Rapport: Wettelijk en bovenwettelijk verlof per medewerker

Rapport: Wettelijk en bovenwettelijk verlof per medewerker

Het rapport 'Wettelijk en bovenwettelijk verlof per medewerker' geeft je direct inzicht in de openstaande verlofpotjes van de medewerkers en of er verlof magen komen te vervallen omdat de vervaldatum nadert of al gepasseerd is. 

Verlofcorrecties, tijd-voor-tijd uren, overwerk, en andere 'extra uren'-notaties worden niet in dit rapport getoond.
Dit rapport is puur gebaseerd op het verlofrecht van de medewerkers. Het rapport wordt enkel getoond in uren en nooit in dagen. Deze helpfile zal eerst de functies van het rapport beschrijven en daarna ingaan op hoe het rapport het beste gebruikt kan worden.



Wat doen de filters?
Het rapport kan met verschillende filters geladen worden, de standaard "bedrijf, locatie, afdeling, medewerkers" komen in elk rapport terug. Hier kun je kiezen tussen "Alle" of 1 van de bedrijven, locaties, afdelingen of medewerkers. Daarbij komen drie extra filters: 
  1. Het filter "jaar" weergeeft het actieve verlofjaar en verlof uit voorgaande jaren wordt meegenomen.
  2. Het filter "datum" toont de referentiedatum, deze staat standaard op vandaag. Wanneer de datum op 1 juli wordt gezet, wordt er gekeken hoe de huidige stand van zaken (verlofopname) invloed heeft op het openstaande saldo van vorig jaar en of er wat mag komen te vervallen. 
  3. "Alleen medewerkers met verlopen verlof tonen", wanneer je deze optie aanvinkt, worden in het rapport enkel medewerkers getoond waar opgebouwd verlof komt te verlopen, en dus mag komen te vervallen. Wanneer je deze optie uitvinkt, worden alle medewerkers getoond. 
Wat toont het rapport?
Het rapport toont per medewerker een tabel met daarin een aantal standaard gegevens, met een korte toelichting
  1. Naam medewerker;
  2. Nummer: het personeelsnummer van de medewerker;
  3. Naam manager: dit is vaak de persoon die de medewerker op het hoge openstaande saldo zal moeten aanspreken;
  4. Status; hier wordt de status van het verlofpotje getoond; 'open', 'bezig', 'klaar' of 'verloopt'
  5. Jaar: hier wordt het jaar getoond in welke dit potje is opgebouwd. 
  6. Type; hier worden de verloftypen getoond, de typen zijn afhankelijk van de verlofafspraken binnen jullie organisatie. 
  7. Verlofrecht: de verlofuren waar de medewerker recht op heeft; 
  8. Opgenomen verlof: hoeveel verlof er al uit dit potje is opgenomen; hier komt al het goedgekeurde verlof in terecht.
  9. Saldo: hoeveel verlof er nog openstaat in dit potje;
  10. Vervaldatum: de datum dat er openstaand verlof uit dit potje mag komen te vervallen.
Type
Hier wordt getoond om welke type verlof het gaat. Hier kunnen een van de volgende opties getoond worden, afhankelijk van welke verlofafspraken binnen jullie organisatie van toepassing zijn. 
  1. Wettelijk - alle wettelijke verlofuren waar de medewerker recht op heeft. Dit is viermaal de werkweek per jaar; 
  2. Bovenwettelijk - alle bovenwettelijke verlofuren waar de medewerker vanuit de CAO of arbeidsvoorwaarden recht op heeft; 
  3. ATV - alle ATV uren waar de medewerker recht op heeft; 
  4. Extra uren (jaren in dienst) - alle uren waar de medewerker recht op heeft vanuit de CAO of arbeidsvoorwaarden op basis van dienstjaren;
  5. Extra uren (leeftijd) - alle uren waar de medewerker recht op heeft vanuit de CAO of arbeidsvoorwaarden op basis van leeftijd;
  6. Bijzondere dagen - dit is het feestdagenverlof, wanneer je hiervan gebruik maakt in de organisatie, bouwt de medewerker extra verlof op tijdens feestdagen. Daartegenover staat dat de medewerker ook verlof moet opnemen voor feestdagen. 


Hoe kan ik dit rapport gebruiken om te zien hoeveel verlofuren mogen komen te vervallen?
Werk met het datum filter, zo krijg je altijd te zien welke uren er in de huidige stand van zaken mogen komen te vervallen. Wanneer je in maart het rapport laad, met het datum filter op 1 juli, krijg je direct te zien hoeveel uren er mogen komen te vervallen wanneer de medewerker geen extra uren opneemt. 

