Laat Bitcare voor je werken. Met de herinneringen geef je precies aan welke herinneringen je wilt ontvangen voor bijvoorbeeld, verjaardagen, aflopende contracten en documenten. Je ontvangt zowel in Bitcare als een e-mail een notificatie (afhankelijk van de
persoonlijke voorkeuren). In deze helpfile hebben we alles rondom de herinneringen in Bitcare op een rijtje gezet.
Welke herinneringen staan al in Bitcare?
Wanneer je start met Bitcare staan de volgende herinneringen met notificaties al standaard in Bitcare.
|
Type
| Ontvanger
| Wanneer
|
Verjaardag
| Manager
| Op de dag zelf
|
Contract eindigt
| HR Manager
| 1 maand van te voren 1 week van te voren |
| HR Manager
| 1 week van te voren
1 dag van te voren
|
Document [ Identificatie / Overeenkomst ] verloopt
| HR Manager
| 1 maand van te voren
|
Certificaat verloopt
| HR Manager
| 1 maand van te voren
|
Poortwachter notificaties
| HR Manager
| Vanaf datum ziekmelding: In week 2, 6, 8, 14, 20, 26, 32, 38, 42, 44, 50, 52, 56, 62, 68, 74, 80, 86, 91, 97.
Bij 2 jaar ziek. |
Hoe stel ik een herinnering in?
Wanneer je de herinneringen wilt uitbreiden, kun je zelf mogelijkheden toevegen. Ga naar de algemene instellingen van de organisatie en klik door naar het tabblad 'Herinneringen'.
Er staan standaard een aantal herinneringen ingeladen wanneer je start met Bitcare. Deze kun je uitbreiden of verrijken met acties.
Klik op het plusteken om een herinnering toe te voegen:
Ook is het mogelijk om aan deze herinneringsmail een actie toe te voegen. . Elke herinnering heeft een 'actie'-veld. Hierin kun je aangeven wat er gedaan moet worden bij welke herinnering. Bijvoorbeeld wat er allemaal gedaan moet worden wanneer een contract afloopt, zoals het inplannen van een beoordelingsgesprek
Wil je een herinnering naar twee of meerdere gebruikers sturen, bijvoorbeeld de manager en de HR manager? Maak de herinnering dan twee
Welke type herinneringen zijn er?
Je kunt herinneringen instellen rondom verschillende data van de medewerker. In de onderstaande tabel zie je welke type herinneringen er zijn en op welke datum in het systeem de herinnering afgaat.
Type herinnering:
| Datum in Bitcare
|
Verjaardag
| Aangegeven geboortedatum in persoonsgegevens van de medewerker.
|
Pensioen
| Wanneer een medewerker de pensioengerechtigde leeftijd bereikt: 66 jaar en 4 maanden (2021).
|
In dienst
| Dit is de ingangsdatum van het eerste contract van een medewerker.
|
Contract eindigt
| Dit is de einddatum van het contract.
|
Proeftijd eindigt
| Dit is de aangegeven datum bij het veld einde proeftijd in het contract van de medewerker.
|
Document verloopt
| De vervaldatum die aan een document is gehangen.
|
Openstaande ziekmelding
| Hier staan standaard herinneringen voor de Wet Verbetering Poortwachter. De datum gaan op de eerste dag van de ziekmelding.
|
Zwangerschapsverlof
| De ingangsdatum van het zwangerschapsverlof
|
Bedrijfsmiddel in gebruik geven
| De datum dat het bedrijfsmiddel wordt toegewezen aan een medewerker
|
Bedrijfsmiddel inleveren
| De einddatum van de toewijzing van het bedrijfsmiddel aan een medewerker
|
Certificaat verloopt
| De vervaldatum die aan een opleiding of cursus is gehangen.
|
Wie kunnen er allemaal een notificatie van een herinnering ontvangen?
- HR Manager: De gebruiker met de rol Supervisor of HR Manager in de organisatie,
- Manager: De manager van de medewerker bij wie er een herinnering wordt gesignaleerd.
- Geselecteerde medewerker: Een geselecteerde medewerker ontvangt de notificaties van de herinnering
- Alle medewerkers: Dit zijn alle interne medewerkers van de organisatie (exclusief ZZP'ers en gedetacheerden).
- Iedereen: Dit zijn alle betrokkenen van de organisatie, dus inclusief externe medewerkers zoals ZZP'ers, gedetacheerden en uitzendkrachten.
Op zoek naar voorbeelden hoe je bepaalde herinneringen kunt instellen? Lees dan in de onderstaande helpfiles verder:
- Nooit meer een jubileum vergeten: Herinnering instellen bij jubilaris
- Alle acties bij langdurige ziekte: Wet Verbetering Poortwachter | Acties
- Het dossier onderhouden na uitdiensttreding: Bewaartermijnen AVG