Klanten export van Bitcare naar Exact

Binnen Bitcare is het mogelijk om te exporteren naar Exact. Facturen en klanten kunnen worden geëxporteerd om vervolgens te kunnen worden geïmporteerd in Exact. 

Het is van groot belang dat de klanten in zowel Bitcare als Exact aanwezig zijn zodat facturen moeiteloos naar Exact kunnen worden geëxporteerd. In deze helpfile helpen wij je hier graag mee verder.

Je voert de kinderen en ouders in binnen Bitcare. De ouder die als eerste wordt ingevoerd is de contract verantwoordelijke ouder binnen Bitcare. Dit is ook de ouder die in het export bestand wordt geplaatst. Voor een succesvolle export naar Exact is het noodzakelijk om enkele velden correct in te vullen. Om deze velden in te vullen, volg je deze stappen:

- Ga naar het profiel van de contract verantwoordelijke ouder

- Klik bovenaan op het kopje 'Persoonlijk'

- Klik vervolgens op het potlood

Voer de velden van de ouder in die getoond worden op onderstaande afbeelding. Dit is belangrijk om foutmeldingen binnen Exact te voorkomen.

                                                             

Voeg in het profiel van de ouder de bankgegevens toe. Klik hiervoor rechts op het '+' onder 'Bankrekeningen'.

Indien jullie Exact administratie nog helemaal leeg is, dan maak je het export bestand aan en importeer je dit binnen Exact. Alle klanten/debiteuren krijgen een nummer/relatiecode van Exact en dit nummer voer je in bij de ouder. Dit kan je in het profiel invoeren door op het potlood te klikken bij 'Persoonlijke informatie' en het nummer uit Exact in te voeren bij het veld 'Klantnummer'.

Indien je al klanten/debiteuren in Exact staan dan doe je het volgende.

Maak de nieuwe klant/relatie aan in Exact (een naam invoeren is voldoende)

Tijdens het aanmaken van de nieuwe klant/relatie zie je Klantnummer met een nummer in het scherm staan. Exact genereert dit nummer. Exact gaat verder met nummeren bij het laatste nummer. Als de nieuwste klant 10207 is dan geeft Exact 10208 aan de nieuwe klant/relatie. Het is binnen Exact Online niet mogelijk om een nummer reeks aan te wijzen aan de klanten vanuit Bitcare. Daarom moet je de nieuwe klant eerst in Exact Online aanmaken. Zoals eerder is aangegeven is slechts het invoeren van de naam (of zelfs minder) voldoende. Bitcare zal op basis van de Klantnummer de data overschrijven die is ingebracht.

Vervolgens voer je dit in binnen het profiel van de contract verantwoordelijke ouder. Dit kan je in het profiel invoeren door op het potlood te klikken bij 'Persoonlijke informatie' en het nummer uit Exact in te voeren bij het veld 'Klantnummer'. 

Wanneer je al werkt met Bitcare en de export naar Exact

Als je al werkt met Bitcare en de export naar Exact dan moet je onderstaande stappen volgen bij het importeren van een nieuwe klant naar Exact:

- Maak de nieuwe klant eerst aan binnen Exact
- Tijdens het aanmaken van de nieuwe klant/relatie krijgt deze binnen Exact een Code. Exact gaat verder met nummeren bij de laatste Code. Als de nieuwste klant 10207 is dan geeft Exact 10208 aan de nieuwe klant.

- Maak de nieuwe klant aan binnen Bitcare en voer de persoonlijke informatie in binnen het profiel van de ouder.

- Vervolgens voer je binnen het profiel van de ouder het klantnummer van Exact in bij het veld 'Klantnummer'.

- Wanneer je gaat exporteren vanuit Bitcare naar Exact neemt Exact de (overige) gegevens vanuit Bitcare over.

Let op: Als je de contract verantwoordelijke wijzigt binnen Bitcare dan dien je de bovenstaande stappen ook te volgen.

• Related Articles

• Basisuitleg over koppeling Bitcare met de financiële administratie (boekhoudpakketten: Exact en Snelstart)

  In de bijlage vind je een basisuitleg over de koppelingen in Bitcare naar de financiële administratie (boekhoudpakketten: Exact en Snelstart). Klik hier voor de bijlage.

• Hoe kan ik mijn contactpersonen exporteren?

  Via de rapporten kan je gemakkelijk de contactpersonen vanuit Bitcare exporteren. Hieronder wordt uitgelegd hoe je dit kunt doen. Stap 1 Log in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klik je op 'Start'. Stap 2 Klik op de startpagina op ...

• Corrigeren van de jaaropgave via het tabblad 'Financieel - Samenvatting'

  Het corrigeren van facturen voor het verkrijgen van een correcte jaaropgave kan bij het kind via het tabblad 'Financieel' bij het kopje 'Samenvatting'. Binnen dit tabblad worden alle 'Factuur artikelen' getoond en wordt aangegeven welke artikelen op ...

• Peutermonitor export bestand aanmaken met Bitcare (VVE)

  De gesubsidieerde activiteiten (VVE) kunnen worden bijgehouden en geëvalueerd met behulp van de Peutermonitor. Het bestand wat voor de Peutermonitor nodig is, kun je aanmaken met Bitcare. Onderstaand leggen we stap voor stap uit hoe jij dit doet. ...

• Yuki export facturen

  De facturen kunnen vanuit Bitcare middels een exportbestand overgezet worden naar Yuki. Dit werkt als volgt: Stap 1 Klik op 'Start' (linksboven in de blauwe balk). Stap 2 Klik op de naam van de organisatie. Stap 3 Klik op het tabje 'Import/export' ...