Medewerkers Uit Dienst? Gebruik het IMCAV model.

Medewerkers uit dienst? Gebruik het IMCAV model.

Wanneer een medewerker uit dienst gaat, is het belangrijk om professioneel en correct afscheid te nemen van de vertrekkende medewerker. Dit hoort immers bij goed werkgeverschap. Bij het vertrek van een medewerker dienen nu eenmaal een aantal zaken geregeld te worden. 

Hoe zorg je er nu voor dat er niets mis gaat in de salarisadministratie?
Ons advies is om voor vertrekkende medewerkers ook het IMCAV model te gebruiken. Hieronder staan de 5 stappen van het IMCAV model uitgelegd bij uitdienstreding van de medewerker: Inventariseren, Muteren, Controleren, Afhandelen en Verantwoorden.

De 5 IMCAV stappen bij uitdienst gaan van medewerkers:

Inventariseren
Per wanneer is de medewerker uit dienst? Dit moet je als eerste goed helder hebben. 
Let op: dit kan een andere datum zijn dan de laatste werkdag van de werknemer.

Dan moet het vakantiegeld worden uitbetaald. 
Controleer het vakantiegeld tegoed met behulp van de laatste loonstrook van de medewerker. Betaal je het vakantiegeld de maand na uitdiensttreding uit? Check dan of de instelling omtrent het uitbetalen van opgebouwde reserveringen goed staat. 

Moet er verlof worden uitbetaald? 
Neemt de medewerker nog een aantal dagen op, of wordt het restant uitbetaald. Ga goed na wat er is afgesproken over de laatste werkdag. 

Zijn er nog andere zaken die verrekend moeten worden?
Denk aan af- of verrekening van pensioen, reiskosten, bonus, winstdeling, gratificatie, onkosten, lunch, (studie)schuld, loonbeslagen etc. Maak ten slotte afspraken over de indiening en uitbetaling van declaraties.

Muteren 
Na de inventarisatie doe je het volgende:
  1. Zet bij de vertrekkende medewerker in de arbeidsrelatie de werkelijke uitdienstdatum. Zorg dat je hier geen fouten in maakt!
  2. Controleer of je alle extra uren, meeruren, overuren etc. hebt ingevoerd en afgehandeld. Zet deze uren ook door in het 'Nog te doen' scherm. Dit is een belangrijke stap indien verlof wordt opgebouwd op basis van de gewerkte uren. De opbouw wordt namelijk pas berekend zodra de uren zijn doorgezet in het 'Nog te doen' scherm.
  3. Controleer het resterende verlofsaldo. Dit kan vervolgens klaar worden gezet om uitbetaald te worden of kan door de medewerker nog opgenomen worden wanneer dit mogelijk is. Het kan ook zijn dat de medewerker al te veel verlof heeft opgenomen. In dit geval dient dit verrekend te worden met het salaris/vakantiegeld.
  4. Moet het verlof worden uitbetaald? Heeft de medewerker te veel verlof opgenomen (een negatief saldo)? Kies dan voor 'Verlof kopen' in stap 5 van de helpfile.
  5. Verrekeningen van de laatste declaraties, gemaakte (over)uren, plus/min uren, reiskosten, bonus, lunch, schulden etc. Gebruik binnen Bitcare het 'Nog te doen' tabblad in het menu om te controleren of alle verzoeken zijn goedgekeurd. Controleer daarna het 'Nog te doen' scherm in het salaris tabblad om te controleren of de mutaties zijn doorgezet om afgehandeld te worden.
  6. Gaat de medewerker tussentijds weg (in de loop van een maand) dan is het belangrijk om alle gemaakte uren in de laatste maand te controleren en af te handelen. Controleer ook of de salarisafspraken/verrekeningen naar rato worden berekend.
Controleren
De volgende stap is om extra goed te controleren of je compleet bent door de mutaties nog een keer te checken. Dit doe je door de laatste concept loonstrook uiterst zorgvuldig te controleren.

Afhandelen
Wanneer uit de controle blijkt dat alles in orde is, kan je de loonstrook definitief maken met de rest van de loonstroken en kan de betaling gaan plaatsvinden.

Verantwoorden
Bij de verantwoording naar de medewerker toe kan je de laatste twee loonstroken (eindafrekening en uitbetalingen reserveringen wanneer je dit een maand later uitbetaald) persoonlijk mailen naar het privĂ© e-mail adres van de werknemer. Zo laat je extra goed zien dat alles netjes is afgehandeld. 

Ook belangrijk is de jaaropgave voor de medewerker. Deze kan je verschaffen bij het uit dienst gaan van de medewerker wanneer deze niet meer in dienst zal komen en zodra er definitief is afgerekend (lees: er zullen geen loonstroken en betalingen volgen). Het is ook mogelijk om dit in het nieuwe jaar te doen. Als het maar niet vergeten wordt.
    • Related Articles

    • Medewerkers In Dienst? Gebruik het IMCAV model.

      Wanneer een nieuwe medewerker in dienst komt, is het belangrijk om dit professioneel en correct aan te pakken. Want een eerste indruk kan je immers maar 1 keer maken. Er moeten altijd veel zaken worden geregeld bij een indiensttreding. Met behulp van ...
    • Hoe kan ik de uit-dienst-takenlijst uitbreiden?

      Om ervoor zorg te dragen dat je niets vergeet wanneer medewerkers uit dienst gaan, kan je een 'uit-dienst-takenlijst' aanmaken bij de instellingen. Deze lijst met uit-dienst-taken kan je genereren zodra een medewerker een einddatum in zijn/haar ...
    • Hoe ziet het Full Service Proces eruit?

      Wanneer je je salarisadministratie hebt uitbesteed aan Bitcare dan betekent dit een verloning met meer inzicht en meer controle. In het Full Service proces zal je optimaal samenwerken met onze Salaris Experts. De mutaties, concept loonstroken en ...
    • Hoe zit het Full Service proces in elkaar?

      Het proces van het digitale formulier ziet er als volgt uit: Jouw werkzaamheden Je maakt het formulier aan; Je word begeleid in het controleren: Zijn de gegevens rondom contractverleningen, nieuwe medewerkers en medewerkers die uit dienst gaan ...
    • Beste advies wat wij je kunnen geven (Bitcare Personeel + Salaris uitbesteed)

      De HR- en Salarisadministratie kenmerkt zich door veranderingen en mutaties die niet dagelijks plaatsvinden. Routine krijgen in zaken die niet veel voorkomen is daarom best lastig. Hoe zorg je er dan voor dat je 100% weet wat je doet in Bitcare en ...