang Rapporten te vinden wanneer je via het startscherm op 'Rapporten' klikt.  Management Kind gegevens Ouder gegevens Planning Realisaties Prijzen Financieel Contracten - Actieve kinderen: een lijst per locatie/groep ...
    • Hoe wijzig ik de capaciteit van een groep op het web?

      Wanneer de capaciteit van de groep wijzigt kan je dit eenvoudig aanpassen in de algemene instellingen. In deze helpfile kan je vinden hoe je dit kunt aanpassen. De 'capaciteit' is bedoeld om te zien of je in de toekomst nog plek hebt en daarom worden ...