LRK of KVK wijziging hoe voer je dit in?

LRK of KVK wijziging hoe voer je dit in?

Wanneer verandert  het LRK nummer of krijg je een nieuw KVK nummer? Hier zijn natuurlijk verschillende redenen voor te bedenken: 
  1.  Zo kan je de bedrijfsvoering van VOG naar BV veranderen of andersom.
  2. De locatie is te klein en je gaat de kinderopvang of BSO verplaatsen waardoor je een nieuw LRK nummer krijgt.
Het is enorm belangrijk om te weten dat een dergelijke wijziging van het LRK- of KVK nummer niet met één druk op de knop in het systeem aan te passen is. In de onderstaande helpfile worden verschillende scenario's doorgenomen en alle stappen die daarbij komen kijken worden toegelicht. Het belangrijkste om te weten is dat wanneer je het LRK- of KVK nummer aanpast in de instellingen alle historie overschreven word. Dit betekent dat alle facturen die je ooit in Bitcare gemaakt hebt, nu gekoppeld staan aan het nieuwe LRK- of KVK nummer. Om dit te voorkomen moeten de volgende stappen doorlopen worden. 

Wijziging van LRK nummer: 

Bij het wijzigen van het LRK nummer komen een aantal zaken kijken, zo is het belangrijk om te weten vanaf wanneer de wijziging van start gaat. Tip: Het handigst is om deze wijziging vanaf de 1ste van een maand in te laten gaan. Waarom is dit belangrijk? De contracten van alle kinderen staan gekoppeld aan een locatie en daarmee ook aan dat LRK nummer. Dit nummer komt terug op alle officiële documenten (facturen, contracten en jaaropgaven). Om de wijziging goed in Bitcare te regelen zal je de volgende stappen moeten doorlopen: 

Stap 1: Aanmaken van een nieuwe locatie. 
Het aanmaken van een nieuwe locatie kan je in de Algemene Instellingen van jouw organisatie. Door bij de locaties op het '+' te klikken kan je een nieuwe locatie toevoegen aan jouw organisatie. Het is handig om een verschil te maken qua naam tussen de oude locatie en nieuwe locatie.



Stap 2: Invoeren van de gegevens

Wanneer je de nieuwe locatie hebt aangemaakt kan je alle basis gegevens invoeren. Daarbij is het belangrijk het juiste (nieuwe) LRK nummer in te voeren en de datum vanaf wanneer deze locatie actief is. Ook zijn gegevens als de capaciteit niet onbelangrijk. 

Stap 3: Toevoegen van groepen

Als de gegevens van de nieuwe locatie staan ingesteld kan je nieuwe groepen toevoegen. Deze kunnen wel dezelfde namen hebben als de bestaande groepen. Het is voor jezelf belangrijk dat je het verschil tussen beide locaties goed ziet. Onder de geselecteerde locatie komen de groepen te staan aan de linkerkant van het menu. Hier kan je door op het '+' te klikken een groep toevoegen.

Stap 4: Aanpassen van de contract datum voor alle kinderen

De nieuwe locatie gaat in vanaf een bepaalde datum, dat betekent dat de contracten van alle kinderen op de oude locatie stop gezet moeten worden vanaf een bepaalde datum. Wanneer de nieuwe locatie ingaat op 1 November dan zal je de oude contracten kunnen laten aflopen op 31 Oktober. Hoe je dit precies kan wijzigen staat uitgeschreven in de volgende helpfile

Stap 5: Nieuw contract toevoegen gekoppeld aan nieuwe locatie

Je gaat bij een kind naar het kopje contracten toe, als het huidige contract een eind datum heeft gekregen kan je een nieuw contract toevoegen. Dit kan je doen door rechtsboven op contract toevoegen te klikken. Let op! Dat je niet de verantwoordelijke ouder veranderd en daarbij het juiste type contract selecteert. 



Als je op 'volgende' klikt kom je bij het koppelen van het contract. Het is hierbij erg belangrijk dat je de juiste (nieuwe) locatie selecteert. 
Dit is namelijk waar het systeem bij het aanmaken van de officiële documenten naar kijkt. 



Wanneer je alle contracten van de kinderen hebt omgezet naar de juiste data waarop de nieuwe locatie in gaat, zal je hetzelfde bij de medewerkers moeten doen. In deze helpfile staat uitgeschreven hoe je dat kan doen. 

Het is daarbij belangrijk te controleren of je niet een kindje vergeten bent. In het rapport 'Prijslijst' kan je de oude locatie selecteren en kijken of er nog kind contracten actief zijn op de datum waarop de nieuwe locatie actief wordt. 

Stap 6: Alle toekomstige verzoeken overzetten naar het nieuwe contract

Als de contracten overgezet zijn, is het van belang de toekomstige verzoeken/planningen te koppelen aan het nieuwe contract. Wanneer je dit niet zorgvuldig doet, kan het zijn dat er dagen niet in rekening gebracht gaan worden. Voor een duidelijk overzicht van alle toekomstige verzoeken ga je naar 'Rapporten' en open je het rapport ' Overige planningen'. 



In het rapport selecteer je de oude locatie en kijk je vanaf de datum dat de nieuwe locatie open gaat. Tip: kijk minimaal 4 maanden vooruit om zo te voorkomen dat je de verzoeken over het hoofd ziet. Zo kan je als datum bijvoorbeeld 01-11-2021 t/m 28-02-2022. Vervolgens kan je per planning types op 'verversen' klikken en het rapport wat naar voren komt laat je uitdraaien in excel zie het screenshot hieronder. Zo kan je de documenten met de verschillende planning types één voor één verwerken en vergeet je niets. 




Stap 7: Crediteren van facturen indien nodig. 

Ook de facturen staan gekoppeld aan het LRK / KVK nummer van de organisatie. Wanneer het LRK / KVK nummer  vanaf een bepaalde datum ingaat wil je dat alle officiële documenten ook aan het nieuwe LRK / KVK nummer gekoppeld zijn. Indien je al de facturatie hebt gedaan van de maand waarin het nieuwe LRK / KVK nummer ingaat zal je deze facturen moeten crediteren en nieuwe facturen moeten maken op de nieuwe contracten van alle kinderen. Dit doe je natuurlijk nadat je de eerdere stappen doorlopen hebt. De stappen voor het crediteren staan in de volgende helpfile.

Het is echter wel zo, dat als het over meerdere maanden gaat, je kan kijken of het niet handiger is om het vanaf de komende facturatie periode op de nieuwe contracten van de kinderen te maken.

Indien je klaar bent met de bovenstaande stappen, is het verstandig om nog even contact met ons op te nemen. Dit kan via help@bitcare.com.