Peutermonitor export bestand aanmaken met Bitcare (VVE)

Peutermonitor export bestand aanmaken met Bitcare (VVE)

De gesubsidieerde activiteiten (VVE) kunnen worden bijgehouden en geëvalueerd met behulp van de Peutermonitor. Het bestand wat voor de Peutermonitor nodig is, kun je aanmaken met Bitcare. Onderstaand leggen we stap voor stap uit hoe jij dit doet.


In de Peutermonitor worden kinderen meegenomen in de leeftijd van 2 – 4,5 jaar. Het kan voorkomen dat een kind al een indicatie heeft gekregen voordat deze twee jaar is. In dit geval wordt het kind dus pas vanaf 2 jaar meegenomen in de upload. Het gaat hierbij om kinderen die in het kwartaal al gebruik hebben gemaakt van de opvang (en dus daadwerkelijk uren hebben afgenomen) en kinderen met een reservering (zij hebben een geplande startdatum in de toekomst).

Idea
Peutermonitor handleidingen:                                                                                                                
  1. De Peutermonitor handleiding
  2. Instructiebijeenkomst Peutermonitor → zie bijlage                                                


Peutermonitor

Stap 1 - Interesse in de Peutermonitor

Neem contact op met help@bitcare.com indien je interesse hebt in de Peutermonitor export. Wij kunnen de Peutermonitor optie aanzetten.


Stap 2 - Instellingen

  1. Klik op ‘Start’

  2. Klik op ‘Instellingen’

  3. Klik links op de naam van de locatie waar het om draait, kortom de VVE locatie

  4. Vink de optie ‘VVE locatie’ aan




Stap 3 - VVE informatie invullen bij het kind

  1. Klik op de naam van het desbetreffende kind

  2. Klik op ‘Persoonlijk’

  3. Vul aan de rechterkant de VVE informatie van het kind in





Stap 4 - Prijs en uren instellen bij het kind

De Peutermonitor maakt onderscheid tussen reguliere uren en VVE-uren:


1. De reguliere uren:

Dit betreffen de eerste twee dagdelen die voor alle peuters gesubsidieerd worden. De maanduren moeten worden ingevuld, dit betreffen contracturen ofwel geplaatste uren. Houd rekening met het maximum dat in de betreffende gemeente geldt. Een voorbeeld: in gemeente X worden voor alle peuters 2 dagdelen van 4 uur gesubsidieerd. Bij een facturatie in 12 gelijke maanden komen de maanduren als volgt tot stand: 8 uren x 40 weken / 12 = 26,67 uren per maand. Let op: het kan voorkomen dat peuters meer uren afnemen dan dat er gesubsidieerd worden. Bijvoorbeeld omdat beide ouders werken. De uren boven het gestelde maximum worden dan niet opgevoerd.


2. De VVE-uren 

Dit betreffen de extra dagdelen die alleen gesubsidieerd worden voor peuters die hier recht op hebben omdat zij een VVE-indicatie hebben. Houd ook hier rekening met het maximum dat in de betreffende gemeente geldt. Een voorbeeld: in de bovengenoemde gemeente X wordt voor VVE geïndiceerde peuters naast de 2 reguliere dagdelen nog eens 8 uren gesubsidieerd. Deze uren worden volledig vergoed. Bij een facturatie in 12 gelijke maanden komen de maanduren als volgt tot stand: 8 uren x 40 weken / 12 = 26,67 uren per maand. Kortom: alleen de extra dagdelen die volledig vergoed worden, worden ingevuld onder VVE-uren. De eerste twee dagdelen worden altijd ingevoerd onder de reguliere uren, ook voor de peuters met een indicatie.


Instellen ‘Reguliere uren’ 

  1. Klik op de naam van het desbetreffende kind

  2. Klik op ‘Contracten’

  3. Klik op ‘Prijzen’

  4. Klik op de ‘+’ om de nieuwe prijs en uren toe te voegen

  5. Kies voor ‘Aanwezigheid’ 

  6. Stel eerst de ‘Reguliere uren’. Kies daarom bij ‘Type uren’ voor ‘Regulier’

  7. Vul de rest van de gegevens in. Let op de uren bij ‘Uren / Maand’ worden gebruikt voor de Peutermonitor.


Instellen ‘VVE uren’

  1. Klik op de naam van het desbetreffende kind

  2. Klik op ‘Contracten’

  3. Klik op ‘Prijzen’

  4. Klik op de ‘+’ om de nieuwe prijs en uren toe te voegen

  5. Kies voor ‘Aanwezigheid’ 

  6. Kies bij ‘Type uren’ voor ‘VVE’

  7. Vul de rest van de gegevens in. De uren bij ‘Uren / Maand’ worden gebruikt voor de Peutermonitor.

Let op: je kunt ook gelijk een factuur voor een specifiek account aanmaken met het subsidiebedrag (bijvoorbeeld voor de Gemeente Delft).


Indien het kind nog overige uren (buiten de Reguliere en VVE uren) zou hebben, dan voeg je deze toe onder het prijstype ‘Aanwezigheid’.


Let op: indien er al prijzen stonden bij het kind, zet deze dan stop indien deze niet meer nodig zijn. Dit kan als volgt:

  1. Klik op de naam van het desbetreffende kind

  2. Klik op ‘Contracten’

  3. Klik op ‘Prijzen’

  4. Klik op het potloodje achter de prijs die je wilt stoppen

  5. Kies voor ‘Stop de prijs op een bepaalde datum’


Stap 5 - Peutermonitor Excel bestand aanmaken

  1. Klik op ‘Start’

  2. Klik op ‘Rapporten’

  3. Onder ‘Management’ staat nu het rapport ‘Peutermonitor’. Klik op dit rapport.

  4. Stel het ‘Jaar’ en ‘Kwartaal’ in

  5. Klik op ‘Genereer rapport’

  6. Klik vervolgens op ‘Documenten’ (links in het menu). Het kan even duren voordat het bestand er staat.

  7. Klik op het document en download deze.

  8. Upload het bestand bij Peutermonitor.


Wij wensen je veel plezier met de Peutermonitor.