Jaaropgave aanmaken en controleren (Nederland)

Jaaropgaven aanmaken en controleren (Nederland)

De jaaropgaven binnen Bitcare kunnen gemaakt worden binnen het tabblad 'Financieel > Jaaropgave'. Onderstaand wordt stap voor stap uitgelegd hoe dit werkt.

Stap 1
Log in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klik op 'Start'

Stap 2
Klik vervolgens links op het tabblad 'Financieel'

Stap 3
Klik bovenin op het kopje 'Jaaropgaven'. In dit tabblad zijn 4 verschillende aandachtspunten opgesteld.



1. Locaties
Hier worden al jullie locaties weergegeven waarvoor je jaaropgaven gaat aanmaken. Als je hier een locatie mist dan heeft deze niet het type 'Kinderopvang' of 'Buitenschoolse opvang' in de 'Locatie instellingen'. In de help file 'Hoe wijzig ik het type van een locatie' kan je vinden hoe je dit kunt wijzigen.

Controleer of de locatie en het LRK nummer correct staan ingevoerd. Als het LRK nummer niet correct is dan kan je dat wijzigen in de help file 'Hoe voeg ik de LRK code toe van mijn organisatie/locatie op het web?'.

2. BSN nummers
Voor het versturen van de jaaropgaven dienen de BSN nummers van de kinderen ingevoerd te zijn. Bitcare toont een lijst van de kinderen bij wie het BSN nummer ontbreekt. Klik op de naam van het kind om direct in het 'Persoonlijke profiel' het BSN nummer toe te voegen.

Verplichte gegevens voor de jaaropgaven:

  • Naam kind
  • Naam contract verantwoordelijke ouder
  • Geboortedatum kind
  • BSN nummer kind

3. Jaaropgaven
Er worden hier drie verschillende opties aangegeven. Wij raden aan om eerst een 'Concept document in Excel' aan te maken. Dit gaat als volgt:

  1. Wanneer je geen naam invoert dan wordt het document voor alle kinderen gemaakt.
    Het is mogelijk om bepaalde kinderen uit te sluiten voor de jaaropgaven. Hoe dit werkt wordt uitgelegd in de help file 'Contracten / kinderen uitsluiten voor de jaaropgave (geen jaaropgave maken voor een kind)'
  2. Vink de optie 'Concept document in Excel' aan en klik op 'Aanmaken'.
  3. Het document wordt vervolgens aangemaakt en is te downloaden vanuit het tabblad 'Documenten'. 
  4. In Excel kan je de gegevens controleren welke op de jaaropgaven zullen komen te staan. 

Onderstaand hebben wij een aantal punten opgesteld die je tegen zou kunnen komen tijdens de controle:

Kind komt dubbel voor in het document
Mogelijke oorzaken:
- Kind heeft twee contracten gehad in een jaar. Bijvoorbeeld doorgestroomd van het KDV naar de BSO. Wij tonen dit op één jaaropgave in PDF.
- Gedurende het jaar is de contract verantwoordelijke gewijzigd. Hierdoor wordt er één jaaropgave voor ouder 1 en één jaaropgave voor ouder 2 aangemaakt.
- Het bedrijf in het contract van kind is veranderd gedurende het jaar. Hierdoor worden er twee jaaropgaven aangemaakt. 

De getoonde uurprijs lijkt niet te kloppen
Mogelijke oorzaken:
- Duurdere extra prijs:
Omdat de Belastingdienst één gemiddelde uurprijs vraagt, heeft Bitcare de uurprijs van contracturen en extra dagen samengevoegd. Dit kan dus betekenen dat de gemiddelde uurprijs hoger is. Voorbeeld: normale uurprijs voor contract uren is €6.50, de uurprijs voor extra opvang is €7.50. Als het kind extra uren heeft afgenomen in het betreffende jaar, zal de gemiddelde uurprijs dus hoger zijn dan de normale uurprijs van €6.50.
- Verkeerd 'Artikel' geselecteerd
Er is een verkeerd 'Artikel' voor de prijs geselecteerd. De prijs artikelen 'Aanwezigheid', 'Extra aanwezigheid', 'Subsidie' en 'Vooruitbetaling' worden meegenomen op de jaaropgaven. Voorbeeld: je hebt een activiteit van €5 per ongeluk gefactureerd als 'Aanwezigheid'. Jullie uurprijs is €7,50 waardoor de gemiddelde uurprijs op de jaaropgave lager wordt. Als dit het geval is kan je het 'Artikel' op de factuur aanpassen met behulp van de help file 'Corrigeren van de jaaropgave via het tabblad 'Financieel - Samenvatting'
- Verkeerd 'Aantal uren' ingevoerd
Het totaalbedrag dat is gefactureerd wordt gedeeld door het totale aantal uren per jaar op de facturen en dit vormt de gemiddelde uurprijs. Als je in het verleden handmatig regels op de factuur hebt toegevoegd voor bijvoorbeeld 'Extra dagen' of een 'Maandbedrag', is het belangrijk dat je hierbij het juiste 'Artikel' hebt geselecteerd en het juiste aantal uren hebt ingevoerd. Mocht je het aantal uren niet hebben ingevoerd, kan je dit nog aanpassen met behulp van de help file 'Corrigeren van de jaaropgave via het tabblad 'Financieel - Samenvatting'.