Zoals te zien in het bovenstaande screenshot:
Denise Jansen heeft nog 20 wettelijke verlofuren uit 2020 openstaan. Zij heeft er tot op heden 18,5 opgenomen, wanneer zij verder geen verzoeken indient, mogen er 1,5 uren komen te vervallen.
Je dient de medewerker hierover te informeren 

Verlof is verlof
Wanneer er een vakantieweek in augustus wordt opgenomen, dan gaat dit verlof nog steeds van het eerste potje af; zodra verlof goed is gekeurd gaat het systeem er vanuit dat deze uren genoten worden. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen verlofuren die na of verlof-uren die voor 30 juni worden opgenomen. Wil je dit wel, laat dan de verzoeken openstaan, zodra een verlof is goedgekeurd wordt dit getoond in dit rapport als opgenomen. 

Hoe kan ik verlof of atv laten vervallen?
Wanneer er verlof mag komen te vervallen, doe je dit in de planning van de medewerker. 
Let op, de medewerker is hierover ge├»nformeerd en heeft de mogelijkheid gehad om deze uren op te nemen. 

Bijvoorbeeld: er mogen 9 wettelijke verlof uren komen te vervallen per 1 juli 2021. 

Stap 1: Zet een verlofdag in het systeem op een roostervrije dag (zondag)
  1. Ga naar de planning van medewerker waar verlof mag komen te vervallen.
  2. Kies voor het plusteken en kies dan verlof (wanneer je atv laat vervalen, selecteer dan ATV in het scherm welke opent).
  3. Kies een zondag rond 1 juli; bijvoorbeeld 4 juli 2021.
  4. Voeg een notitie toe; zodat altijd te achterhalen is waarom deze uren zijn afgeschreven.
  5. Kies voor bewaar. 
Stap 2: Pas de uren aan naar de te-vervallen uren
  1. Klik vervolgens op het potloodje achter de verlofaanvraag en wijzig de uren van 0 naar 9. 
  2. Kies opnieuw voor bewaar. 
  3. Keur de verlofaanvraag goed, indien dit niet direct gebeurt. 


Waarom zondag? Zo is er nooit verwarring of er verlof is opgenomen door de medewerker op deze dag, of dat het gaat om een notitie vervallen verlof. 
Waarom kan ik niet een correctie verlof toevoegen? Dit kan ook, en dit wordt aan het einde van het jaar ook correct berekend. Echter zie je de correcties verlof niet terug in het rapport omdat dit een 'extra uren' notatie is. Wil je actief overzicht van de potjes, gebruik dan de bovenstaande werkwijze. 

    • Related Articles

    • Hoe werken historische vervaldata? (wettelijk en bovenwettelijk verlof uit eerdere jaren)

      Bij een jaarovergang moet het wettelijk en het bovenwettelijk verlof uit eerdere jaren opnieuw worden bepaald. Welke uren zijn nog van toepassing in het nieuwe jaar en welke uren komen in aanmerking om te vervallen? Dit wordt binnen Bitcare als volgt ...
    • Op welke manieren kan ik het verlof instellen per medewerker?

      Je kunt het verlof op de verschillende manieren instellen per medewerker.  Er zijn twee manieren waarop de opbouw kan worden ingesteld: Opbouw volgens organisatie: Er wordt naar het verlofrecht gekeken zoals je dit ingesteld hebt in de instellingen ...
    • Hoe kan een medewerker verlof verkopen?

      Als een medewerker verlof wilt verkopen kan dat aangemaakt worden binnen Bitcare. Bij het verkopen van verlof wordt aangegeven hoeveel uren of dagen er verkocht worden. Dit aantal wordt opgeteld bij het verlofsaldo en de medewerker kan vervolgens ...
    • Hoe wordt de verlof- en ATV-opbouw berekend?

      Het verlof van medewerkers wordt in Bitcare per kalenderjaar berekend Wanneer het contract van een medewerker niet over een volledig kalenderjaar loopt, wordt de verlofopbouw berekend op basis van het aantal werkzame maanden binnen het betreffende ...
    • Wat kun je doen als er hoge verlofsaldo's openstaan?

      Wanneer werknemers weinig vakantiedagen opnemen ontstaan er hoge verlofsaldo's. Als werkgever wil je deze stuwmeren van verlof voorkomen omdat er financiële lasten kunnen ontstaan aan deze hoge saldo's. Maar mag je als werkgever bijvoorbeeld ...