Personeelsuren controlescherm (geplande uren / tijdsregistratie vs contract uren)

Personeelsuren controlescherm (geplande uren / tijdsregistratie vs contract uren)

Je wilt graag grip houden op de personeelsuren en medewerkers zoveel mogelijk volgens contracturen inplannen. Via 'Personeelsuren' in Bitcare heb je een controlescherm voor de afhandeling van de gewerkte uren van de medewerkers.

Wij maken hierin onderscheid tussen drie verschillende soorten uren:
  1. Contract uren 
  2. Geplande uren
  3. Gerealiseerde uren (= tijdsregistratie, in/uitgeklokte uren)
We leggen stap voor stap hoe je dit kunt gebruiken:
  1. Vastlegging contracturen
  2. Geplande uren vs contracturen in de groepsplanning
  3. Controle van de personeelsuren via het 'Personeelsuren controlescherm'

1. Vastlegging contracturen

Zonder Humanwave:
De contracturen kun je toevoegen bij de medewerker onder de 'Arbeidsrelatie' > 'Overeenkomsten'.



Met Humanwave:
De contracturen komen automatisch mee over vanuit Humanwave. Je kan deze inzien in Bitcare onder 'Arbeidsrelatie' > 'Overeenkomsten'.




2. Geplande uren vs contract uren in de groepsplanning

Je wilt medewerkers zoveel mogelijk volgens contract uren inplannen. Om deze reden zie je in de groepsplanning de geplande uren per week ten opzichte van de contracturen per week.



Ook zie je direct in de groepsplanning of een medewerker al gepland is op een andere groep of locatie op die dag.



3. Controle van de personeelsuren via het 'Personeelsuren controlescherm'

In het scherm 'Personeelsuren' laten wij voor alle medewerkers zien hoeveel ze gewerkt hebben.
Wij maken hierin onderscheid tussen drie verschillende soorten uren:
  1. Contract uren 
  2. Geplande uren
  3. Gerealiseerde uren (= tijdsregistratie, in/uitgeklokte uren)
Alert
Let op: als je niet met tijdsregistratie voor medewerkers werkt, dan worden enkel de geplande uren getoond ten opzichten van de contract uren.

Voor klanten zonder tijdsregistratie voor medewerkers:

Stap 1
Klik op 'Start'.

Stap 2
Klik op de naam of logo van de opvang.

Stap 3
Klik op 'Personeelsuren' aan de linkerkant.
Je ziet hier alle medewerkers van de opvang met hun geplande uren en contract uren per week. 



Stap 4
Om de details te bekijken klik je op de naam van de medewerker.
Hier kun je de planning nog aanpassen door op het vaste plan (blauwe balk) te klikken. 
Door op het wit te klikken kun je een flex plan invoeren.



Stap 5
De laatste kolom geeft het verschil weer tussen de 'Geplande uren' met de 'Contract uren'.
Controleer wekelijks of deze verschillen kloppen. 
Deze verschillen kun je vervolgens gebruiken voor de verdere afhandeling en verloning.



Voor klanten met tijdsregistratie voor medewerkers:

Stap 1
Klik op 'Start'.

Stap 2
Klik op de naam of logo van de opvang.

Stap 3
Klik op 'Personeelsuren'.
Je ziet hier alle medewerkers van de opvang met hun geplande, gerealiseerde (in/uitklok) en contract uren. 


  1. De 'Geplande uren' zijn zwart
  2. De 'Gerealiseerde uren' (in/uitklok) zijn blauw
  3. De 'Contract uren' staan in de een-na-laatste kolom
  4. De laatste kolom geeft het verschil weer tussen de 'Geplande | Gerealiseerde uren' met de 'Contract uren'
Alert
Enkel voor klanten die tijdsregistratie gebruiken:                                                
 Er ontbreekt een in/uitklok
 Er is een verschil per dag tussen de geplande uren en de gerealiseerde uren

 Medewerker is een deel van de dag afwezig

 Via het potlood kan de leidinggevende de tijdsregistratie bewerken
 Dit betekent dat de leidinggevende de tijdsregistratie heeft bewerkt
  De tijdsregistratie is niet geblokkeerd. De medewerker kan deze nog aanpassen
 De tijdsregistratie is geblokkeerd. De medewerker kan deze niet meer aanpassen
 Inklok medewerker
 Uitklok medewerker

Stap 4
Om de details te bekijken klik je op de naam van de medewerker.
  1. Hier kun je de planning nog aanpassen door op het vaste plan (blauwe balk) te klikken.
  2. Door op het wit te klikken kun je een flex plan invoeren.
  3. Door op 'Tijdsregistratie' (linksboven) te klikken kan je de tijdsregistratie nog aanpassen.


Stap 5
De laatste kolom geeft het verschil weer tussen de 'Geplande uren | Gerealiseerde uren' met de 'Contract uren'.
Controleer wekelijks of deze verschillen kloppen. 



Stap 6
Indien gewenst kan de leidinggevende de tijdsregistratie ook bewerken door op het potlood te klikken op de desbetreffende dag.



Je kunt de bewerkingen van de leidinggevende herkennen aan de gele driehoek in de rechterhoek:



Stap 7
Zodra alle uren goed staan en de verschillen kloppen, kan de leidinggevende de tijdsregistratie blokkeren. De tijdsregistratie is dan niet meer door de medewerker aan te passen.
Enkel de supervisor kan de tijdsregistratie deblokkeren.

De verschillen kun je vervolgens gebruiken voor de verdere afhandeling / verloning.

Niet geblokkeerde uren:


Geblokkeerde uren:



Veelgestelde vragen:

1) Ik zie een medewerker niet onder 'Personeelsuren'? 
Deze medewerker heeft dan geen vast plan in de 'Arbeidsrelatie'.

2) Moeten de medewerkers perse in/uitklokken via Bitcare?
Nee, je kan ook werken volgens enkel de geplande uren.
Idea
Tip: denk er eens over na om ook te werken met de tijdsregistratie voor medewerkers. Dit heeft als voordeel dat je ook gelijk de aanwezigheden voor de inspectie hebt.
3) Waarom kan ik niet elke medewerker voor de tijdsregistratie niet blokkeren?
Er is in deze week dan geen tijd geregistreerd voor deze medewerker.

4) Moet ik nog steeds afhandelen in Humanwave?
Ja, je levert 1x per week de uren aan naar Humanwave. Dit 'Urenregstratie scherm' kan gezien worden als een controlestap voor de aanlevering.