Medewerkers In Dienst? Gebruik het IMCAV model.

Medewerkers In Dienst? Gebruik het IMCAV model.

Wanneer een nieuwe medewerker in dienst komt, is het belangrijk om dit professioneel en correct aan te pakken. Want een eerste indruk kan je immers maar 1 keer maken. Er moeten altijd veel zaken worden geregeld bij een indiensttreding. Met behulp van de In dienst takenlijst kan je ervoor zorgdragen dat je echt niets vergeet. Zo maak je een perfecte eerste indruk.

Hoe zorg je er nu ook voor dat er niets misgaat in de salarisadministratie? Ons advies is om voor nieuwe medewerkers ook het IMCAV model te gebruiken.  Wij helpen je graag een handje. Hieronder staan de 5 stappen van het IMCAV model uitgelegd bij indienstreding van een medewerker: Inventariseren, Muteren, Controleren, Afhandelen en Verantwoorden.

Inventariseren 
Per wanneer is de medewerker in dienst?
Dit moet je als eerste goed helder hebben. Let op: komt een werknemer in dienst nadat de lonen van de huidige maand al zijn uitbetaald, dan moet je actie ondernemen door te kijken of de werknemer nog kan worden nabetaald of de volgende maand moet worden uitbetaald. Is dit bij jouw het geval? Lees hier verder.

Wat moet er allemaal geregeld worden voor de nieuwe medewerker? 
Hierbij kan je denken aan verplichte zaken, zoals een ondertekende arbeidsovereenkomst van de medewerker ontvangen, een opgaaf voor de loonheffingen en een kopie van het identiteitsbewijs. Zorg dat de medewerker bovenstaande verplichte zaken aanlevert. Bovengenoemde zaken moeten minimaal aanwezig zijn in het dossier van iedere werknemer.

Heb je verder alle basiszaken op orde om de nieuwe medewerker bij de volgende stap - muteren - goed te kunnen onboarden?
Je zult naar alle waarschijnlijkheid collega’s moeten vragen tot het uitvoeren van werkzaamheden op de 'In dienst Takenlijst'. Zet deze acties op tijd uit zodat de nieuwe medewerker en collega niet voor verrassingen komen te staan.

Muteren 
De nieuwe medewerker kan worden ingevoerd in Bitcare. 
Haal uit de arbeidsovereenkomst alle relevante data en afspraken zodat er aan het einde van de maand moeiteloos verloond kan worden. Iedere medewerker heeft recht op minimumloon, vakantiegeld en het wettelijke aantal verlofdagen. Dit geldt ook voor oproepkrachten/nuluurders. Zorg dat deze 3 afspraken juist worden opgevoerd bij de afspraken in de arbeidsrelatie van de werknemer.

Controleer ook de andere arbeidsvoorwaarden die wellicht voor jullie organisatie van toepassing zijn.
Staan de reiskosten, lunchkosten en andere vergoedingen goed in Bitcare? 
Is de medewerker aangemeld bij het pensioenfonds en is de bijdrage ingevoerd?

Vervolgens kan je de medewerker uitnodigen voor toegang tot Bitcare. Vraag of de nieuwe medewerker de ingevoerde gegevens wil controleren. Zo weet je zeker dat alles goed staat.

Controleren 
Loop de 'In dienst takenlijst' door en kijk wat er nog gedaan moet worden. 
Controleer of alles in orde is voor de eerstkomende salarisuitbetaling:
  1. Zonder volledige naam, BSN, adres en bankrekeningnummer kan de nieuwe medewerker niet worden verloond.
  2. Staat de loonheffingskorting juist in Bitcare bij de instellingen belasting?
  3. Check ook gelijk of het jaarloon voor pensioen (indien van toepassing) goed is ingevoerd;
  4. Controleer of het jaarloon goed is ingevuld, zodat het bijzonder tarief percentage juist kan worden berekend. 
Afhandelen 
Wanneer uit de controle blijkt dat alles in orde is dan heeft de nieuwe medewerker een perfecte onboarding gehad. 

Verantwoorden 
De eerste loonstrook ziet er perfect uit. Wijs de medewerker op zijn personeelsdossier, zodat hij weet dat zijn eerste loonstrook klaar staat en deze kan downloaden. De nieuwe medewerker is blij dat hij bij je is komen werken!


    • Related Articles

    • Medewerkers uit dienst? Gebruik het IMCAV model.

      Wanneer een medewerker uit dienst gaat, is het belangrijk om professioneel en correct afscheid te nemen van de vertrekkende medewerker. Dit hoort immers bij goed werkgeverschap. Bij het vertrek van een medewerker dienen nu eenmaal een aantal zaken ...
    • Hoe ziet het Full Service Proces eruit?

      Wanneer je je salarisadministratie hebt uitbesteed aan Bitcare dan betekent dit een verloning met meer inzicht en meer controle. In het Full Service proces zal je optimaal samenwerken met onze Salaris Experts. De mutaties, concept loonstroken en ...
    • Hoe zit het Full Service proces in elkaar?

      Het proces van het digitale formulier ziet er als volgt uit: Jouw werkzaamheden Je maakt het formulier aan; Je word begeleid in het controleren: Zijn de gegevens rondom contractverleningen, nieuwe medewerkers en medewerkers die uit dienst gaan ...
    • Beste advies wat wij je kunnen geven (Bitcare Personeel + Salaris uitbesteed)

      De HR- en Salarisadministratie kenmerkt zich door veranderingen en mutaties die niet dagelijks plaatsvinden. Routine krijgen in zaken die niet veel voorkomen is daarom best lastig. Hoe zorg je er dan voor dat je 100% weet wat je doet in Bitcare en ...
    • Intern AVG-document voor (nieuwe) medewerkers

      Wil je de medewerkers in begrijpelijke taal op de hoogte te brengen van de manier waarop je hun persoonsgegevens verwerkt in jullie organisatie? Dan kun je het bijgevoegde document delen met de medewerkers die al in dienst zijn en medewerkers die in ...