Plannen gedurende schoolweken, vakantieweken of studiedagen

Plannen gedurende schoolweken, vakantieweken of studiedagen middels contract pakketten

Je kunt binnen Bitcare de pakketten koppelen aan de planning van een kind. Dit in verband met de complexere planningen. Met name voor de BSO is dit handig, aangezien deze kinderen in vakanties vaak hele dagen komen. Het inplannen gedurende schooldagen en vakantiedagen (en studiedagen) bestaat uit twee delen:

Deel 1: Contract pakketten koppelen aan vakanties
Deel 2: Planningen / pakketten registreren bij het kind


Deel 1: Contract pakketten koppelen aan vakanties

Stap 1
Log in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klik je op 'Start'. Kies daarna voor het kopje 'Instellingen'. 

Stap 2
Klik op het tabblad 'Contract pakketten',

Stap 3
Klik op het '+' om een contract toe te voegen. 
(Om een pakket te wijzigen klik je op het potloodje achter het desbetreffende pakket)

Stap 4
De 'Code' en 'Omschrijving' mag u zelf bepalen. Wij adviseren wel om hier het aantal weken bij te vermelden. Bij verschillende vakanties per school is het verstandig om hier ook de schoolnaam te vermelden en een pakket per school aan te maken.

Voer ook direct de uurprijzen en eenheid in voor de 'aanwezigheid en extra aanwezigheidsprijs'. Deze worden dan direct getoond indien je dit pakket kiest bij een kind.

Klik op 'Bewaar'



Stap 5
Maak eventuele andere pakketten ook aan door stap 1 t/m 4 te herhalen. 

Stap 6
Klik op het kopje 'Feestdagen' in de 'Algemene instellingen', waar je het pakket dient te koppelen aan de vakanties.

Stap 7
Klik onderaan bij 'Schoolvakanties' op de '+' om een vakantie toe te voegen. 
(Om een vakantie te wijzigen/verwijderen klik je op het potloodje achter het desbetreffende vakantie)

Stap 8
Naam: vul hier de naam van de vakantie in met het jaartal. Bij verschillende vakanties per school is verstandig om hier ook de schoolnaam te vermelden. Je maakt dan de vakantie meerdere keren aan en vermeld de naam van de school erbij. 
Data: vul hier de data van vakantie in. In het geval van een studiedag is dit dezelfde dag.
Vink vervolgens de pakketten aan welke aan deze vakantie gekoppeld dienen te worden.
Let op: dit zijn zowel de pakketten waarbij een kind uit gepland (40 weken) als ingepland (12 weken) wordt gedurende deze vakantie.

De studiedagen kan je ook toevoegen voor de school bij 'Schoolvakanties'. Kies bij datum dan 1 dag van bijvoorbeeld 15 september t/m 15 september.





Deel 2: Planningen / pakketten registreren bij het kind

Stap 1
Navigeer naar het desbetreffende kind met een schoolweken planning en/of vakantie planning.

Stap 2
Klik links in het menu op 'Contracten' om de vaste planning in te zien.

Stap 3
  1. Als er al een vaste planningsregel staat die je wilt koppelen aan schooldagen of vakantiedagen dan klik je op het potloodje. Bijvoorbeeld om deze planning alleen te laten gelden tijdens schooldagen (40 weken). 
  2. Als er nog geen vaste planningsregel staat dan klik op je '+' en kies je voor 'vast rooster'.

Stap 4
Kies voor 'Wijzig de huidige planning' en klik op 'Volgende':

Stap 5
- Vul de data (= start- en einddatum van het contract) in
- Selecteer de locatie
- Selecteer de groep
- Vervolgens selecteer je het pakket (in dit geval '40 weken')
- Geef aan of het pakket geldig is gedurende 'Schooldagen' of 'Vakantiedagen' (in dit geval 'Schooldagen')
- Klik op 'Volgende'.

Stap 6
Vervolgens kan je de planning ingeven voor deze schooldagen door de balkjes te verschuiven. Tot slot klik je op 'Bewaar'.
De planningsregel is nu zichtbaar. Je ziet nu ook dat deze gekoppeld is aan 'Schooldagen'.



Stap 7
Vervolgens voeren we de vakantieplanning (12 weken) in door op het plusje te klikken.

Stap 8
Je kiest voor 'Vast rooster' en klikt op 'Volgende'.

Stap 9
- Vul de data (= start- en einddatum van het contract) in
- Selecteer de locatie
- Selecteer de groep
- Vervolgens selecteer je het pakket (in dit geval '12 weken')
- Geeft aan of het pakket geldig is gedurende 'Schooldagen' of 'Vakantiedagen' (in dit geval 'Vakantiedagen')
- Klik op 'Volgende'

Stap 10
Vervolgens kan je de planning ingeven voor deze vakantiedagen door de balkjes te verschuiven. Tot slot klik je op 'Bewaar'.
De planningsregels zijn nu beide zichtbaar.


Tip! Je kan in de 'Planning' (maandoverzicht) controleren of de juiste planning geldt voor de schooldagen en vakantiedagen. In één oogopslag zie je een andere tijd staan gedurende de vakantieweken. Daarnaast kan je klikken op de blauwe balkjes om de verdere specificaties, zoals locatie, groep en tijden te zien.