Nooit meer iets vergeten met herinneringen

Laat Bitcare voor je werken. Met de herinneringen geef je precies aan welke herinneringen je wilt ontvangen voor bijvoorbeeld, verjaardagen, aflopende contracten en documenten. Je ontvangt zowel in Bitcare als een e-mail een notificatie (afhankelijk van de persoonlijke voorkeuren). In deze helpfile hebben we alles rondom de herinneringen in Bitcare op een rijtje gezet. 

Welke herinneringen staan al in Bitcare?

Wanneer je start met Bitcare staan de volgende herinneringen met notificaties al standaard in Bitcare. 

Type	Ontvanger	Wanneer
Verjaardag	Manager	Op de dag zelf
Contract eindigt	HR Manager	1 maand van te voren  1 week van te voren
	HR Manager	1 week van te voren  1 dag van te voren
Document [ Identificatie / Overeenkomst ] verloopt	HR Manager	1 maand van te voren
Certificaat verloopt	HR Manager	1 maand van te voren
Poortwachter notificaties	HR Manager	Vanaf datum ziekmelding: In week 2, 6, 8, 14, 20, 26, 32, 38, 42, 44, 50, 52, 56, 62, 68, 74, 80, 86, 91, 97. Bij 2 jaar ziek.

Hoe stel ik een herinnering in?

Wanneer je de herinneringen wilt uitbreiden, kun je zelf mogelijkheden toevegen. Ga naar de algemene instellingen van de organisatie en klik door naar het tabblad 'Herinneringen'.

Er staan standaard een aantal herinneringen ingeladen wanneer je start met Bitcare. Deze kun je uitbreiden of verrijken met acties.  

Klik op het plusteken om een herinnering toe te voegen:

Ook is het mogelijk om aan deze herinneringsmail een actie toe te voegen. . Elke herinnering heeft een 'actie'-veld. Hierin kun je aangeven wat er gedaan moet worden bij welke herinnering. Bijvoorbeeld wat er allemaal gedaan moet worden wanneer een contract afloopt, zoals het inplannen van een beoordelingsgesprek

Wil je een herinnering naar twee of meerdere gebruikers sturen, bijvoorbeeld de manager en de HR manager? Maak de herinnering dan twee

Welke type herinneringen zijn er? 

Je kunt herinneringen instellen rondom verschillende data van de medewerker. In de onderstaande tabel zie je welke type herinneringen er zijn en op welke datum in het systeem de herinnering afgaat. 

Type herinnering:	Datum in Bitcare
Verjaardag	Aangegeven geboortedatum in persoonsgegevens van de medewerker.
Pensioen	Wanneer een medewerker de pensioengerechtigde  leeftijd bereikt: 66 jaar en 4 maanden (2021).
In dienst	Dit is de ingangsdatum van het eerste contract van een medewerker.
Contract eindigt	Dit is de einddatum van het contract.
Proeftijd eindigt	Dit is de aangegeven datum bij het veld einde proeftijd in het contract van de medewerker.
Document verloopt	De vervaldatum die aan een document is gehangen.
Openstaande ziekmelding	Hier staan standaard herinneringen voor de Wet Verbetering Poortwachter. De datum gaan op de eerste dag van de ziekmelding.
Zwangerschapsverlof	De ingangsdatum van het zwangerschapsverlof
Bedrijfsmiddel in gebruik geven	De datum dat het bedrijfsmiddel wordt toegewezen aan een medewerker
Bedrijfsmiddel inleveren	De einddatum van de toewijzing van het bedrijfsmiddel aan een medewerker
Certificaat verloopt	De vervaldatum die aan een opleiding of cursus is gehangen.

Wie kunnen er allemaal een notificatie van een herinnering ontvangen?

1. HR Manager: De gebruiker met de rol Supervisor of HR Manager in de organisatie, 
   
2. Manager: De manager van de medewerker bij wie er een herinnering wordt gesignaleerd.
   
3. Geselecteerde medewerker: Een geselecteerde medewerker ontvangt de notificaties van de herinnering
   
4. Alle medewerkers: Dit zijn alle interne medewerkers van de organisatie (exclusief ZZP'ers en gedetacheerden).
   
5. Iedereen: Dit zijn alle betrokkenen van de organisatie, dus inclusief externe medewerkers zoals ZZP'ers, gedetacheerden en uitzendkrachten.
   

Op zoek naar voorbeelden hoe je bepaalde herinneringen kunt instellen? Lees dan in de onderstaande helpfiles verder:

1. Nooit meer een jubileum vergeten: Herinnering instellen bij jubilaris
   
2. Alle acties bij langdurige ziekte: Wet Verbetering Poortwachter | Acties
   
3. Het dossier onderhouden na uitdiensttreding: Bewaartermijnen AVG
   

• Related Articles

• Herinnering instellen bij jubilaris

  Herinnering instellen bij jubilaris Wanneer mensen voor een bepaalde tijd bij u in dienst zijn, is het vaak gebruikelijk om hier aandacht aan te schenken. Binnen Bitcare is er een rapport 'Jubileumlijst' beschikbaar waarop aan de hand van het aantal ...

• Kan ik zonder Bitcare Personeel 'Berichten' naar mijn medewerkers sturen? (nieuwsbrieven)

  Het versturen van berichten naar medewerkers is niet mogelijk wanneer je geen gebruikt maakt van Bitcare Personeel. De berichten worden verzonden naar de Bitcare app voor Medewerkers, welke je kunt downloaden wanneer je werkt met Bitcare Personeel. ...

• Rollen en Rechten in Bitcare

  Er zijn verschillende rollen en rechten die aan een medewerker verleend kunnen worden. In de bijlage vind je een overzicht waarin wordt weergegeven wat per rol de rechten zijn voor de betreffende medewerker. Hernoeming rollen in verband met splitsing ...

• Mijn persoonlijke account binnen Bitcare

  Wanneer je in Bitcare ingelogd bent op de web applicatie, kan je rechtsboven op je eigen naam klikken om naar je persoonlijke instellingen te gaan. In deze helpfile staat uitgelegd wat hier allemaal ingesteld kan worden.  De tabbladen die zichtbaar ...

• Hoe kan ik verstuurde herinneringen inzien?

  Het voorkomen dat ouders niet tijdig hun factuur betalen. Om de betaling binnen te krijgen kun je via Bitcare een betalingsherinnering sturen. Deze helpfile laat zien hoe je de verstuurde betalingsherinnering zelf nog eens kunt bekijken. Als je nog ...