Het aantal afgenomen uren lijkt niet te kloppen
Mogelijke oorzaken:
- Verkeerd 'Aantal uren' ingevoerd
Er zijn handmatige aanpassingen gemaakt op de facturen zonder de uren hierbij aan te passen. Het bedrag is gewijzigd, maar het 'Aantal uren' niet. Hierdoor komen op de jaaropgave meer of minder uren te staan dan dat er daadwerkelijk afgenomen zijn. Dit is ook gelijk van invloed op de gemiddelde uurprijs die getoond wordt. Mocht je dit willen wijzigen dan kun je dit doen met behulp van de help file 'Corrigeren van de jaaropgave via het tabblad 'Financieel - Samenvatting'
- Verkeerde creditering
Het zou ook kunnen dat er facturen zijn gecrediteerd met een negatieve 'Prijs' in plaats van een negatief 'Aantal'. Hierdoor zullen er meer afgenomen uren op de jaaropgaven verschijnen dan dat er afgenomen zijn. Mocht je dit willen corrigeren dan kun je dit doen met behulp van de helpfile 'Corrigeren van de jaaropgave via het tabblad 'Financieel - Samenvatting'.

Stap 4
Nadat je eventuele fouten hebt hersteld maak je het 'Concept document in Excel' opnieuw aan. Je gaat dan nogmaals controleren of je nog fouten of bijzonderheden tegenkomt in dit document. Dit herhaal je tot je een 'Concept document in Excel' hebt waarbij alle kinderen correcte gegevens voor de jaaropgave hebben.

Stap 5
Als het 'Concept document in Excel' correct is maakt je het 'Concept document in PDF' aan. 

  1. Wanneer je geen naam invoert dan wordt het document voor alle kinderen gemaakt.
  2. Het is mogelijk om bepaalde kinderen uit te sluiten voor de jaaropgaven. Hoe dit werkt wordt uitgelegd in de help file 'Contracten / kinderen uitsluiten voor de jaaropgave (geen jaaropgave maken voor een kind)'
  3. Vink de optie 'Concept document in PDF' aan en klik op 'Aanmaken'.
  4. Het document wordt vervolgens aangemaakt en is te downloaden vanuit het tabblad 'Documenten'. 
  5. Dit document laat de jaaropgaven zien zoals de ouders deze zullen ontvangen als de definitieve jaaropgaven worden aangemaakt. In dit document kan je de jaaropgaven nogmaals controleren.

Stap 6
Als alle gegevens gecontroleerd en correct zijn, kunt u de definitieve jaaropgaven versturen. 

  1. Wanneer je geen naam invoert dan wordt het document voor alle kinderen gemaakt.
  2. Het is mogelijk om bepaalde kinderen uit te sluiten voor de jaaropgaven. Hoe dit werkt wordt uitgelegd in de help file 'Contracten / kinderen uitsluiten voor de jaaropgave (geen jaaropgave maken voor een kind)'
  3. Vink de optie 'Definitieve jaaropgaven' aan en klik op 'Aanmaken'.
  4. De documenten worden vervolgens aangemaakt en worden bij de 'Kind Documenten' geplaatst.
  5. Wanneer 'E-mail ouders' staat aangevinkt, wordt de jaaropgave ook gemaild naar de contract verantwoordelijke ouder.

Het aanmaken en versturen van de jaaropgaven is daarmee succesvol afgerond. 


    • Related Articles

    • Maandelijkse aanlevering voor de Belastingdienst

      Vanaf mei 2020 wil de Belastingdienst dat alle kinderopvangorganisaties maandelijks een aanlevering doen via het gegevensportaal van de Belastingdienst. Deze wijziging is één van de maatregelen die is genomen als onderdeel van het Verbetertraject ...
    • Waarom wordt de jaaropgave van een kind niet aangemaakt?

      Het kan voorkomen dat er geen jaaropgaven aangemaakt wordt voor een kind. In de meeste gevallen komt dit doordat de opvang foutief iets veranderd heeft bij het kind. Onderstaand leggen we uit hoe je dit per situatie kunt oplossen. Stap 1 De eerste ...
    • KOI bestand voor de Belastingdienst

      KOI bestand voor de Belastingdienst Sinds 2014 vraagt de belastingdienst aan kinderopvanginstellingen om een 'KOI bestand' aan te leveren met gegevens over het gebruik van kinderopvang door ouders. Met Bitcare kunt u als kinderopvang dit KOI bestand ...
    • Directe betaling Kinderopvang Toeslag (KOT) vanuit de Belastingdienst vastleggen bij een kind

      In deze helpfile leggen we uit hoe je de prijzen vast moet leggen bij een kind waarbij de Kinderopvang Toeslag (KOT) direct vanuit de Belastingdienst overgemaakt wordt aan de opvang.  Let op: het foutief instellen van deze prijs kan leiden tot een ...
    • FAQ: Maandelijkse aanlevering

      We helpen je graag soepel door de maandelijkse aanlevering heen. Daarom hebben we de top 11 meest gestelde vragen voor je op een rij gezet. 1. Vanaf wanneer wordt er gehandhaafd op de maandelijkse aanlevering? De maandelijkse aanlevering is een grote ...